طريقة فعالة لحساب تكلفة شراء البضائع

ما المقصود بتكلفة الشراء؟

تشير تكلفة الشراء إلى إجمالي النفقات التي تتكبدها الشركة على المخزون خلال فترة محاسبية معينة، وتشمل جميع البنود المتعلقة بالشراء، مثل رسوم الشحن والمرتجعات والخصومات.

تتجلى أهمية تكلفة الشراء عادةً بشكل أساسي في الشركات التجارية التي تبيع المنتجات الجاهزة، حيث تقوم هذه الشركات بشراء المنتجات الجاهزة لإعادة بيعها. والسبب في أن تكلفة الشراء أكثر فائدة للتجار منها للمصنعين هو أن التجار أنفسهم لا ينتجون المخزون. بل على العكس، يشترون البضائع من الموردين ثم يبيعونها للمستهلكين.

فيما يلي بعض الأمثلة على الشركات التي تحتاج إلى حساب تكلفة الشراء:

● تجار التجزئة/متاجر البيع بالتجزئة

● البائعون عبر الإنترنت

● تجار الجملة

● الموزعون

● تجار الاستيراد والتصدير

يعكس هذا التقييم حجم المخزون الذي تم شراؤه خلال فترة معينة، وليس حجم المخزون الذي تم بيعه.

لماذا يُعد تقييم تكلفة السلع المشتراة أمرًا مهمًا؟

يمكن أن يساعد تقييم تكاليف الشراء الشركات على تحقيق الأهداف التالية:

● مراقبة أنشطة شراء المخزون عن كثب.

● إعداد البيانات المالية بدقة.

● حساب تكاليف المبيعات بدقة.

● التقييم المستمر لنفقات الموردين.

● تعزيز عملية إعداد الميزانية ومراقبة عمليات الشراء.

● فهم التغيرات التي تطرأ على المخزون بمرور الوقت.

أي خطأ في البيانات سيؤثر سلبًا على هامش الربح الإجمالي وتقييم المخزون والتقارير المالية بشكل عام.

تكلفة الشراء (الصيغة)

الصيغة القياسية هي:

تكلفة الشراء = إجمالي قيمة المشتريات + تكاليف الشحن - المرتجعات والخصومات - خصومات الشراء

يساعدك هذا الصيغة في حساب التكلفة الصافية للمخزون الذي تم شراؤه خلال الفترة المحاسبية.

دعونا نحلل كل جزء من الصيغة بالتفصيل.

إجمالي قيمة المشتريات

إجمالي قيمة المشتريات هو المبلغ الإجمالي الذي تم إنفاقه لشراء المخزون قبل التعديل. ويشمل تكلفة جميع البضائع المخصصة لإعادة البيع خلال فترة معينة.

رسوم الشحن

تشير رسوم الشحن إلى تكاليف النقل التي يتكبدها المشتري ويدفعها لنقل المخزون المشتراة إلى مكان العمل أو المستودع أو مركز التوزيع. لا يمكن خصم هذه التكاليف من تكلفة المخزون، لذا يجب إدراجها.

المرتجعات والخصومات

إذا أعاد المشتري المنتجات التي تم شراؤها إلى المورد، أو حصل على خصم في السعر بسبب عيب في المنتج أو تلفه أو أي مشكلة أخرى، فإن هذه المبالغ تقلل من إجمالي تكلفة الشراء، ويجب خصمها من تكلفة الشراء.

خصم الشراء

إذا قدم المورد خصمًا على الدفع المسبق أو أي نوع آخر من خصومات الشراء، فيجب أيضًا خصم هذا المبلغ من إجمالي تكلفة الشراء.

أمثلة أساسية على "تكلفة الشراء"

لنفترض أن البيانات المالية لشركة ما في أحد الأشهر هي كما يلي:

● إجمالي نفقات المشتريات: 50,000 دولار

● تكاليف الشحن: 2,000 دولار

● المبالغ المخصومة بسبب إرجاع البضائع أو الخصومات الناتجة عن عيوب أو خلل في البضائع: 3,000 دولار

● خصم الشراء المقدم من المورد: 1,000 دولار

باستخدام الصيغة التالية:

تكلفة الشراء = 50,000 دولار أمريكي + 2,000 دولار أمريكي - 3,000 دولار أمريكي - 1,000 دولار أمريكي

تكلفة الشراء = 48,000 دولار

وهذا يعني أن قيمة المخزون الصافي الذي اشترته الشركة في ذلك الشهر تبلغ 48,000 دولار.

ما الفرق بين تكلفة الشراء وتكلفة البيع؟

هذا هو أحد أهم الفروق في مجال المحاسبة.

تكلفة المشتريات

وهو المبلغ الإجمالي الذي تم إنفاقه لشراء البضائع المخزونة خلال فترة معينة.

تكلفة المبيعات

يشير هذا إلى تكلفة البضائع المخزنة التي تم بيعها فعليًا للعملاء خلال نفس الفترة.

صيغة حساب تكلفة المبيعات هي:

تكلفة المبيعات = المخزون في بداية الفترة + تكلفة الشراء - المخزون في نهاية الفترة

وبالتالي، فإن تكلفة المشتريات عادةً ما تكون إحدى خطوات حساب تكلفة المبيعات.

مثال كامل لتقييم تكلفة المبيعات

لنفترض أن إحدى الشركات لديها:

● المخزون في بداية الفترة (المخزون في بداية الفترة): 20,000 دولار

● إجمالي تكلفة المشتريات: 60,000 دولار

● تكاليف الشحن: 4,000 دولار

● خصم المرتجعات/المنتجات المعيبة: 2,000 دولار

● خصم المورد: 1,000 دولار

● المخزون في نهاية الفترة (المخزون النهائي): 25,000 دولار

الخطوة 1: تقييم تكلفة الشراء

نفقات الشراء = 60,000 دولار + 4,000 دولار - 2,000 دولار - 1,000 دولار

تكلفة الشراء الفعلية = 61,000 دولار

الخطوة 2: تقييم تكلفة المبيعات

مصروفات المبيعات = 20,000 دولار + 61,000 دولار - 25,000 دولار

تكلفة المبيعات الفعلية = 56,000 دولار

في هذا المثال، اشترت الشركة مخزونًا بقيمة 61,000 دولار خلال هذه الفترة، ولكن في النهاية لم يُدرج سوى 56,000 دولار في تكلفة المبيعات.

الصيغة المستخدمة في نظام الجرد الدوري

يُستخدم صيغة تكلفة المشتريات بشكل أساسي في نظام الجرد الدوري. في ظل هذا النظام، تقوم الشركة بتحديث سجلات المخزون في نهاية السنة المالية، بدلاً من تحديثها بعد كل عملية بيع أو شراء.

في نظام الجرد الدوري، يتم تسجيل أنشطة الشراء في حساب شراء منفصل، وتحتاج الشركة إلى حساب:

● صافي المشتريات.

● تكلفة الشراء الفعلية.

● التكلفة الفعلية للبضائع الجاهزة للبيع.

● التكلفة الفعلية للمبيعات.

وبالتالي، فإن تكلفة المشتريات هي جزء مهم من المحاسبة في نهاية الفترة.

الصيغ المستخدمة في نظام الجرد الدائم

في نظام الجرد المستمر، يتم تحديث سجلات المخزون باستمرار. يتم تسجيل كل عملية شراء مباشرة في دفتر المخزون، وتؤدي كل عملية بيع إلى خفض المخزون، مع تسجيل تكلفة البيع في الوقت الفعلي.

حتى في نظام الجرد المستمر، قد تحتاج الشركة إلى تقييم تكلفة شراء البضائع خلال فترة زمنية معينة لضمان دقة المحاسبة وإعداد التقارير والتحليل. ومع ذلك، عادةً ما تكون تكلفة الشراء أكثر أهمية في نظام الجرد الدوري.

البنود المشمولة في تكلفة البضائع المشتراة

من أجل تقييم هذه البيانات بشكل صحيح، يتعين على الشركات أن تحسب فقط التكاليف المرتبطة مباشرة بالمخزون الذي تم شراؤه بغرض إعادة بيعه.

وتشمل هذه البنود عادةً ما يلي:

● المخزون الذي تم شراؤه بغرض إعادة البيع.

● الرسوم الجمركية الناشئة عن شحن المخزون.

● الضرائب غير القابلة للاسترداد على البضائع المشتراة.

● رسوم الشحن وتكاليف التوزيع إلى الوجهة النهائية.

● جميع التكاليف المرتبطة مباشرة بتسليم المخزون إلى المستهلك النهائي.

تندرج جميع هذه التكاليف ضمن المصاريف المتكبدة عند شراء المخزون، ويجب إدراجها في تكلفة المخزون عند الضرورة.

البنود غير المدرجة في تكلفة البضائع

بعض التكاليف لا يلزم إدراجها في تكلفة الشراء، لأنها تندرج ضمن المصاريف التشغيلية وليست جزءًا من تكلفة شراء المخزون.

على سبيل المثال:

● التكاليف المتكبدة أثناء عملية البيع.

● تكاليف الإعلان.

● إيجار المكاتب.

● رواتب الموظفين.

● تكاليف التخزين بعد استلام البضائع (ما لم تكن مخصصة للإنتاج أو الشراء).

● رسوم الشحن الإضافية المدفوعة لعملاء معينين.

● نفقات السفر التجاري اليومي.

إن إدراج النفقات غير المحسوبة في تكاليف الشراء المباشرة ضمن تكاليف المخزون يؤدي إلى تضخيم تكاليف المخزون وتشويه السجلات المالية.

كيفية حساب تكلفة الشراء خطوة بخطوة

فيما يلي إجراءات بسيطة خطوة بخطوة.

الخطوة 1: تحديد إجمالي مشتريات المخزون

اجمع التكاليف الناتجة عن جميع مشتريات المخزون خلال الفترة المحاسبية. للحصول على أرقام أكثر دقة، استخدم فواتير الموردين وسجلات الشراء وتقارير المخزون.

الخطوة 2: إضافة تكاليف الشحن وتكاليف الشراء المباشرة

اجمع التكاليف المتعلقة بالنقل التي نتجت عن شحن البضائع إلى الوجهة النهائية أو السوق المستهدفة.

الخطوة 3: خصم المرتجعات والخصومات

اطرح من إجمالي قيمة المشتريات قيمة البضائع التي تم إرجاعها إلى المورد بسبب العيوب أو النقص، بالإضافة إلى الخصومات التي قدمها المورد بسبب العيوب أو النقص.

الخطوة 4: خصم خصومات الشراء

إذا منحك المورد أي خصومات بسبب الشراء بالجملة، فاطرح هذه الخصومات من إجمالي قيمة الشراء.

الخطوة 5: تحديد المبلغ الصافي النهائي

طرح إجمالي المبلغ الناتج عن إرجاع المنتجات والخصومات من تكلفة الشراء المباشرة، والنتيجة هي تكلفة شراء البضائع لتلك الفترة.

أمثلة عملية لشركات التجارة الإلكترونية

تستورد إحدى الشركات التي تعمل في مجال البيع عبر الإنترنت مستلزمات منزلية من موردين في الخارج. خلال أحد الأرباع، سجلت الشركة النفقات التالية:

● شراء البضائع: 80,000 دولار

● الشحن البحري والنقل الداخلي: 6,500 دولار

● رسوم الاستيراد: 2,000 دولار

● إرجاع البضائع المعيبة/التي بها عيوب: 4,000 دولار

● خصومات الموردين: 1,500 دولار

الحساب:

تكلفة الشراء = 80,000 دولار + 6,500 دولار + 2,000 دولار - 4,000 دولار - 1,500 دولار

تكلفة الشراء = 83,000 دولار

وهذا يعني أن الكيان التجاري قد اشترى مخزونًا بقيمة 83,000 دولار أمريكي خلال هذا الربع.

الأخطاء الشائعة عند حساب تكلفة الشراء

غالبًا ما ترتكب الشركات أخطاء يمكن تجنبها عند حساب هذا الرقم.

الخلط بين تكلفة الشراء وتكلفة المبيعات

يعتقد بعض أصحاب الشركات في كثير من الأحيان أن جميع البضائع التي تم شراؤها في الشهر الحالي سيتم بيعها في الشهر نفسه. لكن هذا ليس هو الحال دائمًا. فالمنتجات المشتراة التي لم يتم بيعها لا تزال تعتبر أصولًا وليست مصروفات.

تجاهل تكاليف الشحن

يجب اعتبار رسوم الشحن إلى المستودع جزءًا من تكلفة شراء المخزون. على الرغم من أن معظم الشركات غالبًا ما تتجاهل رسوم الشحن، إلا أن تجاهلها يؤدي إلى التقليل من تقدير تكلفة الشراء الفعلية.

نسيان المرتجعات والخصومات

قد يؤدي عدم خصم الخصومات أو المبالغ المستردة عن المنتجات المعيبة إلى ارتفاع تكلفة الشراء عن مستواها الطبيعي. وهذا خطأ شائع ترتكبه معظم الشركات.

إدراج المصاريف التشغيلية

هناك خطأ شائع آخر يتمثل في إدراج النفقات التشغيلية الأخرى غير المتعلقة بشراء البضائع في حساب التكلفة. يجب إدراج تكاليف الشراء المتعلقة بالمخزون فقط في حساب التكلفة. لا ينبغي إدراج النفقات التشغيلية العامة عند حساب تكلفة الشراء.

سوء حفظ السجلات

تفتقر بعض الشركات إلى الدقة في مسك الدفاتر، مما يؤدي إلى صعوبة في حساب تكاليف الشراء بدقة. يجب حفظ فواتير الأسعار ووثائق الشحن والوثائق الضريبية وإشعارات الائتمان من الموردين بشكل سليم للمساعدة في حساب تكاليف الشراء بدقة.

انعكاس تكلفة الشراء في التقارير المالية

بالنسبة لمعظم الشركات التي تعتمد نظام الجرد الدوري، تساعد تكاليف الشراء في حساب تكلفة البضائع المتاحة للبيع، كما تساعد في حساب تكلفة المبيعات.

وعادة ما يكون ترتيب الحساب كما يلي:

1. المخزون في بداية الفترة.

2. مضافًا إليه: صافي قيمة المشتريات أو تكلفة المشتريات.

3. يساوي: تكلفة البضائع الجاهزة للبيع.

4. ناقصًا: المخزون في نهاية الفترة.

5. يساوي: تكلفة المبيعات.

وهذا يدل على أن تكلفة المشتريات لا تُدرج دائمًا كبند نهائي في بيان الدخل، ولكنها تُعد مؤشرًا رئيسيًا في المحاسبة الداخلية والبيانات المالية.

نصائح لتحسين الدقة

من أجل إجراء حسابات دقيقة بشكل صحيح ومتسق، يجب على الشركات:

● التمييز دائمًا بين تكاليف شراء المخزون وتكاليف التشغيل.

● تتبع تكاليف الشحن الواردة بوضوح دائمًا.

● تسجيل إشعارات الائتمان الصادرة عن الموردين في الوقت المناسب وبشكل دقيق.

● ضمان أن تكون سجلات الشراء وتغيرات المخزون متسقة ومترابطة ودقيقة دائمًا.

● تقييم اتفاقيات الخصم والدفع باستمرار وبعناية.

● عند إجراء عمليات الشراء الدولية، يجب الحرص على الاحتفاظ بسجلات الجمارك وتكاليف الاستيراد بشكل سليم، من أجل إجراء التسجيلات المالية الصحيحة.

● استخدام برامج المحاسبة أو أنظمة معالجة بيانات تدفقات المخزون قدر الإمكان.

يساعد الحساب الدقيق على تقييم هامش الربح الإجمالي بشكل أفضل، وتعزيز الرقابة المالية.

الخلاصة

من الأهمية بمكان إتقان طرق حساب تكاليف الشراء. إن الفهم العميق لأنشطة المخزون والحفاظ على سجلات محاسبية دقيقة سيساعدك على التحكم في بيانات عملك، ويوجهك لاتخاذ قرارات شراء أكثر حكمة وفعالية. ورغم أن الصيغة بسيطة وسهلة الفهم، إلا أن كل تفصيل فيها له أهمية بالغة.يجب على الشركات حساب التكاليف المتعلقة بالمشتريات فقط، وخصم المرتجعات والخصومات والتخفيضات، للحصول على الرقم الصحيح.

الصيغة الأساسية هي:

تكلفة الشراء = إجمالي قيمة المشتريات + رسوم الشحن - المرتجعات والخصومات - الخصومات

بعد حساب هذا الرقم، يمكن استخدامه لتحديد تكلفة المبيعات، كما يساعد في إدارة المخزون والشؤون المالية بشكل أفضل.

بالنسبة لتجار التجزئة وتجار الجملة والمستوردين وبائعي التجارة الإلكترونية، يعد إتقان طريقة الحساب هذه عنصرًا أساسيًا لتشغيل الأعمال بشكل سليم.

الأسئلة الشائعة

ما هي صيغة حساب تكلفة الشراء؟

الصيغة هي:

تكلفة الشراء = إجمالي المشتريات + رسوم الشحن - المرتجعات والخصومات - الخصومات

هل تتطابق تكلفة الشراء عادةً مع تكلفة المبيعات؟

لا. تكلفة الشراء هي إجمالي المخزون الذي تم شراؤه خلال فترة معينة، مطروحًا منه جميع المرتجعات والخصومات المتعلقة بالشراء. أما تكلفة المبيعات فهي إجمالي المخزون الذي تم شراؤه خلال فترة معينة مطروحًا منه تكلفة المخزون الذي تم بيعه فعليًا.

هل يمكنني تضمين رسوم الشحن عند حساب تكلفة الشراء؟

نعم، عادةً ما يتم تضمين رسوم الشحن أو تكاليف النقل إلى الموقع النهائي للمخزون.

هل يتم تضمين خصومات الموردين في تكلفة الشراء؟

يتم خصم خصومات الموردين من تكلفة الشراء.

ما هي الشركات التي تستخدم طريقة حساب تكلفة الشراء؟

تستخدمه شركات البيع بالتجزئة والبيع بالجملة والتوزيع والشركات التجارية وشركات التجارة الإلكترونية. وعادةً ما تُستخدم هذه الطريقة لتقييم تكلفة شراء المخزون خلال الفترة المحاسبية.