Introducción
Una de las causas más frecuentes de los problemas relacionados con las importaciones es la falta de documentación.
Sin embargo, en la práctica no es raro que estas deficiencias en la documentación se subestimen.
・Errores al introducir cifras
・Diferencias en la redacción
・Omisiones en detalles
Se tiende a pensar que estas deficiencias «se pueden corregir más adelante» o que «no hay problema porque el contenido es correcto».
Sin embargo, para la aduana, la documentación es el criterio para evaluar la importación en sí.
Si no se puede tomar una decisión basándose en la documentación, la aduana no tendrá más remedio que retener la mercancía para verificarla.
En este artículo explicaremos por qué las deficiencias en la documentación pueden dar lugar a graves problemas en la importación, no basándonos en experiencias personales ni en impresiones subjetivas, sino partiendo de la propia estructura del despacho de aduanas.
¿Qué son los documentos para la aduana?
La aduana no comprueba minuciosamente desde el principio, físicamente, la mercancía que se importa.
Lo primero que comprueban son los documentos presentados.
En concreto:
・Factura
・Lista de embalaje (P/L)
・Documentación relativa al contenido del contrato y a las condiciones de la transacción
Basándose en estos documentos, la aduana evalúa la mercancía.
Para la aduana, la documentación es la única base que explica «qué» es la mercancía, «a qué precio» y «de qué tipo de transacción se trata».
En otras palabras, la aduana solo puede comprender el contenido de la mercancía a través de la documentación.
Por ello, si el contenido de la documentación es ambiguo, la aduana no podrá evaluar correctamente la mercancía.
Lo que no se puede evaluar, se detiene para verificarlo.
Esto no es una medida de rigor, sino una respuesta totalmente natural dentro de la estructura operativa de la aduana.
Casos típicos más frecuentes de documentación incompleta
Aunque se hable de «documentación incompleta», en realidad los casos más habituales suelen ser siempre los mismos.
・El contenido de la factura y de la lista de embalaje (P/L) no coinciden
・El nombre del producto es demasiado abstracto y no permite identificar su naturaleza real
・Los cálculos de la cantidad, el precio unitario y el importe total no cuadran
・Términos ambiguos como «juego», «artículo promocional» o «muestra»
Lo que tienen en común todos estos casos es que impiden que la aduana pueda determinar con exactitud el contenido de la mercancía.
La aduana determina la tributación, la clasificación y la aplicación de la normativa legal basándose en la información que figura en la documentación.
Si falta la información necesaria para tomar esa decisión, se verán obligados a realizar comprobaciones.
Los documentos que suelen plantear más problemas son aquellos que, aunque parecen estar en regla, presentan una descripción insuficiente.
Que la documentación cumpla con los requisitos formales y que permita tomar una decisión son dos cuestiones totalmente distintas.
¿Por qué no se pueden utilizar tal cual los «documentos elaborados por la parte china»?
Uno de los problemas más frecuentes en las importaciones es el caso en el que se utilizan tal cual los documentos elaborados por la parte exportadora.
La presentación de los documentos es correcta. No es raro que, a primera vista, no parezcan presentar ningún problema.
Sin embargo, lo que la aduana japonesa examina no es la «forma» de los documentos.
・¿Se ajusta la descripción a la normativa japonesa?
・¿El contenido permite determinar la tributación y la clasificación según los códigos HS?
Estos son los criterios de evaluación de la aduana.
Los documentos de la parte china se elaboran con el único objetivo de cumplir con «lo mínimo necesario para la exportación».
Por ello, es fácil que surjan discrepancias con respecto al nivel de explicación que exige la aduana japonesa, como «¿por qué ese producto?» o «¿por qué ese precio?».
Mientras exista esta discrepancia, la aduana no podrá tomar una decisión.
Las mercancías sobre las que no se puede tomar una decisión no tienen más remedio que ser retenidas para su verificación.
El resultado de ello es la retención en la aduana.
Lo que busca la aduana no es la «corrección», sino la «justificación»
Hay un punto que muchos importadores interpretan erróneamente.
Se trata de la idea de que «si el contenido es correcto, no hay ningún problema».
Lo que la aduana valora, más allá de si la información es correcta o no, es si se puede justificar.
・¿Por qué se ha elegido este nombre para el producto?
・¿Por qué esta cantidad?
・¿Por qué este precio?
Si no se pueden explicar estos aspectos de forma coherente en la documentación, la aduana no podrá tomar una decisión.
La aduana no deduce los hechos a partir de la documentación, sino que toma sus decisiones basándose únicamente en lo que figura en los documentos.
Por lo tanto, por muy correcta que sea la realidad, no servirá de nada si la explicación no es válida.
Los documentos que no puedan explicarse se tratarán, en ese momento, como «mercancías que requieren verificación».
Problemas concretos derivados de la falta de documentación
Cuando se producen irregularidades en la documentación, las consecuencias no se limitan a un único problema.
Se producen múltiples problemas de forma encadenada.
・Retrasos en el despacho de aduanas
・Solicitud de presentación de documentación adicional
・Modificación del contenido de la declaración
・Generación de gastos de almacenamiento y de inspección
Estos problemas no se resuelven simplemente con comprobar el contenido de la documentación.
Si la explicación que figura en la documentación es insuficiente, la aduana considerará que «puede haber discrepancias en el propio contenido de la declaración».
Como consecuencia, puede que se revise incluso la idoneidad del valor imponible o del código HS.
En otras palabras, las deficiencias en la documentación no son un problema que se limite a un simple error aislado.
Una vez que surge una duda, toda la transacción pasa a ser objeto de verificación.
Por qué no basta con un «pequeño ajuste»
«Si corrijo las cifras, se acabará»; «si lo vuelvo a redactar, lo aprobarán»: es natural pensar así.
Sin embargo, en la práctica, en el momento en que se introduce una corrección en la documentación, el nivel de control de la aduana se eleva un peldaño.
Y es que el mero hecho de que haya sido necesaria una corrección implica que «había discrepancias en la declaración inicial».
Si se detecta una discrepancia en un punto, se comprueba si existen discrepancias similares en otros apartados.
Como resultado, toda la declaración —cantidades, precios, descripción de la mercancía, condiciones de la transacción, etc.— pasa a ser objeto de revisión.
De este modo, una irregularidad que en un principio parecía insignificante acaba convirtiéndose en un grave problema de despacho de aduanas.
Lo que realmente hay que hacer para evitar que falten documentos
Para evitar que los documentos presenten deficiencias, lo importante no son los conocimientos especializados ni los trucos complicados.
Lo que hay que hacer es volver a leer los documentos poniéndose en el lugar de la aduana.
En concreto, basta con comprobar los tres puntos siguientes antes de la importación para evitar muchos problemas:
・¿Coinciden los documentos con el estado real de la mercancía?
・¿Puede un tercero comprender el contenido al leerlo?
・¿La explicación tiene sentido desde el punto de vista de la aduana?
Si se cumplen estos tres requisitos, la aduana podrá tomar una decisión basándose únicamente en la documentación.
Por el contrario, si falta alguno de ellos, la mercancía deberá someterse a una comprobación.
La medida para evitar irregularidades en la documentación no consiste en redactar los documentos de forma impecable, sino en crear las condiciones necesarias para que se pueda tomar una decisión.
La verdadera causa de los problemas con la documentación que «surgen a pesar de haberlo encargado»
«No hay problema, ya me encargo yo de los trámites». Cuanto más se piensa así, más tarde se detectan las irregularidades en la documentación.
La razón es sencilla.
No es la misma persona la que elabora la documentación y la que asume la responsabilidad de su contenido.
Las empresas de gestión o los exportadores se limitan a elaborar la documentación.
Sin embargo, quien siempre debe dar explicaciones sobre ese contenido en última instancia es el importador.
La aduana no se fija en «quién los ha elaborado», sino en «quién los ha importado».
Por eso, cuanto mayor es la sensación de que se está delegando la responsabilidad, más se deja de lado la comprobación del contenido.
Como resultado, cuando surgen problemas, es muy probable que el despacho de aduanas ya se haya paralizado.
Las irregularidades en la documentación son el punto de partida de los problemas con las importaciones.
La falta de documentación en sí misma no es la causa fundamental de los problemas de importación.
El verdadero problema radica en que las deficiencias en la documentación ponen de manifiesto que no se comprende la estructura de la importación.
El precio, el contenido de la mercancía y las condiciones de la transacción.
Si estos aspectos no están bien organizados, esa ambigüedad se reflejará inevitablemente en la documentación.
La documentación es un espejo que refleja la situación de la importación.
Una importación cuya estructura no esté bien organizada, por mucho que se le dé una apariencia impecable, se atascará inevitablemente en algún punto.
Una forma realista de pensar para evitar problemas con la documentación
Para evitar problemas con la documentación, lo importante no es elaborar documentos perfectos.
Lo importante es tener claras las premisas en las que se basa la decisión antes de redactar el documento.
・Poder explicar por qué se ha elegido ese contenido
・Que el documento se corresponda con la realidad del producto
・Se cumplan los requisitos para determinar la tributación y la clasificación
Si se cumplen estas condiciones, la documentación se aprobará sin problemas.
Por el contrario, si solo se preparan los documentos sin aclarar los supuestos, el proceso se atascará inevitablemente en algún punto.
Evitar problemas con la documentación no consiste en redactarla correctamente, sino en organizar la forma de enfocar la importación.
Resumen
Los problemas de importación debidos a deficiencias en la documentación no se deben simplemente a errores de cumplimentación.
Simplemente reflejan, en forma de documentación, que no se comprende la estructura del proceso de importación.
La documentación es material explicativo dirigido a la aduana.
Si esa explicación es coherente, se pueden evitar muchos problemas antes de la importación.
Antes de poner en duda la documentación, hay que comprobar si se han aclarado bien los fundamentos de la importación.
Esa es la medida más realista para evitar problemas en el despacho de aduanas.
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