Что такое подготовка к приему новых сотрудников? Пошаговое руководство по процедуре приема на работу

1. Составление и отправка уведомления о приеме на работу (уведомления о предварительном решении о приеме)

Уведомление о приеме на работу (или уведомление о предварительном назначении) — это документ, служащий для официального уведомления о принятии решения о приеме на работу.

Хотя это не является юридической обязанностью, рекомендуется составить и отправить такое уведомление, чтобы четко определить условия предварительного соглашения.

Основные сведения, которые должны быть указаны

⚫︎Название компании и имя представителя (официальное название компании и фамилия представителя)

⚫︎Уведомление о принятии на работу (Мы приняли решение принять г-на/г-жу ○○ на должность ○○ в нашей компании)

⚫︎Дата вступления в должность (просим вас приступить к работе с 〇 года 〇 месяца 〇 числа)

⚫︎Время начала работы и место работы (кратко опишите условия труда)

⚫︎Форма занятости (тип трудового договора: постоянный сотрудник, сотрудник по контракту, сотрудник на неполный рабочий день и т. д.)

⚫︎Общие условия оплаты труда (базовая заработная плата, надбавки, дата выплаты и т. д.)

⚫︎Наличие испытательного срока (если испытательный срок предусмотрен, укажите его продолжительность и условия)

⚫︎Прочие важные моменты (при необходимости укажите информацию о льготах и особых условиях)

⚫︎Срок ответа и способ подтверждения решения (указать, до какого срока и в какой форме необходимо выразить согласие)

Способ отправки и ответ

Уведомление о приеме на работу отправляется в письменном виде по почте или по электронной почте.

Однако, поскольку это не является официальным договором, следует быть осторожным, чтобы не перепутать его с трудовым договором.

Кроме того, при принятии кандидатом предложения о приеме на работу получение письменного согласия (например, письма о согласии на прием на работу) поможет предотвратить возникновение проблем в будущем.

2. Составление уведомления об условиях труда и трудового договора

В соответствии со статьей 15 Закона о трудовых стандартах компания обязана четко указать условия найма для сотрудников.

Уведомление об этом в письменной (или электронной) форме и является «уведомлением об условиях труда».

Сведения, которые обязательно должны быть указаны в уведомлении об условиях труда (обязательные сведения)

⚫︎Срок трудового договора (наличие или отсутствие срока, в случае контрактных сотрудников — указание срока действия договора)

⚫︎Место работы и содержание работы (место работы, должностные обязанности и т. д.)

⚫︎Время начала и окончания работы, установленная продолжительность рабочего времени, время перерывов, выходные дни, наличие сверхурочной работы

⚫︎Способ определения и выплаты заработной платы (размер заработной платы, виды надбавок, дата начисления и дата выплаты и т. д.)

⚫︎Вопросы, касающиеся увольнения (основания для увольнения, процедура увольнения по собственному желанию и т. д.)

Кроме того, «трудовой договор» — это договор, подтверждающий, что условия труда были согласованы как компанией, так и работником.

Уведомление об условиях труда направляется компанией в одностороннем порядке, тогда как трудовой договор основан на взаимном согласии сторон, поэтому требует подписи и печати работника.

Содержание трудового договора

⚫︎Пункты, указанные в уведомлении об условиях труда

⚫︎Подробная информация об испытательном сроке (условия труда в течение этого периода, критерии оценки и т. д.)

⚫︎Возможность получения служебных распоряжений и перевода на другую должность

⚫︎Обязанность неконкуренции (запрет на переход в конкурирующую компанию после увольнения и т. д.)

⚫︎Обязанность по сохранению конфиденциальности (защита конфиденциальной информации компании)

⚫︎Процедуры при увольнении

Заключение трудового договора не является юридической обязанностью, однако рекомендуется его оформить, чтобы избежать проблем в будущем.

3. Информация о документах, необходимых при приеме на работу

Чтобы новый сотрудник мог без затруднений пройти процедуру приема на работу, заранее проинформируйте его о необходимых документах.

Поскольку есть документы, которые готовит компания, и документы, которые должен предоставить сотрудник, рекомендуется составить список до прихода на работу и предоставить его сотруднику.

Новому сотруднику следует как можно раньше сообщить о списке документов, которые необходимо предоставить при приеме на работу, и проинформировать его о том, как подготовить их к установленному сроку.

Кроме того, четкое разъяснение способа подачи документов (по почте, лично, в электронном виде и т. д.) способствует беспрепятственному прохождению процедуры.

Со стороны компании необходимо подготовить все необходимые документы, такие как трудовой договор, документы, связанные с заработной платой, и внутренние правила, до начала работы, чтобы своевременно предоставить их сотруднику.

Таким образом, можно не только обеспечить беспрепятственное прохождение процедуры приема на работу, но и осуществлять надлежащее управление трудовыми отношениями с сотрудниками.

1. Документы, которые должны предоставить новые сотрудники

Новым сотрудникам необходимо предоставить определенные документы при приеме на работу.

Поскольку многие из этих документов необходимы для оформления социального страхования, налоговых процедур и выплаты заработной платы, их необходимо собрать и тщательно хранить.

⚫︎Копия удостоверения застрахованного по программе страхования по безработице (представляется только в том случае, если ранее был застрахован по программе страхования по безработице. Выпускникам вузов и лицам, не застрахованным по программе страхования по безработице, не требуется представлять этот документ)

⚫︎Копия пенсионной книжки (уведомление о номере базовой пенсии)

⚫︎Справка об удержании налогов (при наличии предыдущего места работы)

⚫︎Декларация о вычете на иждивенцев и т. д. (для расчета налогов)

⚫︎Документы с указанием личного номера (необходимы для оформления социального страхования и налоговых процедур)

⚫︎Справка о данных, указанных в свидетельстве о регистрации (по требованию компании)

⚫︎Копия свидетельства о квалификации/лицензии (для определенных видов деятельности)

⚫︎Справка о прохождении медицинского осмотра (если проведение медицинского осмотра является обязательным в соответствии с Законом о безопасности и гигиене труда)

2. Документы, которые готовит компания

⚫︎Уведомление об условиях труда (трудовой договор)

⚫︎Согласие на прием на работу и обязательство (согласие на понимание и соблюдение политики и правил компании)

⚫︎Заявление о банковских реквизитах для перечисления заработной платы (для перечисления заработной платы)

⚫︎Заявление на получение различных надбавок (в случае наличия надбавок на проезд, жилищных надбавок и т. д.)

⚫︎Материалы с объяснением внутренних правил и трудового регламента

⚫︎Служебное удостоверение, визитные карточки, униформа и другие предметы, выдаваемые компании (если такие предметы предусмотрены, их следует подготовить для выдачи в первый день работы.

При необходимости составьте список предоставленных предметов и попросите сотрудника подписать его — это упростит процедуру проверки возврата при увольнении.)

1. Процедура оформления медицинского страхования и пенсионного страхования

В соответствии с законодательством, все предприятия, отвечающие определенным требованиям, обязаны оформлять медицинскую страховку и пенсионное страхование, как правило, для всех штатных сотрудников, а также для сотрудников, работающих неполный рабочий день или по контракту, чье рабочее время превышает установленный минимум.

В частности, в связи с расширением сферы применения социального страхования в компаниях с определенным и более большим количеством сотрудников все чаще в число лиц, подлежащих страхованию, включаются даже работники с неполной занятостью.

Для оформления страхования необходимо сначала составить «Уведомление о приобретении статуса застрахованного лица по медицинскому страхованию и пенсионному страхованию» и подать его в уполномоченное пенсионное управление или союз медицинского страхования.

В этом заявлении необходимо указать фамилию, имя и дату рождения сотрудника, номер базовой пенсии, информацию о заработной плате и т. д., и подать его в течение 5 дней с даты приема на работу.

Кроме того, при наличии иждивенцев необходимо подать «Уведомление об иждивенцах (изменении)».

Для подачи этого заявления требуются выписка из семейного реестра или справка о месте жительства, подтверждающие родство с иждивенцем, а также справка о доходах иждивенца, поэтому важно заранее попросить сотрудника подготовить эти документы.

По завершении процедуры выдается медицинская страховая карточка.

Это может занять от 1 до 2 недель, поэтому, если сотруднику необходимо как можно скорее обратиться в медицинское учреждение, следует отслеживать ход оформления и обеспечить возможность оперативной выдачи страховой карточки.

2. Процедура оформления страхования по безработице

Страхование по безработице — это система, позволяющая сотруднику получать выплаты в случае потери работы, и при соблюдении определенных условий труда вступление в эту систему является обязательным.

В частности, она распространяется на сотрудников, у которых установленная рабочая неделя составляет 20 часов и более, и предполагается, что они будут работать не менее 31 дня.

Для оформления страхования необходимо составить «Уведомление о получении статуса застрахованного по страхованию по безработице» и подать его в соответствующий центр занятости в течение 10 дней с даты приема на работу.

В этом заявлении необходимо указать название и адрес предприятия, имя работодателя, фамилию, имя и дату рождения сотрудника, форму занятости, рабочее время и информацию о заработной плате.

Кроме того, если сотрудник ранее был застрахован по программе страхования по безработице, необходимо запросить у него «Удостоверение застрахованного по программе страхования по безработице».

В случае нового вступления в систему страхование выдается после оформления процедуры в центре занятости, поэтому необходимо проинформировать сотрудника о необходимости получения и хранения этого удостоверения.

3. Проверка применения страхования от несчастных случаев на производстве

Страхование от несчастных случаев на производстве — это система, обеспечивающая компенсацию в случае травм или заболеваний, полученных в результате несчастного случая во время работы или по дороге на работу, и она распространяется на всех работников.

Даже если сотрудник работает неполный рабочий день или по контракту, он подпадает под действие страхования от несчастных случаев на производстве, если с ним заключен трудовой договор.

В первую очередь компания должна проверить, относится ли она к предприятиям, на которые распространяется страхование от несчастных случаев на производстве.

Если предприятие не является объектом, на который распространяется страхование от несчастных случаев на производстве, необходимо подать «Уведомление о вступлении в силу трудового страхования» в инспекцию по надзору за соблюдением трудовых норм и пройти процедуру применения.

В отличие от страхования по безработице, страховые взносы по страхованию от несчастных случаев на производстве полностью оплачиваются компанией.

Размер страховых взносов определяется в зависимости от общей суммы заработной платы работников, и необходимо ежегодно подавать декларацию о расчетных страховых взносах и производить их уплату.

Для этого необходимо составить «Декларацию о предварительных и окончательных страховых взносах по трудовому страхованию» и подать ее в установленный срок, чтобы был произведен правильный расчет страховых взносов.

Кроме того, в случае несчастного случая на производстве необходимо подать «Отчет о гибели, травме или заболевании работника» в Управление по надзору за соблюдением трудовых норм.

Кроме того, когда работник проходит лечение, необходимо подготовить такие документы, как «Заявление о выплате пособия на лечение в рамках компенсации за лечение», и выполнить необходимые процедуры, чтобы работник мог получить надлежащую компенсацию.

1. Подача декларации о (изменении) вычетах на иждивенцев для целей удержания налога у источника

Данный документ предназначен для подтверждения состава семьи и статуса иждивенцев сотрудника. Он не подается в налоговую инспекцию, а подлежит хранению в компании.

Если сотрудник не предоставит этот документ, налоговые льготы на иждивенцев и т. п. не будут применяться, и из заработной платы будет удержано больше подоходного налога, чем положено.

Порядок и основные моменты подачи

① Вручить документ сотруднику и попросить его заполнить

Во время оформления приема на работу раздайте сотрудникам «Декларацию о вычетах на иждивенцев и т. д. (об изменениях) для лиц, получающих доход в виде заработной платы» и попросите их заполнить ее.

Если у сотрудника есть иждивенцы, проинструктируйте его правильно указать их фамилии, даты рождения, родственные связи и наличие дохода.

Поскольку задержка с подачей приведет к увеличению суммы удержания налога у источника, необходимо обязательно собрать документы при приеме на работу.

② Компания проверяет содержание и хранит документы

Проверьте содержание заполненной сотрудником декларации и убедитесь в отсутствии недочетов.

Этот документ не подается в налоговую инспекцию, а надлежащим образом хранится в компании и используется при проведении годовой корректировки и подаче налоговой декларации.

③ Учет при расчете заработной платы

При расчете заработной платы на основании данных декларации применяется сумма вычета на иждивенцев и определяется сумма удерживаемого налога.

Что нужно учитывать при заполнении

★Убедитесь, что доход члена семьи, на которого распространяется вычет за иждивенцев, не превышает определенного уровня

Например, если годовой доход иждивенца превышает 480 000 иен, он не подпадает под вычет на иждивенцев.

★В случае изменения обстоятельств необходимо незамедлительно повторно подать декларацию

В случае увеличения или уменьшения числа родственников, имеющих право на вычет за иждивенцев (включая брак, рождение ребенка, трудоустройство иждивенца и т. д.), необходимо подать заявление об изменении.

2. Процедура специального удержания муниципального налога

Муниципальный налог — это налог, который взимается местными органами власти на основе дохода предыдущего года и уплачивается жителями.

Существует два способа уплаты: «обычное взимание», при котором сотрудник уплачивает налог самостоятельно, и «специальное взимание», при котором компания ежемесячно удерживает налог из заработной платы и перечисляет его в бюджет.

Как правило, компания обязана осуществлять специальный сбор муниципального налога с сотрудников, поэтому при приеме на работу необходимо надлежащим образом оформить процедуру специального сбора.

Специальный сбор — это система, при которой компания ежемесячно удерживает налог на проживание из заработной платы сотрудника и перечисляет эту сумму в местный орган власти по месту жительства сотрудника.

Уплата налога через компанию позволяет разделить налоговую нагрузку на сотрудника и обеспечить бесперебойную оплату.

Порядок процедуры специального удержания

① Уточните, применялся ли к новому сотруднику специальный сбор на прежнем месте работы

В случае перехода на новую работу необходимо проверить, были ли предоставлены предыдущим работодателем «Уведомление о переходе в отношении специального удержания» или «Уведомление о сумме специального удержания налога на проживание».

В случае перехода на систему специального удержания компания должна выполнить налоговые процедуры в качестве нового работодателя.

② Подача в местные органы власти «Отчета о выплате заработной платы и уведомления о переходе в связи со специальным удержанием»

Если вновь принятый сотрудник подлежит специальному удержанию налога на проживание, компания подает «Отчет о выплате заработной платы и уведомление о перемещении в связи со специальным удержанием» в городской или муниципальный орган, в котором зарегистрирован сотрудник.

Это процедура, направленная на уведомление местных органов власти о том, что в дальнейшем компания будет удерживать и уплачивать налог на проживание.

③ Получить от местных органов власти уведомление о размере налога на проживание и производить ежемесячные удержания из заработной платы

После завершения процедуры специального удержания налога на проживание компания получает от местного органа власти «Уведомление об определении суммы налога на проживание, подлежащего специальному удержанию».

На основании этого уведомления компания удерживает налог на проживание при ежемесячном расчете заработной платы и уплачивает его в местный орган власти в установленный срок.

Случаи, когда специальный сбор не применяется

Существуют также случаи, когда специальный сбор не применяется.

Например, если заработная плата невелика и нет возможности удержать налог на проживание, или в случае краткосрочной занятости (период выплаты заработной платы составляет менее 1 года), может применяться обычный сбор налога на проживание.

Однако условия освобождения от обязанности специального удержания различаются в зависимости от муниципалитета, поэтому необходимо заранее уточнить их.

1. Ведение списка работников, журнала заработной платы и журнала учета рабочего времени

При найме сотрудников для надлежащего управления трудовыми ресурсами требуется вести и хранить три вида документации: реестр работников, ведомость заработной платы и журнал учета рабочего времени.

Эти документы должны быть оформлены в соответствии с Законом о трудовых нормах и необходимы при проведении проверок инспекцией по трудовым нормам, а также при оформлении документов по социальному страхованию.

Составление списка работников

Реестр работников представляет собой документ, в котором зафиксирована основная информация о сотрудниках, и компания обязана вести и хранить его в отношении всех нанятых сотрудников.

При составлении в него вносится следующая информация:

⚫︎Фамилия, имя, дата рождения, пол

⚫︎Адрес, контактные данные

⚫︎Дата начала работы, форма занятости (штатный сотрудник, сотрудник по контракту, сотрудник на неполный рабочий день и т. д.)

⚫︎Описание выполняемых должностных обязанностей

⚫︎Дата увольнения (указывается при увольнении)

⚫︎Прочие необходимые сведения (наличие квалификаций, лицензий и т. д.)

Список работников подлежит хранению в течение 3 лет после увольнения сотрудника. Необходимо обеспечить надлежащее ведение списка и своевременно обновлять его в случае перевода или изменения данных сотрудников.

Ведение журнала заработной платы

Журнал заработной платы представляет собой документ, в котором фиксируется информация о выплате заработной платы, и его составление и хранение является обязательным для всех сотрудников.

Поскольку она используется для расчета заработной платы, налоговых и социальных страховых процедур, требуется ее точное ведение.

В журнале заработной платы необходимо указывать следующую информацию.

⚫︎Фамилия и имя сотрудника

⚫︎Сумма выплачиваемой заработной платы (основная заработная плата, различные надбавки, сумма вычетов, чистая сумма выплаты)

⚫︎Количество рабочих часов (нормативная рабочая время, сверхурочная работа, работа в ночное время, работа в выходные дни и т. д.)

⚫︎Дата и способ выплаты заработной платы

⚫︎Суммы удержаний на социальное страхование, подоходный налог и налог на проживание

Журнал учета заработной платы подлежит хранению в течение 3 лет.

Можно вести учет в электронном виде с помощью программного обеспечения для расчета заработной платы, но необходимо убедиться, что оно соответствует установленным законом требованиям.

Ведение журнала посещаемости

Журнал учета рабочего времени — это документ, предназначенный для точного учета рабочего времени сотрудников.

Управление рабочим временем необходимо для соблюдения Закона о трудовых нормах, расчета заработной платы и учета сверхурочной работы.

В журнале учета рабочего времени указывается следующая информация:

⚫︎Дата прихода, время ухода, время перерыва

⚫︎Время сверхурочной работы, наличие работы в выходные дни

⚫︎Информация об использовании оплачиваемого отпуска

Управление рабочим временем сотрудников обычно осуществляется с помощью бумажных журналов учета рабочего времени, табелей учета рабочего времени или систем управления рабочим временем.

Точный учет рабочего времени необходимо вести тщательно, чтобы предотвратить трудовые споры, такие как невыплата оплаты за сверхурочную работу.

2. Подготовка необходимых принадлежностей и оборудования

Чтобы новый сотрудник мог без проблем приступить к работе, заранее подготовьте все необходимое оборудование и инвентарь.

В основном необходимо подготовить следующее: стол, стул, компьютер, служебный мобильный телефон (при необходимости), пропуск и визитные карточки, рабочую одежду или униформу (если требуется), а также руководства по работе и учетные записи для внутренних систем.

Кроме того, заранее настройте рабочие инструменты, которые будут использовать новые сотрудники (учетные записи электронной почты, внутренние чаты, системы учета рабочего времени и т. д.), чтобы с первого дня работы они могли беспрепятственно выполнять свои обязанности.

1. Проведение вводного инструктажа

Желательно проводить ориентацию после приема на работу, чтобы новые сотрудники могли понять философию компании и суть ее деятельности, а также без затруднений освоить правила поведения на рабочем месте и стиль работы.

В ходе ориентации следует предоставить возможность ознакомиться с основной информацией о компании, трудовым регламентом, внутренними правилами и т. д., а также понять атмосферу на рабочем месте.

Новые сотрудники будут применять свой предыдущий опыт и знания в своей работе, однако, поскольку политика и культура каждой компании отличаются, им необходимо соответствующее руководство.

В ходе ориентационного курса сначала объясняется общая информация о компании и философия управления, чтобы сотрудники поняли, с какой целью ведется деятельность.

Узнав об истории создания компании и направлениях ее деятельности, сотрудники легче начинают испытывать доверие и привязанность к компании.

Кроме того, мы рассказываем о трудовом регламенте и условиях труда, а также предоставляем основную информацию о рабочем времени, перерывах, системе оплаты труда и социальных льготах.

Предоставление этой информации заранее позволяет предотвратить проблемы после приема на работу и создать условия, в которых сотрудники могут работать с уверенностью.

Кроме того, объясняется, как пользоваться инструментами и внутренними системами, используемыми в работе.

Понимание принципов работы инструментов, необходимых для повседневной деятельности — таких как электронная почта, внутренний чат, система учета рабочего времени и инструменты для обмена файлами — позволит сотрудникам выполнять свою работу без затруднений.

Кроме того, в некоторых компаниях в программу включают тренинги по предотвращению домогательств и информационной безопасности, чтобы повысить осведомленность сотрудников и поддерживать надлежащую рабочую атмосферу.

Ориентация — это возможность для нового сотрудника начать работу без затруднений, поэтому рекомендуется заранее составить программу и проводить ее по плану.

2. Объяснение сути работы и рабочей среды

Для того чтобы новый сотрудник мог без проблем приступить к работе, необходимо подробно объяснить ему суть его обязанностей и рабочий процесс.

Не просто рассказывая об общих чертах работы, но и объясняя ее цели, контекст и ожидаемые результаты, вы углубите понимание новой работы.

Помогите новому сотруднику четко осознать свою роль и объясните, как следует выполнять работу.

При объяснении содержания работы сначала покажите новому сотруднику общую картину его обязанностей, чтобы он понял, какую роль он будет играть в компании.

Затем конкретно объясните распорядок рабочего дня, инструменты, которые будут использоваться, и порядок отчетности, чтобы помочь новому сотруднику применить полученные знания на практике.

Кроме того, четко объясните приоритеты, сроки выполнения и критерии оценки, чтобы сотрудник мог эффективно выполнять свою работу.

Следите за тем, чтобы у нового сотрудника не оставалось вопросов по поводу работы, своевременно давайте обратную связь и создавайте условия, в которых он сможет разрешить все свои сомнения.

Кроме того, необходимо объяснить особенности рабочей среды.

Заранее сообщив информацию о повседневной работе — например, об оборудовании и инвентаре офиса, порядке использования конференц-залов и том, как проводится обеденный перерыв, — вы поможете новому сотруднику быстрее освоиться на рабочем месте.

Объясните правила внутренней коммуникации и проинструктируйте о важности отчетности, связи и консультаций, а также о том, как правильно общаться, чтобы помочь построить гармоничные отношения на рабочем месте.

3. Представление наставника и ответственного сотрудника

Для того чтобы новый сотрудник быстрее адаптировался к рабочему месту и мог беспрепятственно выполнять свои обязанности, важно создать обстановку, в которой ему будет легко обращаться за советом.

Поэтому эффективно заранее назначить наставника или ответственного сотрудника, к которому новый сотрудник сможет легко обратиться за помощью в случае возникновения проблем.

Наставник — это старший сотрудник, который помогает новому сотруднику в освоении рабочих задач и адаптации к рабочему месту, давая советы не только по выполнению работы, но и по внутренним правилам компании и межличностным отношениям.

Наличие наставника позволяет новому сотруднику сразу же решать свои вопросы и проблемы, благодаря чему он не будет выполнять работу, испытывая беспокойство.

Кроме того, своевременно получая советы по практическим вопросам, таким как порядок выполнения работы и расстановка приоритетов, они могут эффективно осваивать свою работу.

Наставник помогает новому сотруднику адаптироваться к рабочей среде, регулярно общаясь с ним, организуя обеды и встречи, чтобы облегчить его интеграцию в коллектив.

Кроме того, непосредственный начальник и сотрудник, отвечающий за обучение, также играют важную роль в поддержке нового сотрудника.

Организовав официальное знакомство нового сотрудника с ответственным лицом в первый день работы и четко определив, в какой форме будет осуществляться обучение, можно создать эффективную систему наставничества.

Важно также проводить регулярные встречи и беседы, создавая условия для устранения сомнений и опасений, которые возникают у нового сотрудника.

Как вам понравилось?

При приеме на работу нового сотрудника необходимо надлежащим образом выполнить множество процедур, начиная с подготовки до прихода на работу и заканчивая внутренними формальностями и последующим сопровождением после начала работы.

Тщательное выполнение этих процедур не только позволяет компании выполнить свои юридические обязательства, но и снижает уровень беспокойства у новых сотрудников, что способствует повышению уровня удержания персонала.

Создание условий, в которых сотрудники могут работать с чувством уверенности, приносит значительную пользу и самой компании.

Давайте тщательно выполнять все процедуры при приеме на работу, чтобы новые сотрудники могли плавно адаптироваться к рабочему месту и в полной мере проявить свои способности.