¿Qué se entiende por «coste de adquisición»?
El coste de adquisición se refiere al gasto total en que incurre una empresa en concepto de existencias durante un ejercicio contable, incluyendo todos los conceptos relacionados con la adquisición, como los gastos de transporte, las devoluciones, los descuentos y las rebajas.
La importancia del coste de adquisición suele manifestarse principalmente en las empresas que comercializan productos terminados, ya que estas adquieren dichos productos para su reventa. Se dice que el coste de adquisición es más útil para los comerciantes que para los fabricantes porque los comerciantes no producen ellos mismos el stock. Por el contrario, adquieren los productos a los proveedores y luego los venden a los consumidores.
A continuación se presentan algunos ejemplos de empresas que necesitan calcular el coste de adquisición:
● Minoristas/tiendas minoristas
● Vendedores en línea
● Mayoristas
● Distribuidores
● Comerciantes de importación y exportación
Esta evaluación refleja el volumen de existencias adquiridas durante un periodo determinado, y no el volumen de existencias vendidas.
¿Por qué es importante calcular el coste de los productos que se adquieren?
La evaluación de los costes de adquisición puede ayudar a las empresas a alcanzar los siguientes objetivos:
● Supervisar de cerca las actividades de adquisición de existencias.
● Elaborar con precisión los estados financieros.
● Calcular con precisión el coste de las ventas.
● Evaluar de forma continua los gastos de los proveedores.
● Reforzar la elaboración de presupuestos y el control de los procesos de compra.
● Comprender la evolución de las existencias a lo largo del tiempo.
Cualquier error en los datos puede tener un impacto negativo en el margen bruto, la valoración de existencias y la información financiera general.
Coste de adquisición (fórmula)
La fórmula estándar es:
Coste de compra = Importe total de compra + Gastos de envío - Devoluciones y descuentos - Descuentos por compra
Esta fórmula le ayudará a calcular el coste neto de las existencias adquiridas durante el periodo contable.
Analicemos en detalle cada parte de la fórmula.
Importe total de compras
El importe total de compras es la cantidad total destinada a la compra de existencias antes de los ajustes. Incluye el coste de todos los artículos destinados a la reventa durante un periodo determinado.
Gastos de transporte
Los gastos de transporte son los gastos de envío en los que incurre y que paga el comprador para transportar el stock adquirido hasta el local comercial, el almacén o el centro de distribución. Estos gastos no se pueden deducir del coste del stock, por lo que deben incluirse.
Devoluciones y descuentos
Si el comprador devuelve al proveedor los productos adquiridos, u obtiene un descuento en el precio debido a defectos, daños u otros problemas en los productos, estos importes reducirán el coste total de las compras y deberán deducirse del coste de las compras.
Descuentos por compra
Si el proveedor ofrece un descuento por pago anticipado o cualquier otro tipo de descuento por compra, dicho importe también debe deducirse del coste total de la compra.
Ejemplo básico de «coste de adquisición»
Supongamos que los datos financieros de una empresa para un mes determinado son los siguientes:
● Gasto total en compras: 50 000 dólares
● Gastos de transporte: 2.000 dólares
● Devoluciones/descuentos por defectos o vicios de los productos: 3.000 dólares
● Descuento de compra ofrecido por el proveedor: 1.000 dólares
Utilizando la siguiente fórmula:
Coste de compra = 50 000 USD + 2000 USD - 3000 USD - 1000 USD
Coste de compra = 48 000 dólares
Esto significa que el valor neto de las existencias adquiridas por la empresa durante ese mes es de 48 000 dólares.
¿En qué se diferencian el coste de adquisición y el coste de venta?
Esta es una de las diferencias más importantes en contabilidad.
Coste de las compras
Se refiere al importe total destinado a la adquisición de existencias durante un periodo determinado.
Coste de ventas
Se refiere al coste de las existencias que se han vendido realmente a los clientes durante ese mismo periodo.
La fórmula para calcular el coste de ventas es:
Coste de ventas = Existencias iniciales + Coste de las compras - Existencias finales
Por lo tanto, el coste de las compras suele ser uno de los pasos para calcular el coste de ventas.
Ejemplo completo de evaluación del coste de ventas
Supongamos que una empresa tiene:
● Existencias iniciales: 20 000 dólares
● Coste total de compras: 60 000 dólares
● Gastos de transporte: 4.000 dólares
● Descuento por devoluciones/productos defectuosos: 2.000 dólares
● Descuento de proveedores: 1.000 dólares
● Existencias finales (inventario final): 25 000 dólares
Paso 1: Calcular el coste de compra
Gastos de compra = 60 000 $ + 4 000 $ - 2 000 $ - 1 000 $
Coste real de compra = 61 000 dólares
Paso 2: Calcular el coste de ventas
Gastos de ventas = 20 000 USD + 61 000 USD - 25 000 USD
Coste real de ventas = 56 000 USD
En este ejemplo, la empresa adquirió existencias por valor de 61 000 dólares durante este periodo, pero finalmente solo se contabilizaron 56 000 dólares en el coste de ventas.
Fórmulas del sistema de inventario periódico
La fórmula del coste de adquisición se utiliza principalmente en el sistema de inventario periódico. En este sistema, la empresa actualiza los registros de inventario al final del ejercicio contable, en lugar de hacerlo tras cada venta o compra.
En el sistema de inventario periódico, las actividades de compra se registran en una cuenta de compras independiente, y la empresa debe calcular:
● El importe neto de las compras.
● El coste real de las compras.
● El coste real de los productos disponibles para la venta.
● El coste real de las ventas.
Por lo tanto, el coste de las compras es una parte importante de la contabilidad al cierre del ejercicio.
Fórmulas del sistema de inventario permanente
En el sistema de inventario permanente, los registros de existencias se actualizan continuamente. Cada compra se registra directamente en el libro mayor de existencias, cada venta reduce las existencias y el coste de las ventas se contabiliza en tiempo real.
Incluso bajo el sistema de inventario permanente, es posible que la empresa necesite evaluar el coste de adquisición de los productos durante un periodo determinado para garantizar la precisión de la contabilidad, la presentación de informes y el análisis. Sin embargo, en el sistema de inventario periódico, el coste de adquisición suele ser más importante.
Partidas incluidas en el coste de los productos adquiridos
Para evaluar correctamente estos datos, las empresas solo deben contabilizar los costes directamente relacionados con las existencias adquiridas para su reventa.
Estos elementos suelen incluir:
● Las existencias adquiridas para su reventa.
● Los aranceles de importación derivados del transporte de las existencias.
● Impuestos no reembolsables sobre las mercancías adquiridas.
● Gastos de transporte y gastos de distribución hasta el destino final.
● Todos los costes directamente relacionados con la entrega del stock al consumidor final.
Todos estos costes forman parte de los gastos incurridos en la adquisición de existencias y, cuando sea necesario, deben incluirse en el coste de las existencias.
Partidas no incluidas en el coste de los productos
Algunos gastos no deben incluirse en el coste de adquisición, ya que se consideran gastos de explotación y no forman parte del coste de adquisición de existencias.
Por ejemplo:
● Gastos generados durante el proceso de venta.
● Gastos de publicidad.
● Alquiler de las oficinas.
● Salarios de los empleados.
● Gastos de almacenamiento tras la recepción de la mercancía (salvo que se utilicen para la producción o la adquisición).
● Gastos de envío adicionales a clientes individuales.
● Gastos de viajes de negocios habituales.
Incluir en el coste de las existencias gastos que no se han contabilizado como costes directos de adquisición inflará artificialmente dicho coste y distorsionará los registros financieros.
Cómo calcular paso a paso los costes de adquisición
A continuación se presenta un sencillo proceso paso a paso.
Paso 1: Determinar el total de compras de existencias
Sume los costes generados por todas las compras de existencias realizadas durante el periodo contable. Para obtener una cifra más precisa, utilice las facturas de los proveedores, los registros de compras y los informes de existencias.
Paso 2: Sume los gastos de transporte y los costes directos de compra
Sume los gastos relacionados con el transporte generados por el envío de la mercancía a su destino final o mercado de destino.
Paso 3: Reste las devoluciones y los descuentos
Deduce del importe total de las compras el valor de las mercancías devueltas al proveedor por defectos o faltas, así como los descuentos concedidos por el proveedor debido a defectos o faltas.
Paso 4: Reste los descuentos por compra
Si el proveedor le ha concedido algún descuento por compra al por mayor, deduzca dichos descuentos del importe total de la compra.
Paso 5: Confirmar el importe neto final
El coste de las compras directas menos el importe total derivado de las devoluciones de productos y los descuentos da como resultado el coste de las compras de mercancías para ese periodo.
Casos prácticos de empresas de comercio electrónico
Una tienda online importa artículos para el hogar de proveedores extranjeros. Durante un trimestre, la empresa registró los siguientes gastos:
● Compra de mercancías: 80 000 dólares
● Transporte marítimo y terrestre: 6.500 dólares
● Aranceles de importación: 2.000 dólares
● Devoluciones por defectos: 4.000 dólares
● Descuentos de proveedores: 1.500 dólares
Cálculo:
Coste de adquisición = 80 000 $ + 6500 $ + 2000 $ - 4000 $ - 1500 $
Coste de adquisición = 83 000 dólares
Esto significa que la entidad comercial adquirió existencias por valor de 83 000 dólares durante ese trimestre.
Errores comunes al calcular el coste de adquisición
Las empresas suelen cometer algunos errores evitables al calcular esta cifra.
Confundir el coste de adquisición con el coste de venta
Algunos empresarios suelen pensar que todos los productos adquiridos durante el mes se venderán en el mismo mes. No siempre es así. Los productos adquiridos que no se han vendido siguen siendo activos, no gastos.
Ignorar los gastos de envío
Los gastos de transporte de entrada deben considerarse parte del coste de adquisición de las existencias. Aunque la mayoría de las empresas suelen ignorar los gastos de transporte, hacerlo supone subestimar el coste real de compra.
Olvidar las devoluciones y los descuentos
No deducir los descuentos y los reembolsos por productos defectuosos puede dar lugar a que los costes de adquisición sean más elevados de lo normal. Este es un error que cometen con frecuencia la mayoría de las empresas.
Incluir gastos operativos
Otro error habitual es incluir en el cálculo de los costes otros gastos operativos que no están relacionados con la adquisición de mercancías. Solo deben incluirse en el cálculo de los costes los gastos de adquisición relacionados con el inventario. Al calcular los costes de adquisición, no deben incluirse los gastos generales de la empresa.
Mala gestión de los registros
Algunas empresas no son lo suficientemente rigurosas en la contabilidad, lo que dificulta el cálculo preciso de los costes de adquisición. Las facturas, los albaranes de transporte, los documentos fiscales y las notas de crédito de los proveedores deben conservarse adecuadamente para facilitar el cálculo preciso de los costes de adquisición.
Reflejo de los costes de adquisición en los informes financieros
Para la mayoría de las empresas que utilizan el sistema de inventario periódico, los costes de adquisición ayudan a calcular el coste de las mercancías disponibles para la venta, así como el coste de ventas.
El orden de cálculo suele ser el siguiente:
1. Existencias iniciales.
2. Más: el importe neto de las compras o el coste de las compras.
3. El resultado es: el coste de las mercancías disponibles para la venta.
4. Menos: existencias finales.
5. Equivale a: el coste de las ventas.
Esto demuestra que el coste de las compras no siempre figura como partida final en la cuenta de resultados, pero es un indicador clave en la contabilidad interna y en los estados financieros.
Consejos para mejorar la precisión
Para poder realizar cálculos precisos de forma correcta y coherente, las empresas deben:
● Distinguir siempre entre los gastos de adquisición de existencias y los gastos operativos.
● Realizar siempre un seguimiento claro de los gastos de transporte de entrada.
● Registrar de forma oportuna y precisa las notas de abono de los proveedores.
● Asegurarse de que los registros de compras y los movimientos de existencias sean siempre coherentes, consistentes y precisos.
● Evaluar de forma continua y rigurosa los descuentos y los acuerdos de pago.
● Al realizar compras internacionales, asegúrese de conservar adecuadamente los registros de aduanas y costes de importación para poder llevar una contabilidad financiera correcta.
● Utilice, en la medida de lo posible, software de contabilidad o sistemas de procesamiento de datos de entradas y salidas de inventario.
Un cálculo preciso ayuda a evaluar mejor el margen bruto y refuerza el control financiero.
Conclusión
Es fundamental dominar el método de cálculo de los costes de adquisición. Conocer a fondo las actividades de gestión de existencias y mantener registros contables precisos le ayudará a controlar los datos de su negocio y le orientará para tomar decisiones de compra más acertadas y eficientes. Aunque la fórmula es sencilla y fácil de entender, cada detalle es crucial.Las empresas deben calcular únicamente los costes relacionados con las compras y deducir las devoluciones, los descuentos y las rebajas para obtener la cifra correcta.
La fórmula básica es:
Coste de adquisición = Importe total de compras + Gastos de envío - Devoluciones y abatimientos de compras - Descuentos de compras
Una vez calculada esta cifra, se puede utilizar para determinar el coste de las ventas y contribuye a una mejor gestión del inventario y de las finanzas.
Para minoristas, mayoristas, importadores y vendedores de comercio electrónico, dominar este método de cálculo es un elemento fundamental para el buen funcionamiento del negocio.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la fórmula para calcular el coste de adquisición?
La fórmula es:
Coste de compra = Importe total de la compra + Gastos de envío - Devoluciones y descuentos - Rebajas
¿El coste de compra suele ser igual al coste de venta?
No. El coste de compra se refiere al total de existencias adquiridas durante un periodo determinado, una vez deducidas todas las devoluciones y descuentos relacionados con la compra. El coste de ventas se refiere al total de existencias adquiridas durante un periodo determinado, menos el coste de las existencias realmente vendidas.
¿Puedo incluir los gastos de envío al calcular el coste de compra?
Sí, normalmente se incluyen los gastos de transporte o los gastos de envío para llevar el stock hasta su destino final.
¿Se incluyen los descuentos de los proveedores en el coste de adquisición?
Los descuentos de los proveedores se deducen del coste de adquisición.
¿Qué empresas utilizan el método de cálculo del coste de adquisición?
Minoristas, mayoristas, distribuidores, empresas comerciales y empresas de comercio electrónico. Se suele utilizar para evaluar el coste de adquisición de las existencias durante un periodo contable.
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