本文概要：在当今全球化的商业环境中，采购合规的商品和服务不仅仅是做出符合跨境贸易法律规定的财务决策。合规采购是一种策略，它能有效监管制造商和供应商的质量，并保障消费者的福祉，尤其是在消费者健康方面。这种做法有助于风险管理，并促进业务增长。无论企业采购的是原材料、成品、数字订阅、运输支持、咨询服务还是办公用品，生产链上的所有环节都必须遵守明确的合规标准。这些标准可能源于生产规章制度、公司规章制度，甚至可能因目的地国家/地区而异的跨境物流/客户消费和使用规章制度。 合规采购流程的优势在于，它能帮助企业规避或降低法律风险，防止欺诈活动，杜绝制造商/供应商的不合格产品质量，并确保跨境产品运输的顺利进行。它同样能够提升国际客户、投资者、监管机构和商业伙伴的信誉和信任度。
采购合规商品和服务究竟意味着什么？
合规采购是指在采购产品或服务时，确保这些采购符合公司内部法律和政策、合同协议和义务、行业规则和法规，以及适用的运输和物流法律。其唯一目标是确保生产和采购流程清晰、规范、获得批准、有效记录并符合采购规则。
这些规则通常包括：
● 从经过验证的供应商处采购。
● 遵守公司规定的采购程序。
● 保持价格透明和核心采购结构合理。
● 持续提供高质量的产品和服务。
● 遵守涉及税收、海关和安全措施的规则和法规。
● 确保准确一致的账簿记录，以备问责和审计之用。
简而言之，合规采购意味着在符合相关生产管理规则和法规的前提下，从合适的供应商处以合适的价格购买合适的商品。
为什么合规采购如此重要？
如今，许多企业只关注如何通过采购降低成本、提高利润，却忽略了成本控制的重要性。然而，合规采购对于企业的盈利能力至关重要。如果在产品采购过程中忽视合规性要求，最终可能会陷入困境：原本低成本的产品，一旦引发法律问题、海关违规、质量缺陷、声誉受损或内部欺诈指控，反而会变得极其昂贵。
合规采购能为企业带来以下益处：
● 几乎避免财务和法律问题。
● 杜绝违禁或重复采购。
● 提高供应商信誉，因为可以查阅账簿并接受审计。
● 确保产品符合质量和安全标准。
● 持续的账簿记录有助于做好文件准备。
● 合规合同的存在有助于企业加强生产和产品控制。
● 帮助企业做出更明智的决策，从而树立卓越的品牌形象，维护良好的品牌声誉。
合规采购极大地有利于国际采购企业，但由于其在线采购（“远程采购”）的特性，这些企业极易遭受劣质产品采购的侵害。合规法律强制要求跨境交易文件，这大大降低了供应链风险和监管不一致的问题。
商品采购与服务采购的区别
商品和服务通常被归为同一类别，即生产的第三阶段。尽管两者都构成生产的最后阶段，但商品和服务的定价和支付方式却不尽相同。
商品采购
商品采购通常涉及有形物品，例如：
● 原材料
● 产品包装材料
● 机械设备
● 库存
● 促销品
● 办公设备
在采购过程中，合规性要求通常更侧重于产品规格、产品质量标准、进出口单据、标签/内容规则、产品安全措施以及供应商的合法性。
服务采购
服务采购通常包括非实物交付物或无形服务，例如：
● 货运代理
● 市场营销/采购服务
● 软件开发
● 法律咨询
● 质量标准检验
● IT 支持
● 人员配备服务
对于服务而言，合规需求通常取决于合同范围、服务谈判条款、绩效标准、保密性、发票可信度和交付验证。
由于服务不如商品那样有形，企业通常需要更明确的范围界定、准确的术语定义和更清晰的审批流程，才能制定合理的定价结构。
合规采购流程的关键要素
一个功能完善且合规的采购系统不应基于猜测或口口相传，而应基于书面流程和一致的评估标准。
1. 明确的采购政策
每个组织都应制定书面的采购政策，明确以下内容：
● 谁负责提出采购申请。
● 谁负责审核采购申请。
● 哪些情况下需要获取竞争性报价。
● 需要哪些文件。
● 合格供应商的选择。
● 支出限额是多少。
● 如何处理例外情况。
如果没有结构化的政策，合规性将难以执行和确保。
2. 供应商尽职调查
在下订单或制定服务采购计划之前，公司应彻底评估供应商。对供应商进行适当的审查是合规采购流程中最关键的步骤之一。
供应商审核可能包括：
● 营业执照。
● 税务/增值税登记审查。
● 银行账户验证。
● 工厂/办公室验证。
● 推荐人核查。
● 标准质量认证。
● 制裁筛查。
● 劳工合规和道德审查。
● 目的地国家合规性审查。
建议客户在做出选择前进行尽职调查，而不是仅仅因为价格低就匆忙选择供应商。这是因为，如果供应商提供看似诱人的“低价”，却忽视合规性检查，从长远来看会给客户带来严重问题。
3. 采购验证工作流程
一个合规的流程需要在资金投入前进行正式验证。这可以防止未经授权的采购，并有助于公司控制采购预算。
典型的采购验证工作流程可能包括：
● 提交采购申请。
● 部门经理审核。
● 预算确认。
● 执行采购审查。
● 财务授权。
● 签发采购订单。
采购授权的签发涵盖了整个采购验证流程，通常根据所需金额、风险等级和供应商信誉评估结果进行审批。
4. 准确的文档和记账
文档是确保合规采购声明有书面记录和证据支持的可靠方法。合法采购并有准确的文件支持，通常可以避免审计问题以及其他因交易未记录而可能出现的问题。
谈到交易文件，一些需要注意的重要文件包括：
● 采购申请
● 已授权的提案和报价
● 买方/供应商合同
● 采购订单
● 采购发票
● 交货或服务完成确认文件
● 质量检验证书
● 付款批准
完善的文档有助于从头到尾跟踪交易（从申请到付款）。
5. 合同和条款审查
在采购商品和服务时，合同合规性至关重要。企业在下单或采购前，尤其是在进行大额或重复性大宗交易时，应尽职尽责地仔细审查合同条款。
审查合同条款时，应重点关注以下方面：
● 供应范围
● 价格安排
● 付款条件
● 运输条款
● 生产和交付时间表
● 保修条款
● 质量要求
● 冲突/争议解决机制
● 保密条款
● 取消条款
● 责任限制
对于国际货物采购，遵守国际贸易术语解释通则 (Incoterms)、海关义务和商品合规标准等条款和条件至关重要，且应明确列出，以便认真遵守。
6. 法规和法律合规
所有参与商品采购的团队都必须了解其所购商品或服务的各项相关规定。这些规定因行业和国家/地区而异。
例如：
● 进口义务
● 海关规章制度。
● 禁止贿赂和腐败的法律法规。
● 采购商品的安全标准。
● 健康/环境合规要求。
● 信息保密和保护法律。
● 劳动合规预期标准。
● 税务发票相关规章制度。
● 行业特定的许可要求。
一项被视为合规的采购不仅需要获得内部批准，还必须符合外部法律标准。
不合规采购中常见的风险
如果企业未能有效控制商品采购，可能会出现以下一系列风险：
非正规采购
非正规采购是指企业采购团队绕过已批准的业务渠道进行采购。虽然乍看之下可能具有成本效益，但由于这些供应商可能未经审核，日后可能会导致供应商履约不佳、违约以及财务检查/审计失败等问题。
欺诈和利益冲突
一些员工为了自身利益或个人好处，可能会将采购交易和合同授予不合格的客户以牟利，甚至为了中饱私囊而篡改报价和数据。一些采购人员甚至可能批准不必要的采购。所有这些疏忽行为从长远来看都可能对企业造成损害，并导致更多问题。
供应商质量低下
对供应商进行审核可以有效避免因与不够专业的供应商合作而可能出现的问题。如果与不专业的供应商签订采购合同，则可能出现诸如收到不合格产品、发货延误、伪造认证和不可靠的服务等问题，导致企业在交易中蒙受巨大损失。
违反合同
在没有具有法律约束力的合同的情况下进行采购，将使您面临更高的价格、更大的风险以及薄弱甚至几乎没有的法律保护。
监管处罚
在监管完善的行业中，不符合本地和国际标准的采购可能会导致海关没收货物和法律诉讼等处罚。
声誉损害
在当今世界，企业和客户越来越关注符合道德规范的采购、劳工条款以及符合行业标准的采购流程。企业/公司/贸易商的声誉在贸易行业至关重要，因此任何低劣的采购标准都可能损害企业/公司和贸易商的声誉，并迅速破坏信任。
购买商品和服务的最佳方式
遵守行业标准。
建立合规的采购系统并不总是需要庞大的采购团队。即使是小型企业也可以通过切实可行的步骤来提高合规性。
建立一个有效的采购系统并不需要大量的人员或庞大的采购团队。人员较少的小型企业在采购合规方面仍然可以更加高效。为了提高采购效率并提升合规标准，您只需遵循以下切实可行的步骤：
流程标准化
力求在各个部门每次需要时都使用相同的切实可行的步骤。流程标准化无疑会减少混乱和错误的发生，同时简化员工的标准流程培训和吸收。
使用合格供应商名单
使用经过严格筛选的标准供应商名单，并定期审查您的选择，以确保所有列入名单的供应商仍然高效且符合最新要求。同样，在必要时取消不活跃和高风险供应商的资格。
职责分离
提出采购请求的人员不应是唯一审批采购和处理付款的人员。职责分离可以降低欺诈风险。
劳动分工在工作流程中已被证明非常有效，在此案例中也不例外。劳动分工在此领域将如何发挥作用？合规采购工作流程应分为采购请求人员和审批采购人员，后者拥有处理付款的唯一权限。劳动分工是降低欺诈风险的有效途径。
要求提供竞争性报价
为确保交易透明、决策透明以及价格公平、公正和清晰，企业应始终获取多个报价，尤其是在进行中高价值采购时。
培训员工
当采购链中的每位参与者都了解合规流程时，高效遵守合规标准就变得容易。为了让员工理解合规流程，定期开展关于如何正确识别风险信号的培训至关重要。
采购活动审计
采购链审计同样必不可少。这是因为适当的审计可以发现重复/重复的供应商、合同外采购、缺失的验证和审批以及文件记录方面的不足。
数字化采购工作流程
采购流程的数字化或数字化采购系统的引入，能够提高审批速度，增强透明度，提升业务意识。同时，它还能提高账簿和记录保存的效率。
国际贸易中的合规采购
当涉及跨境采购时，合规标准会变得更加复杂。国际采购通常需要更复杂的文档，例如海关法规、运输协议、跨境资金流动（支付）、产品标准要求以及沟通（语言）限制。
为了确保跨境采购的合规性，企业应注意以下几点：
● 供应商在采购国的信誉和合法性。
● 采购产品在目标市场的标准认证法规。
● 定期且符合标准的报关单和HS编码。
● 关税、进口税及相关费用。
● 运输协议，例如EXW、FOB、CIF或DDP。
● 最终发货前执行标准质量检验。
● 确保标签和包装符合合规规定。
● 尽力减少跨境贸易限制、处罚、限制和制裁。
与值得信赖的采购代理、采购公司、检验团队或物流合作伙伴达成业务合作，有助于最大限度地降低风险。尽管有这些优势，但企业仍应确保遵守内部合规法律/规则和标准。
技术与合规采购
数字化采购系统使标准商品和服务的采购变得异常轻松便捷。
数字化采购系统有助于：
● 加快审批速度。
● 将供应商整合并注册到已审核的供应商名单中。
● 长期保存合同和账簿记录。
● 速度和效率的提升提高了订单处理能力，从而可以接收更多订单（生成采购订单）。
● 账簿记录的准确性提高了支出的透明度和可追溯性。
● 更快、更轻松地发现重复出现的发票金额、数据或错误。
● 对日常业务交易进行最新审计，有助于监控业务运营。
● 数字化系统简化了预算控制和支出管理。它们使供应商和采购审核更加便捷，确保不会发生欺诈或不合格的采购。
● 向更高层级提交合规性报告。
技术并不能取代采购判断，但它可以增强采购的一致性并减少人为错误。
建立强大的采购文化
合规需求远不止于遵守政策和审批流程，它与公司和领导文化息息相关。当公司和企业领导者认真对待合规措施时，他们向员工（对于公司而言）和团队成员（对于企业而言）展示了合规需求的重要性，以及绝不能轻视或敷衍了事。如果管理层重视交易透明度、准确的问责制和供应商信誉，那么采购合规监督就会成为日常业务运营不可或缺的一部分。
强大的采购文化应鼓励员工：
● 在下单前，务必遵守采购工作流程标准。
● 及时快速地报告任何发现的违规行为。
● 确保任何私人关系都不会影响供应商选择或采购决策。
● 决策文档必须清晰完整。
● 将长期价值放在首位，并努力减少短期利益的追求。
如果合规成为日常运营的一部分，采购将变得更加战略化和可靠，从而显著提升企业的盈利能力。
结论
合规采购商品和服务对所有希望发展壮大并降低运营风险的企业都至关重要。关注合规需求有助于企业控制支出、与优质供应商合作、遵守法律法规，并加强内部采购控制和外部合规性。
无论采购原因如何，目标都必须一致：所有订单都必须有理有据、经过验证、妥善记录，并符合公司政策和法律法规。
任何时候，一家始终遵守公司、客户和目标市场合规要求的企业，都将更有利于高效扩展业务规模、维护自身形象，并在长期发展中做出更明智的采购决策。
FAQ
合规采购是什么意思？
它指的是按照公司政策、法律标准、已验证的流程以及供应商筛选和审核标准采购商品和/或服务。
为什么采购合规如此重要？
它可以减少欺诈活动，提高采购和价格支付的透明度，加快审计速度，最大限度地降低法律风险，并促进与经过审核且信誉良好的供应商进行交易。
合规采购也适用于服务吗？
是的。服务采购同样需要验证、法律文件、明确的范围界定和发票可信度。
不合规采购的最大风险是什么？
其最大潜在风险包括未经适当批准的大额支出、使用欺诈性供应商、违反合规规则和法规、产品质量不达标以及损害企业/公司形象声誉。
小型企业如何提高采购合规性？
小型企业应该从明确制定采购政策、在采购前审查供应商、准确记录采购情况以及使用简单有效的采购合规工作流程开始。
