什么是新员工入职准备？分步骤详解入职手续

1. 录用通知书（内定通知书）的制作与发送

录用通知书（或内定通知书）是正式通知录用决定的文件。

虽然这并非法律义务，但为了明确录用条件，建议制作并发送该文件。

应记载的主要内容

⚫︎公司名称・代表人姓名（公司的正式名称及代表人的姓名）

⚫︎录用决定通知（决定录用○○先生/女士担任本公司〇〇职位）

⚫︎入职日期（请于〇年〇月〇日入职）

⚫︎工作开始时间・工作地点（简要说明工作条件

⚫︎雇佣形式（正式员工、合同工、兼职等类别）

⚫︎薪资条件概要（基本工资、津贴、发放日期等）

⚫︎是否设有试用期（如有试用期，请明确注明期限及条件）

⚫︎其他重要事项（根据需要填写福利待遇及特别事项）

⚫︎答复期限及意向确认方式（明确说明需在何时前以何种形式表示接受意向）

发送方式与处理流程

录用通知书将以书面形式邮寄，或通过电子邮件等方式发送。

但需注意，此文件并非正式合同，请勿与雇佣合同混淆。

此外，当应聘者接受录用时，通过获取书面承诺（如入职承诺书等），可有效预防日后可能产生的纠纷。

2 劳动条件通知书・劳动合同的制作

根据《劳动基准法》第15条，公司有义务向员工明确说明雇佣条件。

通过书面（或电子书面）形式通知此内容的文件即为“劳动条件通知书”。

劳动条件通知书中必须记载的事项（法定记载事项）

⚫︎雇佣合同期限（是否设定期限；若为合同制员工，需明确合同期限）

⚫︎工作地点及业务内容（工作地点、职务内容等）

⚫︎上下班时间、规定工作时间、休息时间、休息日、是否存在加班

⚫︎工资的确定方法及支付方式（工资金额、津贴种类、结算日及支付日等）

⚫︎关于离职的事项（解雇事由及因个人原因离职的程序等）

此外，“雇佣合同”是证明公司与员工双方就劳动条件达成一致的合同。

劳动条件通知书是由公司单方面通知的文件，而雇佣合同以双方达成合意为前提，因此需要员工签名并盖章。

劳动合同应载明的内容

⚫︎劳动条件通知书中记载的事项

⚫︎试用期详情（试用期间的待遇、考核标准等）

⚫︎工作指令及岗位调动可能性

⚫︎竞业禁止义务（禁止离职后跳槽至竞争对手企业等）

⚫︎保密义务（保护公司机密信息）

⚫︎离职手续

虽然签订雇佣合同并非法律义务，但为了避免日后发生纠纷，建议予以制定。

3 入职所需文件指南

为确保新员工能顺利完成入职手续，请提前告知所需文件。

由于既有公司需准备的文件，也有需员工提交的文件，建议在入职前整理好清单并分享给员工。

请尽早向新员工通知入职时需提交的文件清单，并指导其确保在截止日期前完成准备。

此外，若能明确告知文件提交方式（邮寄、亲自递交、电子数据提交等），将有助于手续的顺利进行。

公司方面应提前备齐雇佣合同、薪资相关文件、公司规章制度等必要文件，确保能妥善交付给员工。

通过这种方式，不仅能使入职手续顺利进行，还能对员工实施恰当的雇佣管理。

1. 新员工需提交的文件

新员工入职时需提交若干文件。

由于这些文件大多是办理社会保险、税务手续及发放工资等所需，因此必须及时收集并妥善保管。

⚫︎失业保险参保证复印件（仅限曾参保失业保险者提交。应届毕业生及未参保失业保险者无需提交）

⚫︎养老金手册复印件（基础养老金编号通知书）

⚫︎代扣代缴税单（如有前一份工作）

⚫︎工资所得者抚养扣除等（变更）申报书（用于计算税金）

⚫︎个人编号相关文件（社会保险及税务手续所需）

⚫︎居民票记载事项证明书（根据公司要求）

⚫︎资格证书、执照复印件（从事特定业务时）

⚫︎健康检查报告书（根据《劳动安全卫生法》规定，必须进行健康检查时）

2 公司需准备的文件

⚫︎劳动条件通知书（雇佣合同）

⚫︎入职同意书・誓约书（同意理解并遵守公司方针及规章的文件）

⚫︎工资转账账户申报表（用于工资转账）

⚫︎各类津贴申请表（如有通勤津贴、住房津贴等）

⚫︎公司规章制度及员工手册说明资料

⚫︎员工证、名片、制服等发放物品（如有发放物品，请准备好在入职首日交付。

如有必要，可制作借用物品清单并请员工签字，以便离职时顺利确认归还情况。）

1. 健康保险与厚生年金保险的参保手续

对于符合一定条件的用人单位，原则上必须为所有正式员工以及工作时间超过一定标准的兼职和临时工办理健康保险和厚生年金保险的参保手续。

特别是随着社会保险适用范围的扩大，在员工人数达到一定规模的企业中，即使是短时工也属于参保对象的情况正在增加。

办理参保手续时，首先需填写《健康保险・厚生年金保险被保险人资格取得申报表》，并提交至管辖的年金事务所或健康保险组合。

该申报表需填写员工的姓名、出生日期、基础年金编号、工资信息等内容，并须在入职之日起5日内提交。

此外，如有被抚养家属，还需提交“被抚养人（变动）申报表”。

由于该申报需提交证明被抚养人亲属关系的户籍誊本或居民票，以及被抚养人的收入证明等材料，因此提前请员工做好准备工作至关重要。

手续办妥后，将发放健康保险证。

由于此过程可能需要1至2周时间，若员工需尽早前往医疗机构就诊，请务必确认手续进展，以便及时交付保险证。

2 失业保险的参保手续

失业保险是员工失业时可领取津贴的制度，只要满足一定的劳动条件，就必须加入。

具体而言，对象为每周规定工作时间在20小时以上，且预计受雇期在31天以上的员工。

办理参保手续时，需填写《雇佣保险被保险人资格取得申报表》，并在入职之日起10日内提交至管辖的公共职业介绍所。

该申报表需填写单位名称、地址、雇主姓名、员工姓名、出生日期、雇佣形式、工作时间及工资信息等内容。

此外，若员工过去曾加入过雇用保险，则需要求其提交“雇用保险被保险人证”。

如果是新参保，在公共职业介绍所办理手续后会发放被保险人证，因此应告知员工领取并妥善保管。

3 工伤保险适用确认

工伤保险是针对工作期间或通勤途中因事故导致的伤病提供补偿的制度，所有劳动者均属适用对象。

即使是兼职或临时工，只要签订了雇佣合同，也属于工伤保险的适用对象。

公司首先应确认自身是否属于工伤保险适用单位。

若非工伤保险适用单位，则需向劳动基准监督署提交《劳动保险成立申报书》，办理适用手续。

工伤保险费与失业保险不同，其机制规定由公司全额承担。

保险费根据劳动者的工资总额确定，需按年度申报并缴纳概算保险费。

关于这一点，需填写《劳动保险概算・确定保险费申报书》，并在规定期限内提交，以便进行准确的保险费计算。

此外，万一在工作中发生工伤事故，必须向劳动基准监督署提交《劳动者死伤病报告》。

此外，当员工接受治疗时，需制作《疗养补偿给付申请书》等文件，并办理相关手续，以确保员工能够获得适当的补偿。

1. 提交用于代扣代缴的抚养扣除等（变更）申报表

该文件旨在确认员工的家庭构成及抚养情况，公司有义务将其留存，而非提交给税务局。

若员工未提交此文件，将无法适用税法规定的抚养扣除等优惠，导致从工资中扣除的所得税额高于实际应缴金额。

提交流程与要点

①将文件交给员工并请其填写

在入职手续办理时，向员工分发《工资所得者抚养扣除等（变更）申报书》，并请其填写。

如有受抚养家属，应指导其正确填写姓名、出生日期、亲属关系及是否有收入等信息。

若提交延迟，将导致预扣税额增加，因此务必在入职时收回该文件。

②公司核对内容并存档

核对员工填写的申报书内容，检查是否有遗漏或错误。

该文件无需提交给税务局，应由公司妥善保管，用于年末调整及确定申报时使用。

③ 反映在工资核算中

在计算工资时，将根据申报书的内容适用抚养扣除额，并确定应预扣的所得税额。

填写时的注意事项

★确认享受抚养扣除的家庭成员年收入是否在一定额度以下

例如，若受抚养亲属的年收入超过48万日元，则不符合抚养扣除条件。

★如有变动，请及时重新提交

若符合抚养扣除条件的亲属人数发生增减（如结婚、生育、被抚养人就业等），需提交变更申报。

2 居民税的特别征收手续

居民税是地方政府根据上一年度的所得征收、由居民缴纳的税金。

缴纳方式分为由员工个人缴纳的“普通征收”和由公司每月从工资中代扣代缴的“特别征收”两种。

原则上，公司有义务对员工的居民税进行特别征收，因此在新员工入职时，必须妥善办理特别征收手续。

所谓特别征收，是指公司每月从员工工资中扣除居民税，并将该金额缴纳给员工居住地的地方政府的一种制度。

通过公司代缴，可以分摊员工的税负，使缴税过程更加顺畅。

特别征收的办理流程

①确认新员工在前公司是否已办理过特别征收

对于跳槽的员工，需确认其前雇主是否已提供《关于特别征收的调动申报书》或《居民税特别征收税额通知书》。

若需延续特别征收，公司作为新雇主需办理税务手续。

②向地方政府提交《工资支付报告·特别征收相关变动申报书》

若新雇用的员工属于居民税特别征收对象，公司需向员工户籍所在的市、区、町、村提交《工资支付报告及特别征收相关变动申报书》。

此为公司向地方政府通知今后将代扣代缴居民税的程序。

③ 接收地方政府发出的居民税决定通知书，并从每月工资中代扣

居民税特别征收手续完成后，地方政府会向公司寄送“居民税特别征收税额决定通知书”。

公司将据此在每月计算工资时扣除居民税，并在指定期限前向地方政府缴纳。

不适用特别征收的情况

也有不属于特别征收对象的情况。

例如，当工资较低、无余地扣除居民税，或属于短期雇佣（工资支付期间不足1年）的情况时，可能会适用居民税的普通征收。

不过，因各地方政府关于免除特别征收义务的条件各不相同，因此需提前确认。

1. 编制员工名册、工资台账和考勤表

雇佣员工时，为了妥善进行劳务管理，必须编制并管理员工名册、工资台账和考勤簿这三类账簿。

这些文件必须根据《劳动基准法》进行完善，并在劳动基准监督署的调查或办理社会保险手续时需要提供。

员工名册的编制

员工名册是记录员工基本信息的文件，企业有义务为所雇用的所有员工编制并保管该名册。

编制时需记载以下内容：

⚫︎姓名、出生日期、性别

⚫︎住址、联系方式

⚫︎入职日期、雇佣形式（正式员工、合同工、兼职等）

⚫︎从事的工作内容

⚫︎离职日期（离职时填写）

⚫︎其他必要事项（是否持有资格证书或执照等）

员工名册在员工离职后仍有3年的保存义务。应妥善管理，并在员工调动或信息变更时及时更新。

工资台账的制作

工资台账是记录工资支付情况的文件，企业有义务为所有员工编制并保管。

由于工资台账用于工资核算、税务手续及社会保险手续等，因此必须进行准确的管理。

工资台账中必须记载以下信息：

⚫︎员工姓名

⚫︎工资发放金额（基本工资、各类津贴、扣除额、净发放额）

⚫︎工作小时数（规定工作时间、加班、深夜工作、节假日工作等）

⚫︎工资发放日期及支付方式

⚫︎社会保险费、所得税及居民税的扣除额

工资台账有3年的保存义务。

虽然也可以使用薪资计算软件以电子数据形式进行管理，但请务必确认是否符合法定要求。

考勤表的制作

考勤簿是用于准确记录员工工作时间的账簿。

工时管理对于遵守《劳动基准法》、进行工资核算以及掌握加班情况而言不可或缺。

考勤簿需记载以下信息：

⚫︎出勤日期、下班时间、休息时间

⚫︎加班时间、是否在节假日出勤

⚫︎带薪休假的使用情况

通常，员工的考勤管理可通过纸质考勤簿、考勤卡或考勤管理系统等方式进行。

为了防止拖欠加班费等劳资纠纷，必须严格管理准确的劳动时间。

2. 准备工作所需的用品和设备

为了让新员工能够顺利开展工作，请提前准备好工作所需的用品和设备。

主要需要准备的物品包括：办公桌、椅子、电脑、公司手机（如有需要）、员工证、名片、工作服或制服（如有需要）、业务手册以及公司内部系统的账户开通等。

此外，应提前设置新员工使用的业务工具（如邮箱账户、内部聊天工具、考勤管理系统等），确保其入职首日即可顺利开展工作。

1. 入职培训的实施

为了让新员工了解公司理念和业务内容，并顺利掌握职场规则和工作方式，建议在入职后开展入职培训。

入职培训中，应说明公司基本信息、劳动规章制度及内部规则等，并提供了解职场环境的机会。

虽然新员工会运用以往的经验和知识投入工作，但由于各公司的方针和文化各不相同，因此需要提供适当的指导。

入职培训中，首先应说明公司概况及经营理念，让新员工理解公司开展业务的目的。

了解企业的成立背景和业务方向，有助于新员工建立对公司的信任和归属感。

此外，还将说明《员工手册》及劳动条件，分享工作时间、休息时间、薪酬体系、福利待遇等基本信息。

通过提前传达这些信息，既能预防入职后的纠纷，也能营造出让员工安心工作的环境。

此外，还会讲解工作中使用的工具及内部系统的操作方法。

掌握邮件、内部聊天、考勤管理系统、文件共享工具等日常业务所需工具的操作方法，有助于工作顺利开展。

此外，部分企业还会将防止骚扰及信息安全培训纳入其中，以培养员工维护良好职场环境的意识。

入职培训是帮助新员工无障碍开展工作的关键环节，因此建议提前制定培训计划并有条不紊地实施。

2 业务内容及职场环境说明

为了让新员工顺利开展工作，有必要详细说明其负责的工作内容及业务流程。

不仅要传达工作概要，还要说明工作目的、背景及预期成果，从而加深对工作的理解。

应让新员工明确自身职责，并告知其应如何推进工作。

在说明工作内容时，首先应展示新员工负责工作的整体框架，使其理解自己在公司中扮演的角色。

在此基础上，具体说明每日的工作流程、使用工具及汇报方式等，协助其将理论转化为实际操作。

此外，还应明确传达工作的优先级、截止日期及考核标准，确保其能高效推进工作。

请注意营造一个能够及时反馈、消除疑问的环境，避免新员工带着工作上的疑问继续推进工作。

此外，关于职场环境的说明也必不可少。

通过提前告知办公室设备及用品的使用方法、会议室的使用规则、午休时间的安排等日常工作相关信息，能帮助新员工更快地适应职场环境。

同时应说明公司内部沟通规则，通过指导“报连相”（报告、联络、商谈）的重要性及恰当的沟通方式，有助于在职场内建立顺畅的人际关系。

3. 介绍导师及负责人

为了让新员工尽快适应职场并顺利开展工作，营造一个便于咨询的环境至关重要。

因此，预先指定一位新员工遇到困难时可以轻松咨询的导师或负责人，会非常有效。

所谓导师，是指负责指导新员工工作并协助其适应职场的前辈员工，他们不仅会指导工作方法，还会就公司内部规则及人际关系提供建议。

有了导师的帮助，新员工能够及时解决疑问和烦恼，从而避免在怀揣不安的情况下开展工作。

此外，通过适时获得关于工作方法、优先级排序等实务方面的建议，新员工能够高效地掌握工作要领。

为了帮助新员工更好地融入公司，导师会定期主动沟通，或安排午餐及面谈等机会，协助其适应职场环境。

此外，直属上司和业务指导负责人也是支持新员工的重要角色。

在入职首日正式介绍新员工与负责人，并明确业务指导的具体形式，有助于建立顺畅的指导机制。

定期安排会议或面谈，为新员工提供解决疑问和消除不安的渠道，这一点也至关重要。

您觉得如何？

在招聘新员工时，从入职前的准备工作到公司内部手续办理，再到正式上岗后的跟进工作，都需要妥善处理诸多流程。

妥善处理这些手续，不仅能履行公司作为雇主的法定义务，还能缓解新员工的不安，从而提高员工留任率。

营造让员工安心工作的环境，对公司而言也是一大优势。

为了让新员工顺利融入职场并充分发挥能力，让我们认真做好入职手续吧。