ما هي الاستعدادات لاستقبال الموظفين الجدد؟ شرح إجراءات الالتحاق بالشركة خطوة بخطوة

1. إعداد وإرسال خطاب التعيين (خطاب العرض المبدئي)

خطاب التعيين (أو خطاب التعيين المبدئي) هو وثيقة تُستخدم لإخطار المرشح رسميًا بقرار تعيينه.

على الرغم من أن ذلك ليس التزامًا قانونيًا، إلا أنه يُنصح بإعداده وإرساله لتوضيح شروط التعيين المبدئي.

المحتويات الرئيسية التي يجب تضمينها

⚫︎اسم الشركة واسم الممثل (الاسم الرسمي للشركة واسم الممثل)

⚫︎إخطار بقرار التعيين (تقرر تعيين السيد/السيدة ○○ في منصب ○○ بشركتنا)

⚫︎تاريخ الانضمام إلى الشركة (يرجى الانضمام إلى الشركة بتاريخ 〇/〇/〇)

⚫︎ساعة بدء العمل ومكان العمل (يُذكر شروط العمل بإيجاز)

⚫︎نوع التوظيف (موظف دائم، موظف بعقد، موظف بدوام جزئي، إلخ)

⚫︎ملخص شروط الراتب (الراتب الأساسي والبدلات وتاريخ الدفع وما إلى ذلك)

⚫︎وجود فترة تجربة أم لا (في حالة وجود فترة تجربة، يرجى تحديد مدتها وشروطها)

⚫︎أمور مهمة أخرى (يرجى ذكر المزايا الاجتماعية والملاحظات الخاصة حسب الحاجة)

⚫︎الموعد النهائي للرد وطريقة تأكيد الرغبة (تحديد موعد إبداء الرغبة في القبول وطريقة إبدائها)

طريقة الإرسال والمتابعة

يتم إرسال خطاب التعيين بالبريد العادي أو عبر البريد الإلكتروني.

ومع ذلك، نظرًا لأنها ليست عقدًا رسميًا، يجب الحرص على عدم الخلط بينها وبين عقد العمل.

كما يمكن تجنب المشاكل في المستقبل من خلال الحصول على موافقة خطية (مثل خطاب قبول الانضمام إلى الشركة) عند قبول المرشح للوظيفة.

2 إعداد إخطار شروط العمل وعقد العمل

بموجب المادة 15 من قانون معايير العمل، تلتزم الشركة بإبلاغ الموظفين بشروط التوظيف بشكل واضح.

و"إشعار شروط العمل" هو الوثيقة (أو المستند الإلكتروني) التي تُستخدم لإبلاغ الموظفين بذلك.

البنود التي يجب ذكرها في إخطار شروط العمل (البنود القانونية)

⚫︎مدة عقد العمل (وجود أو عدم وجود مدة محددة، وفي حالة الموظفين المتعاقدين، يجب توضيح مدة العقد)

⚫︎مكان العمل ومحتوى الوظيفة (موقع العمل، محتوى المهام، إلخ)

⚫︎أوقات بدء العمل وانتهائه، وساعات العمل المقررة، وفترات الراحة، وأيام العطلة، ووجود أو عدم وجود عمل إضافي

⚫︎طريقة تحديد الأجر وطريقة الدفع (مبلغ الراتب، أنواع البدلات، تاريخ إقفال الحساب وتاريخ الدفع، إلخ)

⚫︎البنود المتعلقة بالاستقالة (أسباب الفصل وإجراءات الاستقالة لأسباب شخصية، إلخ)

كما أن "عقد العمل" هو عقد يثبت اتفاق الطرفين، الشركة والموظف، على شروط العمل.

في حين أن إخطار شروط العمل هو إخطار من جانب واحد من قبل الشركة، فإن عقد العمل يستند إلى اتفاق الطرفين، لذا يتطلب توقيع الموظف وختمه.

المحتويات التي يجب تضمينها في عقد العمل

⚫︎البنود الواردة في إخطار شروط العمل

⚫︎تفاصيل فترة الاختبار (المعاملة خلال الفترة، ومعايير التقييم، وما إلى ذلك)

⚫︎احتمال إصدار أوامر عمل أو تغيير المهام

⚫︎التزام عدم المنافسة (مثل حظر الانتقال إلى شركة منافسة بعد الاستقالة)

⚫︎التزام الحفاظ على السرية (حماية المعلومات السرية للشركة)

⚫︎إجراءات الاستقالة

إن إبرام عقد العمل ليس التزامًا قانونيًا، ولكن يُنصح بإعداده لتجنب المشاكل في المستقبل.

3 إرشادات بشأن المستندات المطلوبة عند الانضمام إلى الشركة

يجب إرشاد الموظف الجديد مسبقًا بشأن المستندات المطلوبة حتى يتمكن من إتمام إجراءات التعيين بسلاسة.

نظرًا لوجود مستندات تقوم الشركة بإعدادها ومستندات يُطلب من الموظف تقديمها، نوصي بتنظيم قائمة بهذه المستندات ومشاركتها مع الموظفين قبل التحاقهم بالعمل.

يجب إخطار الموظف الجديد في وقت مبكر بقائمة المستندات المطلوبة عند الانضمام، وتوجيهه حتى يتمكن من إعدادها قبل الموعد النهائي.

كما أن توضيح طريقة تقديم المستندات (البريد العادي، التسليم باليد، تقديم البيانات الإلكترونية، إلخ) يساعد على سير الإجراءات بسلاسة.

يجب على الشركة تجهيز المستندات الضرورية، مثل عقد العمل والمستندات المتعلقة بالرواتب واللوائح الداخلية، قبل بدء العمل، والتحضير لتسليمها للموظفين بشكل مناسب.

وبذلك، يمكن إجراء إجراءات الانضمام بسلاسة، بالإضافة إلى إدارة التوظيف بشكل مناسب للموظفين.

1. المستندات التي يجب على الموظفين الجدد تقديمها

هناك مستندات يجب على الموظفين الجدد تقديمها عند انضمامهم إلى الشركة.

ونظرًا لأن معظم هذه المستندات ضرورية لإجراءات التأمين الاجتماعي والضرائب ودفع الرواتب، يجب جمعها وحفظها بعناية.

⚫︎نسخة من بطاقة التأمين ضد البطالة (تُقدم فقط في حالة الانضمام إلى التأمين ضد البطالة في الماضي. لا يلزم تقديمها من قبل الخريجين الجدد أو غير المنضمين إلى التأمين ضد البطالة)

⚫︎نسخة من دفتر المعاش التقاعدي (إشعار رقم المعاش الأساسي)

⚫︎إيصال الاستقطاع الضريبي (في حالة وجود وظيفة سابقة)

⚫︎إقرار (تغيير) الإعفاء الضريبي للمعالين للموظفين (لأغراض حساب الضرائب)

⚫︎وثائق تقديم رقم التعريف الشخصي (المطلوب لإجراءات التأمين الاجتماعي والضرائب)

⚫︎شهادة بنود السجل السكني (حسب حاجة الشركة)

⚫︎نسخة من شهادة التأهيل أو الرخصة (في حالة العمل في وظائف محددة)

⚫︎شهادة الفحص الطبي (في حالة إلزامية إجراء الفحص الطبي بموجب قانون السلامة والصحة المهنية)

2 المستندات التي يجب على الشركة إعدادها

⚫︎إخطار بشروط العمل (عقد العمل)

⚫︎خطاب قبول الانضمام إلى الشركة وخطاب التعهد (خطاب موافقة على فهم سياسات الشركة وقواعدها والالتزام بها)

⚫︎إقرار حساب تحويل الراتب (لتحويل الراتب)

⚫︎طلبات الحصول على مختلف البدلات (في حالة وجود بدلات تنقل أو سكن وغيرها)

⚫︎مواد توضيحية حول لوائح الشركة وقواعد العمل

⚫︎المستلزمات الممنوحة مثل بطاقة الموظف وبطاقة العمل والزي الرسمي (في حالة وجود مستلزمات ممنوحة، يجب تجهيزها لتسليمها في أول يوم من العمل.

وإذا لزم الأمر، قم بإعداد قائمة بالمستلزمات الممنوحة واطلب من الموظف التوقيع عليها، مما يسهل عملية التحقق من إرجاعها عند ترك العمل.)

1. إجراءات الاشتراك في التأمين الصحي والتأمين التقاعدي

يُفرض الاشتراك في التأمين الصحي والتأمين التقاعدي على جميع الموظفين الدائمين، وكذلك الموظفين بدوام جزئي أو المؤقتين الذين يتجاوز عدد ساعات عملهم حدًا معينًا، في المؤسسات التي تستوفي شروطًا معينة، كقاعدة عامة.

وعلى وجه الخصوص، وبسبب توسيع نطاق تطبيق التأمين الاجتماعي، تزداد الحالات التي يشملها الاشتراك في التأمين حتى بالنسبة للعاملين بدوام جزئي في الشركات التي يزيد عدد موظفيها عن حد معين.

بالنسبة لإجراءات الاشتراك، يجب أولاً إعداد "إخطار الحصول على صفة المؤمن عليه في التأمين الصحي والتأمين التقاعدي" وتقديمه إلى مكتب المعاشات التقاعدية أو اتحاد التأمين الصحي المختص.

يجب أن تتضمن هذه الإخطار اسم الموظف وتاريخ ميلاده ورقم المعاش الأساسي ومعلومات الأجر، ويجب تقديمها في غضون 5 أيام من تاريخ التحاقه بالعمل.

كما يجب تقديم "إقرار المعالين (التغيير)" في حالة وجود معالين.

ونظرًا لأن هذا الإقرار يتطلب نسخة من سجل الأسرة أو سجل الإقامة لإثبات صلة القرابة بين المعيل والمعال، بالإضافة إلى شهادة دخل الشخص المعال، فمن المهم أن تطلب من الموظف إعداد هذه المستندات مسبقًا.

وبمجرد اكتمال الإجراءات، يتم إصدار بطاقة التأمين الصحي.

قد يستغرق ذلك من أسبوع إلى أسبوعين، لذا إذا كان الموظف بحاجة إلى زيارة مؤسسة طبية في وقت مبكر، يجب التأكد من سير الإجراءات وتجهيز بطاقة التأمين لتسليمها له على وجه السرعة.

2 إجراءات الاشتراك في التأمين ضد البطالة

التأمين ضد البطالة هو نظام يتيح للموظفين الحصول على إعانات في حالة فقدانهم لوظائفهم، ويُعد الاشتراك فيه إلزامياً في حالة استيفاء شروط عمل معينة.

على وجه التحديد، يشمل ذلك الموظفين الذين تبلغ ساعات عملهم المقررة في الأسبوع 20 ساعة أو أكثر، والذين من المتوقع أن يستمر توظيفهم لمدة 31 يومًا أو أكثر.

لإجراء إجراءات الاشتراك، يجب إعداد "إقرار الحصول على أهلية التأمين على العمل" وتقديمه إلى مكتب التوظيف المختص في غضون 10 أيام من تاريخ التحاق الموظف بالعمل.

يجب أن تتضمن هذه الإخطار اسم مكان العمل وموقعه، واسم صاحب العمل، واسم الموظف وتاريخ ميلاده، ونوع التوظيف، وساعات العمل، ومعلومات الأجر، وما إلى ذلك.

كما يجب طلب تقديم "بطاقة التأمين ضد البطالة" إذا كان الموظف قد انضم إلى التأمين ضد البطالة في الماضي.

في حالة الاشتراك الجديد، يتم إصدار بطاقة التأمين بعد إتمام الإجراءات في مكتب التوظيف، لذا يجب توزيعها على الموظفين وإرشادهم إلى الاحتفاظ بها.

3 التأكد من سريان تأمين حوادث العمل

تأمين حوادث العمل هو نظام يقدم تعويضات عن الإصابات أو الأمراض الناتجة عن حوادث أثناء العمل أو في طريق الذهاب إلى العمل، ويشمل جميع العمال.

حتى لو كان الموظف يعمل بدوام جزئي أو مؤقت، فإنه يخضع لتأمين حوادث العمل طالما أنه مبرم عقد عمل.

أول ما يجب على الشركة التأكد منه هو ما إذا كانت مؤسستها خاضعة لتأمين حوادث العمل أم لا.

في حالة عدم كونها مؤسسة خاضعة لتأمين حوادث العمل، يجب تقديم "إخطار إنشاء تأمين العمل" إلى مكتب مراقبة معايير العمل وإجراء إجراءات التطبيق.

وعلى عكس التأمين ضد البطالة، فإن أقساط التأمين ضد حوادث العمل تتحملها الشركة بالكامل.

يتم تحديد أقساط التأمين وفقًا لإجمالي أجور العمال، ويجب الإعلان عن الأقساط التقديرية ودفعها كل سنة مالية.

في هذا الصدد، يتم حساب أقساط التأمين بشكل صحيح من خلال إعداد "إقرار أقساط التأمين على العمل التقديرية والنهائية" وتقديمه في الموعد المحدد.

كما أنه في حالة وقوع حادث عمل أثناء العمل، يجب تقديم "تقرير إصابة أو وفاة أو مرض العامل" إلى مكتب مراقبة معايير العمل.

علاوة على ذلك، عند تلقي الموظف للعلاج، يتعين إعداد مستندات مثل "طلب الحصول على تعويضات العلاج كتعويضات رعاية طبية" والقيام بالإجراءات اللازمة لضمان حصول الموظف على التعويض المناسب.

1. تقديم إقرار (تغيير) الخصم الضريبي للمعالين لأغراض الاستقطاع الضريبي

يُستخدم هذا المستند للتحقق من تكوين الأسرة وحالة الإعالة للموظف، ولا يُقدم إلى مصلحة الضرائب، بل يُلزم الشركة بالاحتفاظ به.

في حالة عدم تقديم الموظف لهذه الوثيقة، لن يتم تطبيق خصم الإعالة بموجب قانون الضرائب، مما سيؤدي إلى خصم ضريبة دخل من الراتب أكثر من المعتاد.

إجراءات التقديم ونقاط مهمة

① تسليم المستند للموظف وطلب ملئه

عند إجراءات التحاق الموظف بالشركة، يتم توزيع "إقرار (تغيير) الإعفاءات الخاصة بالمعالين للموظفين ذوي الدخل من الرواتب" على الموظفين وطلب ملؤه.

في حالة وجود أفراد معالين، يجب توجيه الموظف لملء البيانات بشكل صحيح، مثل الاسم وتاريخ الميلاد والعلاقة العائلية ووجود دخل أم لا.

في حالة التأخر في التقديم، سترتفع قيمة الضريبة المقتطعة من المصدر، لذا يجب التأكد من استلامها عند التحاق الموظف بالشركة.

②تتحقق الشركة من المحتوى وتحتفظ به

تتحقق الشركة من محتوى الإقرار الذي ملأه الموظف، وتتحقق من عدم وجود أية أخطاء.

لا يتم تقديم هذه المستندات إلى مصلحة الضرائب، بل يتم حفظها بشكل مناسب في الشركة لاستخدامها عند إجراء التسوية السنوية والإقرار الضريبي.

③ تضمينها في حساب الرواتب

عند حساب الرواتب، يتم تطبيق مبلغ الإعفاء للمعالين بناءً على محتوى الإقرار، وتحديد مبلغ ضريبة الدخل المقتطعة من المصدر.

نقاط يجب الانتباه إليها عند التعبئة

★التأكد من أن دخل أفراد الأسرة المستفيدين من خصم الإعالة لا يتجاوز مبلغًا معينًا

على سبيل المثال، إذا تجاوز الدخل السنوي للأقارب المعالين 480,000 ين، فلن يكونوا مؤهلين للحصول على خصم الإعالة.

★في حالة حدوث أي تغيير، يجب إعادة تقديم الإقرار على الفور

في حالة زيادة أو نقصان عدد الأقارب المستحقين لخصم الإعالة (الزواج، الولادة، حصول أحد أفراد الأسرة المعالة على وظيفة، إلخ)، يجب تقديم إقرار بالتغييرات.

2 إجراءات التحصيل الخاص لضريبة السكان

ضريبة السكن هي ضريبة تفرضها السلطات المحلية على أساس دخل السنة السابقة، ويقوم السكان بدفعها.

هناك طريقتان لدفع هذه الضريبة: "التحصيل العادي" الذي يدفعه الموظف بنفسه، و"التحصيل الخاص" الذي تقوم الشركة بخصمه شهريًا من الراتب.

بشكل عام، تلتزم الشركة بخصم ضريبة السكن الخاصة بالموظفين، لذا يجب إجراء إجراءات الخصم الخاص بشكل صحيح عند تعيين موظف جديد.

التحصيل الخاص هو نظام تقوم فيه الشركة بخصم ضريبة الإقامة شهريًا من رواتب الموظفين، وتسديد هذا المبلغ إلى السلطة المحلية التي يقيم فيها الموظف.

من خلال الدفع عن طريق الشركة، يتم تقسيط العبء الضريبي على الموظف، مما يتيح سلاسة عملية الدفع.

خطوات إجراءات التحصيل الخاص

① التحقق مما إذا كان الموظف الجديد يخضع للتحصيل الخاص في وظيفته السابقة

في حالة الموظفين الذين انتقلوا من وظيفة إلى أخرى، يجب التأكد مما إذا كانت الشركة السابقة قد سلمتهم "إخطار نقل بشأن الاقتطاع الخاص" أو "إشعار بمبلغ ضريبة الإقامة المقتطعة بشكل خاص".

في حالة استمرار نظام التحصيل الخاص، يتعين على الشركة إجراء الإجراءات الضريبية بصفتها مكان العمل الجديد.

② تقديم "تقرير دفع الرواتب وإخطار التغيير المتعلق بالاقتطاع الخاص" إلى السلطة المحلية

إذا كان الموظف الجديد خاضعًا للاقتطاع الخاص لضريبة السكن، يتعين على الشركة تقديم "تقرير دفع الرواتب وإخطار التغيير المتعلق بالاقتطاع الخاص" إلى البلدية التي يوجد بها سجل إقامة الموظف.

وهذه إجراءات لإخطار السلطة المحلية بأن الشركة ستقوم مستقبلاً بتحصيل ضريبة السكن ودفعها.

③ استلام إشعار تحديد ضريبة الإقامة من السلطة المحلية، وخصمها من الراتب الشهري

بمجرد اكتمال إجراءات التحصيل الخاص لضريبة السكن، تتلقى الشركة "إشعار تحديد مبلغ ضريبة السكن الخاصة" من السلطة المحلية.

وبناءً على ذلك، تقوم الشركة بخصم ضريبة الإقامة عند حساب الرواتب الشهرية، وتسددها إلى السلطة المحلية في الموعد المحدد.

الحالات التي لا ينطبق عليها التحصيل الخاص

هناك حالات لا يخضع فيها الضريبة للتحصيل الخاص.

على سبيل المثال، في الحالات التي يكون فيها الراتب منخفضًا ولا يوجد مجال لخصم ضريبة الإقامة، أو في حالات التوظيف قصير الأجل (فترة دفع الراتب أقل من سنة واحدة)، قد يتم تطبيق التحصيل العادي لضريبة الإقامة.

ومع ذلك، تختلف شروط الإعفاء من التحصيل الخاص من سلطة محلية إلى أخرى، لذا يجب التحقق مسبقًا.

1 إعداد سجلات أسماء العمال وسجلات الأجور وسجلات الحضور

عند توظيف موظفين، يُلزم القانون بإعداد وإدارة ثلاثة سجلات هي سجل العمال وسجل الأجور وسجل الحضور من أجل إدارة شؤون العمل بشكل سليم.

يجب إعداد هذه المستندات وفقًا لقانون معايير العمل، وهي ضرورية عند إجراء تحقيقات من قبل مصلحة مراقبة معايير العمل أو عند إجراء إجراءات التأمين الاجتماعي.

إعداد سجل الموظفين

قائمة الموظفين هي سجل يحتوي على المعلومات الأساسية للموظفين، وتقع على عاتق الشركة مسؤولية إعدادها وحفظها لجميع الموظفين الذين توظفهم.

عند إعدادها، يجب تضمين المحتويات التالية.

⚫︎الاسم، وتاريخ الميلاد، والجنس

⚫︎العنوان، وسيلة الاتصال

⚫︎تاريخ بدء العمل، ونوع التوظيف (موظف دائم، موظف بعقد، موظف بدوام جزئي، إلخ)

⚫︎ طبيعة العمل

⚫︎تاريخ انتهاء الخدمة (يتم ملؤه عند انتهاء الخدمة)

⚫︎المعلومات الأخرى الضرورية (وجود مؤهلات أو رخص، إلخ)

يجب الاحتفاظ بقائمة أسماء العمال لمدة 3 سنوات بعد تقاعد الموظف. يجب إدارتها بشكل مناسب وتحديثها كلما حدثت تغييرات أو تحركات للموظفين.

إعداد سجل الأجور

سجل الأجور هو سجل يوثق حالة دفع الرواتب، ويجب إعداده وحفظه لجميع الموظفين.

ونظرًا لاستخدامه في حساب الرواتب والإجراءات الضريبية وإجراءات التأمين الاجتماعي وغيرها، فإنه يتطلب إدارة دقيقة.

يجب تضمين المعلومات التالية في سجل الأجور.

⚫︎اسم الموظف

⚫︎مبلغ الراتب المدفوع (الراتب الأساسي، والبدلات المختلفة، والمبالغ المخصومة، والمبلغ الصافي المدفوع)

⚫︎عدد ساعات العمل (ساعات العمل المقررة، العمل الإضافي، العمل الليلي، العمل في أيام العطلات، إلخ)

⚫︎تاريخ دفع الراتب وطريقة الدفع

⚫︎مبالغ الاستقطاعات الخاصة بأقساط التأمين الاجتماعي وضريبة الدخل وضريبة الإقامة

يجب الاحتفاظ بسجل الأجور لمدة 3 سنوات.

يمكن إدارة السجلات في شكل بيانات إلكترونية باستخدام برامج حساب الرواتب، ولكن يجب التأكد من استيفاء المتطلبات القانونية.

إعداد سجل الحضور

سجل الحضور هو دفتر يستخدم لتسجيل ساعات عمل الموظفين بدقة.

تعد إدارة ساعات العمل أمرًا ضروريًا للامتثال لقانون معايير العمل وحساب الرواتب وتتبع ساعات العمل الإضافية.

يجب تدوين المعلومات التالية في سجل الحضور:

⚫︎تاريخ الحضور، ووقت المغادرة، ووقت الاستراحة

⚫︎ساعات العمل الإضافي، وجود أو عدم وجود عمل في أيام العطلات

⚫︎حالة الحصول على الإجازات المدفوعة الأجر

عادةً ما تتم إدارة حضور الموظفين من خلال سجل الحضور الورقي، وبطاقات الحضور، وأنظمة إدارة الحضور.

يجب إدارة ساعات العمل بدقة لمنع حدوث مشاكل عمالية مثل عدم دفع أجر العمل الإضافي.

2. تجهيز المعدات والمستلزمات اللازمة للعمل

يجب إعداد المعدات والمرافق اللازمة للعمل مسبقًا حتى يتمكن الموظف الجديد من بدء العمل بسلاسة.

وتشمل الأشياء التي يجب إعدادها بشكل أساسي المكتب والكرسي والكمبيوتر الشخصي والهاتف المحمول الخاص بالشركة (حسب الحاجة) وبطاقة الموظف وبطاقة العمل وملابس العمل أو الزي الرسمي (عند الضرورة) ودليل العمل وإنشاء حساب على النظام الداخلي للشركة.

كما يجب إعداد أدوات العمل التي سيستخدمها الموظف الجديد (مثل حساب البريد الإلكتروني وأداة الدردشة الداخلية ونظام إدارة الحضور والانصراف) مسبقًا، حتى يتمكن من أداء مهامه بسلاسة منذ أول يوم له في الشركة.

1. تنظيم برنامج التوجيه

من المستحسن إجراء برنامج توجيهي بعد انضمام الموظفين الجدد إلى الشركة، حتى يتمكنوا من فهم مبادئ الشركة ومحتوى العمل، واستيعاب قواعد مكان العمل وأساليب العمل بسلاسة.

يتم خلال برنامج التوجيه شرح المعلومات الأساسية عن الشركة وقواعد العمل والقواعد الداخلية، وتوفير فرصة لفهم بيئة العمل.

سيعمل الموظفون الجدد على أداء مهامهم بالاعتماد على خبراتهم ومعارفهم السابقة، ولكن نظراً لاختلاف السياسات والثقافة بين الشركات، فإنهم يحتاجون إلى توجيهات مناسبة.

في برنامج التوجيه، يتم أولاً شرح نبذة عامة عن الشركة ومبادئها الإدارية، حتى يفهم الموظفون الأهداف التي تعمل الشركة من أجلها.

إن معرفة تاريخ الشركة واتجاه أعمالها يجعل من السهل على الموظفين تكوين ثقة وارتباط تجاه الشركة.

كما يتم شرح لوائح العمل وشروط العمل، ومشاركة المعلومات الأساسية مثل ساعات العمل وفترات الراحة ونظام الرواتب والمزايا الاجتماعية.

إن إطلاع الموظفين على هذه المعلومات مسبقًا يساعد على تجنب المشاكل بعد الانضمام إلى الشركة، ويهيئ بيئة عمل تبعث على الاطمئنان.

بالإضافة إلى ذلك، يتم شرح كيفية استخدام الأدوات والنظم الداخلية المستخدمة في العمل.

فمن خلال فهم كيفية تشغيل الأدوات الضرورية للأعمال اليومية، مثل البريد الإلكتروني والدردشة الداخلية ونظام إدارة الحضور والانصراف وأدوات مشاركة الملفات، يصبح بإمكان الموظفين إنجاز أعمالهم بسلاسة.

كما قد تقوم بعض الشركات بتضمين تدريبات حول منع التحرش وأمن المعلومات، لتعزيز الوعي من أجل الحفاظ على بيئة عمل مناسبة.

تعد فترة التوجيه فرصة تسمح للموظفين الجدد ببدء العمل دون حيرة، لذا من الأفضل إعداد برنامج مسبقًا وتنفيذه بشكل مخطط.

2 شرح مهام العمل وبيئة العمل

لكي يتمكن الموظفون الجدد من الانخراط في العمل بسلاسة، من الضروري شرح محتوى العمل الذي سيتولونه وسير العمل بالتفصيل.

ولا يقتصر الأمر على تقديم ملخص عام للعمل فحسب، بل إن شرح أهداف العمل وخلفيته والنتائج المتوقعة منه يساعد على تعميق فهم الموظف الجديد للعمل.

يجب أن يفهم الموظف الجديد دوره بوضوح، وأن يتم إطلاعه على كيفية تنفيذ العمل.

عند شرح محتوى العمل، يجب أولاً عرض الصورة العامة للمهام التي سيتولى الموظف الجديد مسؤوليتها، حتى يفهم الدور الذي سيؤديه داخل الشركة.

وبناءً على ذلك، قم بشرح تفصيلي لسير العمل اليومي والأدوات المستخدمة وطريقة تقديم التقارير، وقدم الدعم له حتى يتمكن من تطبيق ذلك في العمل الفعلي.

كما يجب توضيح أولويات العمل ومواعيد التسليم ومعايير التقييم بوضوح، حتى يتمكنوا من إنجاز العمل بكفاءة.

احرص على تقديم التغذية الراجعة في الوقت المناسب، وخلق بيئة تسمح بإزالة أي شكوك لدى الموظف الجديد، حتى لا يضطر إلى المضي قدمًا في العمل وهو يحمل أسئلة في ذهنه.

كما أن شرح بيئة العمل أمر لا غنى عنه.

من خلال توضيح المعلومات المتعلقة بأسلوب العمل اليومي مسبقًا، مثل كيفية استخدام مرافق المكتب ومستلزماته، وكيفية استخدام غرفة الاجتماعات، وكيفية قضاء استراحة الغداء، يصبح من السهل على الموظف الجديد التكيف مع بيئة العمل.

كما يجب شرح قواعد التواصل داخل الشركة، وتوجيه الموظفين الجدد بشأن أهمية "الإبلاغ والتواصل والتشاور" (Hō-Ren-Sō) وطرق التواصل المناسبة، مما يساعد على بناء علاقات إنسانية سلسة داخل مكان العمل.

3 تقديم المرشد أو المسؤول

من أجل أن يتأقلم الموظف الجديد بسرعة مع مكان العمل ويؤدي مهامه بسلاسة، من المهم تهيئة بيئة يسهل فيها التشاور.

لذلك، من الفعال تحديد مرشد أو مسؤول يمكن للموظفين الجدد التحدث إليه بسهولة عندما يواجهون مشكلة.

والموجه هو موظف أقدم يدعم الموظف الجديد في توجيهه المهني وتكيّفه مع مكان العمل، ويقدم له النصائح ليس فقط حول كيفية أداء العمل، بل أيضًا حول قواعد الشركة والعلاقات الإنسانية.

وبوجود المرشد، يمكن للموظف الجديد حل أسئلته ومشاكله على الفور، ولن يضطر إلى القيام بمهامه وهو يشعر بالقلق.

كما يمكنهم تعلم العمل بكفاءة من خلال تلقي النصائح العملية المناسبة حول كيفية سير العمل وتحديد الأولويات.

يقوم المرشد بدعم الموظف الجديد في التكيف مع بيئة العمل من خلال التواصل معه بانتظام، وتوفير فرص لتناول الغداء أو إجراء مقابلات، وذلك لتسهيل اندماجه في الشركة.

كما أن المدير المباشر والمسؤول عن توجيه العمل يلعبان دوراً في دعم الموظفين الجدد.

من خلال تقديم الموظف الجديد والمسؤول عنه رسمياً في أول يوم من انضمامه للشركة، وتوضيح كيفية تقديم التوجيه العملي، يمكن إعداد نظام توجيه سلس.

من المهم أيضًا تنظيم اجتماعات ومقابلات دورية لتوفير منصة لتبديد الشكوك والمخاوف التي تراود الموظفين الجدد.

ما رأيكم؟

عند تعيين موظفين جدد، من الضروري تنفيذ العديد من الإجراءات بشكل سليم، بدءًا من الاستعدادات قبل الانضمام إلى الشركة، مرورًا بالإجراءات الداخلية، وصولًا إلى المتابعة بعد بدء العمل.

إن القيام بهذه الإجراءات بشكل سليم لا يقتصر على الوفاء بالالتزامات القانونية للشركة فحسب، بل يساعد أيضًا في تخفيف قلق الموظفين الجدد، مما يؤدي إلى تحسين معدل استبقاء الموظفين.

إن تهيئة بيئة عمل تبعث على الطمأنينة للموظفين يمثل فائدة كبيرة للشركة أيضًا.

لذا، يجب إجراء الإجراءات الخاصة بالانضمام إلى الشركة بدقة حتى يتأقلم الموظفون الجدد بسلاسة مع مكان العمل ويتمكنوا من إظهار قدراتهم بالكامل.