Prólogo
El abastecimiento en China no es «un negocio en el que la rapidez sea determinante para el éxito»
Cuando se habla de las compras en China, la gente suele asociarlas con ideas como «se puede fabricar de inmediato» o «se puede comprar a gran escala y a bajo precio».
Sin embargo, en la práctica empresarial, el aprovisionamiento en China es un mecanismo que solo se materializa tras repetidas confirmaciones, ajustes y valoraciones.
Si se intenta obtener resultados a corto plazo, se ven obligados a omitir los procesos que deberían haberse completado con antelación.
Sin embargo, en las compras en China, estos pasos que se tienden a omitir son precisamente los elementos clave que sustentan la calidad, la documentación, el despacho de aduanas y la asignación de responsabilidades.
Este artículo no partirá de teorías vagas, sino que se centrará en la propia estructura de las compras en China para analizar por qué «la búsqueda obsesiva de la rapidez suele conducir al fracaso».
Cuando se habla de «obtener resultados lo antes posible», ¿qué es lo que hay que omitir exactamente?
Si se quieren obtener resultados a corto plazo, hay que omitir ciertos pasos.
En la práctica, las etapas que más se suelen omitir en estos casos son las siguientes:
・Verificación de las especificaciones
・Verificación de muestras
・Revisión minuciosa del contenido de la documentación
・Verificación de la normativa
Todos ellos son pasos que, si se llevan a cabo con antelación, permiten prevenir problemas.
Sin embargo, dado que estas tareas no suelen generar resultados visibles de forma inmediata, es fácil caer en la tentación de pensar que «se pueden dejar para más adelante».
Lo que se conoce como «acelerar el proceso» implica, en realidad, la creación de un mecanismo que retrasa deliberadamente la gestión de estas etapas propensas a problemas.
Como resultado, aunque a simple vista parezca que se avanza rápidamente, es fácil que posteriormente surjan modificaciones a gran escala o se produzcan paradas en el proyecto.
A la hora de realizar compras en China, resulta muy difícil «modificar el pedido a mitad de camino».
Al adquirir o vender productos ya fabricados en el mercado nacional, a veces es posible corregir los problemas sobre la marcha, incluso si surgen.
Por otro lado, al realizar compras en China, especialmente de productos OEM o de marca propia, resulta extremadamente difícil introducir correcciones a mitad del proceso.
En concreto,
・No es posible modificar las especificaciones una vez iniciada la producción en serie
・No se puede modificar el contenido una vez que la documentación ha quedado fijada
・No se puede detener el transporte una vez iniciado
El proceso de aprovisionamiento en China sigue una estructura en la que cada fase se determina de forma secuencial, por lo que, una vez que se avanza, no es posible volver a la fase anterior.
Por lo tanto, cuanto más se intente acelerar un proyecto a corto plazo, más necesario será tomar decisiones «irreversibles» en las primeras fases.
Como resultado, cuando se produce una falta de verificación o un error de juicio, la situación no suele resolverse mediante una «corrección», sino que tiende a derivar en una situación en la que «el problema sale a la luz».
Las causas de los problemas con los documentos derivados de una mentalidad a corto plazo
Cuanto más se desea impulsar un proyecto a corto plazo, más fácil es que la revisión de la documentación quede en suspenso.
・Nombre provisional del producto
・La cantidad se ajustará más adelante
・Por ahora, avancemos con este precio
Cuando se acumulan este tipo de decisiones, se produce una discrepancia entre el contenido de la documentación y los productos reales.
Para la aduana, lo fundamental no es «si es urgente» o no,
sino en si se puede ofrecer una explicación coherente del contenido.
Los documentos preparados a toda prisa debido a una visión a corto plazo suelen presentarse sin que se hayan aclarado aún los fundamentos de la decisión, por lo que resulta difícil ofrecer una explicación razonable.
Como resultado, este tipo de declaraciones se consideran declaraciones que requieren confirmación o corrección, lo que puede provocar fácilmente problemas en el despacho de aduana.
Las leyes y normativas no tienen en cuenta los plazos.
«Quiero venderlo lo antes posible», «quiero aprovechar la promoción»
Aunque se den estas circunstancias, la legislación y las normas de certificación no se flexibilizarán por ello.
La certificación PSE, la obligación de etiquetado y la normativa alimentaria, entre otras, exigen que los productos ya cumplan los requisitos en el momento de la importación.
Aunque el tiempo apremie, no se pueden omitir las comprobaciones ni los trámites.
Si, al intentar acelerar el proceso en un plazo breve,
・no se completan a tiempo las inspecciones necesarias
・no se puedan reunir todos los documentos antes de la fecha límite
・o incluso se seleccionen productos para los que no sea posible tramitar los trámites de importación
Este tipo de problemas son muy frecuentes.
Los criterios de aplicación de la legislación no se basan en la situación concreta del operador ni en sus planes de venta, sino únicamente en el cumplimiento de las normas.
Una planificación que ignore este premisa difícilmente funcionará en el ámbito de las compras en China.
Cuanto más se desea obtener resultados a corto plazo, más simplistas son los juicios.
Cuando el tiempo apremia, es natural que se reduzcan los elementos en los que basar la toma de decisiones.
En la mayoría de los casos, las personas suelen basar su decisión únicamente en dos criterios: «si es lo más barato» o «si es lo más rápido».
Sin embargo, a la hora de realizar compras en China, lo que realmente debería tenerse en cuenta es:
・Si la calidad es constante
・Si se pueden dar explicaciones razonables a la aduana y al vendedor
・Si se puede seguir comprando en las mismas condiciones
y otros factores que también deben tenerse en cuenta.
Cuanto más se intente obtener resultados a corto plazo, más se debilitan estos criterios de evaluación, y solo se hace hincapié en las cifras inmediatas y la rapidez.
El resultado es que se crea una estructura en la que «los riesgos a largo plazo y los problemas irremediables quedan excluidos del ámbito de la toma de decisiones».
En las compras en China, cuanto más se simplifican las decisiones, más fácil resulta tomar posteriormente decisiones irreversibles.
La idea de que «basta con que todo vaya bien por ahora» no funciona.
A la hora de realizar compras en China, a veces no basta con pensar: «Ojalá esta vez pase sin problemas por la aduana».
Esto se debe a que,
・El historial de importaciones
・Si hay alguna declaración rectificada
・El contenido de disputas anteriores
toda esta información influirá en la decisión sobre la autorización de futuras importaciones.
Si se fuerza el proceso en busca de resultados a corto plazo, aunque esta vez el despacho de aduana se realice sin problemas, es posible que en la próxima revisión y en las posteriores el control sea más estricto o que se exijan explicaciones más detalladas.
El resultado suele ser que las compras posteriores resulten difíciles de llevar a cabo, y no es raro que, por el contrario, ello acabe suponiendo una mayor inversión de tiempo y costes.
Las compras en China no son un negocio puntual, sino un proceso en el que se acumulan continuamente los historiales de transacciones.
Esta estructura determina que, cuanto más se priorice el éxito a corto plazo, más se verá limitado el margen de maniobra a medio y largo plazo.
La falta de comunicación provocada por una visión a corto plazo
Cuanto más prisa hay por sacar adelante un proyecto, más fácil es que se simplifique la comunicación.
・No se han transmitido adecuadamente los puntos que deben confirmarse
・Se sigue adelante sin que las condiciones previas estén claras
・Ignorar los sesgos cognitivos
A la hora de realizar compras en China, los riesgos derivados de esta situación son especialmente elevados.
Dado que el abastecimiento desde China presenta barreras como el idioma, la cultura y la distancia, es imprescindible verificar minuciosamente las intenciones y las condiciones previas de ambas partes.
Si se actúa con la mirada puesta en los beneficios a corto plazo, esta fase de verificación suele considerarse «una pérdida de tiempo» y, por lo tanto, se omite.
Como resultado, los pequeños sesgos cognitivos no se corrigen y se van acumulando, lo que acaba derivando en graves problemas.
En las compras en China, dar prioridad a la rapidez suele ir de la mano de una menor precisión en la comunicación.
Si aún se desea obtener resultados a corto plazo, esta es una opción realista.
Si, en cualquier caso, es imprescindible obtener resultados a corto plazo, en algunas situaciones resulta más razonable considerar otras opciones además de la adquisición en China.
Por ejemplo,
・Aprovisionamiento nacional
・Reventa de productos en stock
・Reventa de productos ya disponibles
Dado que las condiciones y los requisitos previos de estas opciones ya están definidos, resulta más fácil acelerar el proceso que con las compras en China.
Buscar resultados a corto plazo no es un problema en sí mismo. El problema radica en elegir medios que no se ajustan al plazo previsto.
Si el objetivo es «obtener resultados rápidos», lo más realista y lo que conlleva menos riesgos es elegir los medios que se ajusten a ese objetivo.
El abastecimiento desde China no es una carrera de velocidad, sino un método que requiere planificación y acumulación.
En situaciones en las que hay que actuar con rapidez, no es necesario insistir en el abastecimiento desde China. Esta también es una decisión acertada.
¿A quiénes les conviene comprar en China?
Las personas adecuadas para comprar en China son aquellas que piensan de la siguiente manera:
・Que puedan dedicar tiempo a realizar comprobaciones y ajustes
・A quienes no les importe dar algunos rodeos al principio
・Desean seguir aplicando de forma continuada los mecanismos que hayan establecido
Las personas con esta actitud suelen adaptarse más fácilmente al funcionamiento de las compras en China.
El aprovisionamiento en China no es un medio para buscar resultados a corto plazo, sino un método para perfeccionar los mecanismos y lograr un funcionamiento estable.
Por lo tanto, resulta más adecuado para aquellas personas que, más que los resultados a corto plazo, dan prioridad a una gestión sostenible y transparente.
No tener prisa por conseguir resultados puede resultar, en realidad, un atajo.
No es raro que un proceso que a primera vista parece un rodeo resulte, en la práctica, ser el camino más corto.
・En primer lugar, compruébalo a fondo
・No tomes decisiones precipitadas
・Establecer primero un marco que se pueda explicar
Todos estos pasos tienen como objetivo prevenir problemas antes de que surjan, evitando así las modificaciones, los atascos y las dificultades que suelen aparecer en fases posteriores.
En el ámbito de las compras en China, existen muchas decisiones que, una vez tomadas, no tienen vuelta atrás.
Precisamente por eso, dedicar tiempo a reflexionar detenidamente antes de seguir adelante acaba siendo, en última instancia, la forma más rápida de avanzar.
Una actitud que no se precipita no significa renunciar a la rapidez, sino que es una elección que se toma para evitar estancamientos innecesarios.
Resumen
La actitud de buscar resultados a corto plazo no es, en sí misma, incorrecta.
Pero la realidad es que, en lo que respecta a las compras en China, esta no siempre es la estrategia más adecuada.
El aprovisionamiento en China es un mecanismo que requiere repetidas verificaciones, ajustes y aclaraciones para poder consolidarse.
Si se parte de la premisa de obtener resultados a corto plazo, se producirán desajustes con respecto a esta estructura.
Lo que realmente hay que reforzar no son los resultados, sino el criterio.
¿Qué es lo que realmente se busca? ¿Es realmente adecuado el abastecimiento en China para ese objetivo?
Si se toma una decisión tras aclarar estas cuestiones, se evitará avanzar a la fuerza, lo que, en última instancia, reportará resultados estables.
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