Adquisición de productos y servicios que cumplan con la normativa

¿Qué significa exactamente adquirir productos y servicios que cumplan con la normativa?

La adquisición conforme a las normas consiste en garantizar que, al adquirir productos o servicios, dichas adquisiciones se ajusten a la legislación y las políticas internas de la empresa, a los acuerdos y obligaciones contractuales, a las normas y reglamentos del sector, así como a la legislación aplicable en materia de transporte y logística. Su único objetivo es garantizar que los procesos de producción y adquisición sean transparentes, estén reglamentados, cuenten con la debida autorización, se documenten adecuadamente y cumplan con las normas de adquisición.

Estas normas suelen incluir:

● Realizar las compras a proveedores verificados.

● Cumplir con los procedimientos de adquisición establecidos por la empresa.

● Mantener la transparencia de los precios y una estructura de compras razonable.

● Proporcionar de forma continuada productos y servicios de alta calidad.

● Cumplir las normas y reglamentos relativos a impuestos, aduanas y medidas de seguridad.

● Garantizar un registro contable preciso y coherente para fines de rendición de cuentas y auditoría.

En resumen, el aprovisionamiento conforme a las normas significa adquirir los productos adecuados a un precio adecuado de proveedores adecuados, siempre que se cumplan las normas y reglamentos pertinentes en materia de gestión de la producción.

¿Por qué es tan importante el cumplimiento normativo en las compras?

Hoy en día, muchas empresas se centran únicamente en cómo reducir costes y aumentar los beneficios a través de las compras, pero pasan por alto la importancia del control de costes.Sin embargo, las compras conformes a la normativa son fundamentales para la rentabilidad de la empresa. Si se ignoran los requisitos de cumplimiento normativo durante el proceso de adquisición de productos, se puede acabar en una situación complicada: un producto que en principio era de bajo coste puede resultar extremadamente caro si da lugar a problemas legales, infracciones aduaneras, defectos de calidad, daños a la reputación o acusaciones de fraude interno.

Las compras conformes a la normativa aportan a las empresas las siguientes ventajas:

● Evita prácticamente los problemas financieros y legales.

● Elimina las compras prohibidas o duplicadas.

● Mejora la credibilidad de los proveedores, ya que permite consultar los libros de contabilidad y someterse a auditorías.

● Garantiza que los productos cumplan con los estándares de calidad y seguridad.

● El mantenimiento continuo de registros contables facilita la preparación de la documentación.

● La existencia de contratos que cumplen con la normativa ayuda a las empresas a reforzar el control de la producción y los productos.

● Ayuda a las empresas a tomar decisiones más acertadas, lo que contribuye a crear una imagen de marca excelente y a mantener una buena reputación.

Las compras conformes a la normativa benefician enormemente a las empresas de compras internacionales, pero, debido a la naturaleza de las compras en línea («compras a distancia»), estas empresas son muy vulnerables a la adquisición de productos de baja calidad. La legislación en materia de cumplimiento exige la documentación de las transacciones transfronterizas, lo que reduce considerablemente los riesgos de la cadena de suministro y los problemas de inconsistencia normativa.

Diferencias entre la adquisición de productos y la adquisición de servicios

Los bienes y los servicios suelen clasificarse en la misma categoría, es decir, la tercera fase de la producción. Aunque ambos constituyen la fase final de la producción, la fijación de precios y las formas de pago de los bienes y los servicios no son exactamente iguales.

Adquisición de bienes

La adquisición de bienes suele referirse a artículos tangibles, tales como:

● Materias primas

● Materiales de embalaje de productos

● Maquinaria y equipos

● Existencias

● Artículos promocionales

● Equipamiento de oficina

En el proceso de adquisición, los requisitos de cumplimiento suelen centrarse más en las especificaciones del producto, los estándares de calidad, la documentación de importación y exportación, las normas de etiquetado y contenido, las medidas de seguridad del producto y la legitimidad del proveedor.

Adquisición de servicios

La adquisición de servicios suele incluir entregables no físicos o servicios intangibles, como por ejemplo:

● Agentes de transporte

● Servicios de marketing/compras

● Desarrollo de software

● Asesoramiento jurídico

● Control de calidad

● Soporte informático

● Servicios de dotación de personal

En el caso de los servicios, los requisitos de cumplimiento suelen depender del alcance del contrato, las condiciones negociadas, los criterios de rendimiento, la confidencialidad, la fiabilidad de la facturación y la verificación de la entrega.

Dado que los servicios no son tan tangibles como los productos, las empresas suelen necesitar una delimitación más clara del alcance, definiciones precisas de los términos y procesos de aprobación más transparentes para poder establecer una estructura de precios razonable.

Elementos clave del proceso de contratación pública conforme a la normativa

Un sistema de compras completo y conforme a la normativa no debe basarse en conjeturas o en el boca a boca, sino en procedimientos documentados y criterios de evaluación coherentes.

1. Política de compras clara

Cada organización debe elaborar una política de compras por escrito que especifique lo siguiente:

● Quién es responsable de presentar las solicitudes de compra.

● Quién se encarga de revisar las solicitudes de adquisición.

● En qué casos es necesario obtener ofertas competitivas.

● Qué documentación se requiere.

● La selección de proveedores cualificados.

● ¿Cuál es el límite de gasto?

● Cómo gestionar las excepciones.

Sin una política estructurada, será difícil aplicar y garantizar el cumplimiento normativo.

2. Diligencia debida con los proveedores

Antes de realizar un pedido o elaborar un plan de adquisición de servicios, la empresa debe evaluar exhaustivamente a los proveedores. La revisión adecuada de los proveedores es uno de los pasos más importantes del proceso de adquisición conforme a la normativa.

La auditoría de proveedores puede incluir:

● Licencia comercial.

● Revisión del registro fiscal y del IVA.

● Verificación de la cuenta bancaria.

● Verificación de la fábrica o la oficina.

● Verificación de referencias.

● Certificación de calidad estándar.

● Verificación de sanciones.

● Cumplimiento de la normativa laboral y revisión ética.

● Revisión del cumplimiento normativo en el país de destino.

Se recomienda a los clientes que realicen una diligencia debida antes de tomar una decisión, en lugar de elegir apresuradamente a un proveedor solo por su bajo precio. Esto se debe a que, si un proveedor ofrece un «precio bajo» aparentemente atractivo, pero descuida las comprobaciones de cumplimiento, a largo plazo esto puede acarrear graves problemas para el cliente.

3. Flujo de trabajo de verificación de compras

Un proceso conforme a la normativa requiere una verificación formal antes de la inversión de fondos. Esto puede evitar compras no autorizadas y ayuda a la empresa a controlar el presupuesto de compras.

Un flujo de trabajo típico de verificación de compras puede incluir:

● Presentación de la solicitud de compra.

● Revisión por parte del jefe de departamento.

● Confirmación del presupuesto.

● Revisión de la compra.

● Autorización financiera.

● Emisión de la orden de compra.

La emisión de la autorización de compra abarca todo el proceso de verificación de la compra y, por lo general, se aprueba en función del importe requerido, el nivel de riesgo y los resultados de la evaluación de la solvencia del proveedor.

4. Documentación y contabilidad precisas

La documentación es un método fiable para garantizar que las declaraciones de cumplimiento en las compras cuenten con registros escritos y pruebas que las respalden. Las compras legítimas respaldadas por una documentación precisa suelen evitar problemas de auditoría y otras dificultades que pueden surgir debido a la falta de registro de las transacciones.

En lo que respecta a la documentación de las transacciones, algunos documentos importantes a tener en cuenta son:

● Solicitud de compra

● Propuestas y presupuestos autorizados

● Contratos entre el comprador y el proveedor

● Órdenes de compra

● Factura de compra

● Documentos de confirmación de entrega o finalización del servicio

● Certificados de control de calidad

● Autorización de pago

Una documentación completa ayuda a realizar un seguimiento de la transacción de principio a fin (desde la solicitud hasta el pago).

5. Revisión de contratos y condiciones

A la hora de adquirir bienes y servicios, el cumplimiento de los contratos es fundamental. Las empresas deben revisar minuciosamente y con la debida diligencia las cláusulas contractuales antes de realizar un pedido o una compra, especialmente en el caso de transacciones de gran cuantía o repetitivas.

Al revisar las condiciones del contrato, se debe prestar especial atención a los siguientes aspectos:

● Alcance del suministro

● Condiciones de precio

● Condiciones de pago

● Condiciones de transporte

● Calendario de producción y entrega

● Condiciones de garantía

● Requisitos de calidad

● Mecanismos de resolución de conflictos/controversias

● Cláusulas de confidencialidad

● Cláusulas de cancelación

● Limitación de responsabilidad

En la adquisición internacional de mercancías, es fundamental cumplir con los términos y condiciones de las Reglas de Interpretación de los Términos de Comercio Internacional (Incoterms), las obligaciones aduaneras y las normas de conformidad de los productos, entre otros, y estos deben figurar de forma clara para garantizar su estricto cumplimiento.

6. Cumplimiento normativo y legal

Todos los equipos que participan en la adquisición de productos deben conocer las normativas pertinentes aplicables a los productos o servicios que adquieren. Estas normativas varían según el sector y el país o región.

Por ejemplo:

● Obligaciones de importación

● Normativa aduanera.

● Leyes y normativas contra el soborno y la corrupción.

● Normas de seguridad de los productos adquiridos.

● Requisitos de cumplimiento en materia de salud y medio ambiente.

● Leyes sobre confidencialidad y protección de la información.

● Normas de cumplimiento laboral.

● Normativa relativa a las facturas fiscales.

● Requisitos de licencia específicos del sector.

Una adquisición que se considere conforme no solo debe obtener la aprobación interna, sino que también debe cumplir con los estándares legales externos.

Riesgos habituales en las compras no conformes

Si una empresa no controla eficazmente la adquisición de mercancías, puede enfrentarse a la siguiente serie de riesgos:

Compras no reglamentarias

Las compras no reglamentarias se refieren a aquellas realizadas por el equipo de compras de la empresa eludiendo los canales comerciales aprobados. Aunque a primera vista puedan parecer rentables, dado que estos proveedores pueden no haber sido sometidos a auditoría, pueden dar lugar posteriormente a problemas como el incumplimiento de los compromisos por parte de los proveedores, el incumplimiento de los contratos y el fracaso en las inspecciones o auditorías financieras.

Fraude y conflictos de intereses

Algunos empleados, en busca de su propio interés o beneficio personal, pueden adjudicar contratos y operaciones de compra a clientes no cualificados para obtener ganancias, o incluso falsificar presupuestos y datos para enriquecerse. Algunos responsables de compras pueden incluso aprobar compras innecesarias. Todas estas negligencias pueden, a largo plazo, perjudicar a la empresa y provocar más problemas.

Baja calidad de los proveedores

La auditoría de los proveedores es una forma eficaz de evitar los problemas que pueden surgir al colaborar con proveedores poco profesionales. Si se firma un contrato de compra con un proveedor poco profesional, pueden surgir problemas como la recepción de productos no conformes, retrasos en los envíos, certificaciones falsificadas y servicios poco fiables, lo que provocaría enormes pérdidas a la empresa en la transacción.

Incumplimiento del contrato

Realizar compras sin un contrato legalmente vinculante le expondrá a precios más elevados, mayores riesgos y una protección jurídica débil o prácticamente inexistente.

Sanciones regulatorias

En sectores con una regulación estricta, las compras que no cumplan las normas locales e internacionales pueden acarrear sanciones como la incautación de mercancías por parte de las autoridades aduaneras y acciones legales.

Daño a la reputación

En el mundo actual, las empresas y los clientes prestan cada vez más atención a las compras éticas, las condiciones laborales y los procesos de compra que cumplen con los estándares del sector. La reputación de las empresas y los comerciantes es fundamental en el sector comercial, por lo que cualquier estándar de compra deficiente puede dañar su reputación y minar rápidamente la confianza.

La mejor forma de comprar productos y servicios

Cumplir con las normas del sector.

Establecer un sistema de compras que cumpla con la normativa no siempre requiere un equipo de compras numeroso. Incluso las pequeñas empresas pueden mejorar el cumplimiento mediante medidas viables.

No se necesita una gran cantidad de personal ni un equipo de compras enorme para establecer un sistema de compras eficaz. Las pequeñas empresas con poco personal pueden ser igualmente eficaces en materia de cumplimiento normativo en las compras. Para mejorar la eficiencia de las compras y elevar los estándares de cumplimiento, solo tiene que seguir estos pasos prácticos:

Estandarización de los procesos

Procure que todos los departamentos sigan los mismos pasos prácticos cada vez que sea necesario. La estandarización de los procesos reducirá sin duda la confusión y los errores, al tiempo que simplificará la formación y la asimilación de los procesos estándar por parte de los empleados.

Utilice una lista de proveedores cualificados

Utilice una lista de proveedores estándar que haya sido sometida a una selección rigurosa y revise periódicamente su selección para garantizar que todos los proveedores incluidos en la lista siguen siendo eficientes y cumplen con los requisitos más recientes. Del mismo modo, elimine de la lista a los proveedores inactivos y de alto riesgo cuando sea necesario.

Separación de funciones

La persona que presenta la solicitud de compra no debe ser la única encargada de aprobar la compra y gestionar el pago. La separación de funciones reduce el riesgo de fraude.

La división de funciones ha demostrado ser muy eficaz en los flujos de trabajo, y este caso no es una excepción. ¿Cómo se aplicaría la división de funciones en este ámbito? El flujo de trabajo de compras conforme a la normativa debe dividirse entre la persona que solicita la compra y la que la aprueba, siendo esta última la única con autoridad para gestionar los pagos. La división de funciones es una forma eficaz de reducir el riesgo de fraude.

Solicitud de ofertas competitivas

Para garantizar la transparencia de las transacciones y de la toma de decisiones, así como precios justos, equitativos y claros, las empresas deben obtener siempre varias ofertas, especialmente cuando se realizan compras de valor medio-alto.

Formar a los empleados

Cuando todos los participantes de la cadena de compras comprenden los procesos de cumplimiento, resulta más fácil cumplir eficazmente con las normas. Para que los empleados comprendan estos procesos, es fundamental impartir formación periódica sobre cómo identificar correctamente las señales de riesgo.

Auditoría de las actividades de compra

Las auditorías de la cadena de compras son igualmente imprescindibles. Esto se debe a que una auditoría adecuada puede detectar proveedores duplicados o repetidos, compras fuera de contrato, verificaciones y aprobaciones faltantes, así como deficiencias en la documentación.

Digitalización de los flujos de trabajo de compras

La digitalización de los procesos de compra o la implantación de sistemas de compra digitales permite acelerar las aprobaciones, aumentar la transparencia y mejorar la visibilidad del negocio. Al mismo tiempo, mejora la eficiencia en la contabilidad y el mantenimiento de registros.

Compras conformes a la normativa en el comercio internacional

Cuando se trata de compras transfronterizas, las normas de cumplimiento se vuelven más complejas. Las compras internacionales suelen requerir una documentación más compleja, como normativas aduaneras, acuerdos de transporte, movimientos transfronterizos de fondos (pagos), requisitos de normas de productos y limitaciones de comunicación (idiomáticas).

Para garantizar el cumplimiento normativo en las compras transfronterizas, las empresas deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

● La reputación y la legitimidad del proveedor en el país de compra.

● La normativa de certificación de los productos adquiridos en el mercado de destino.

● Declaraciones de aduana y códigos HS periódicas y conformes a las normas.

● Aranceles, impuestos de importación y gastos relacionados.

● Acuerdos de transporte, como EXW, FOB, CIF o DDP.

● Realización de controles de calidad estándar antes del envío definitivo.

● Garantizar que el etiquetado y el embalaje cumplan con la normativa vigente.

● Esforzarse por minimizar las restricciones, sanciones, limitaciones y penalizaciones del comercio transfronterizo.

Establecer colaboraciones comerciales con agentes de compras, empresas de compras, equipos de inspección o socios logísticos de confianza ayuda a minimizar los riesgos. A pesar de estas ventajas, las empresas deben asegurarse de cumplir con las leyes, normas y estándares de cumplimiento internos.

Adquisiciones técnicas y de cumplimiento normativo

El sistema de compras digitales hace que la adquisición de productos y servicios estándar resulte extremadamente fácil y cómoda.

El sistema de compras digitales contribuye a:

● Acelerar el proceso de aprobación.

● Integrar a los proveedores y registrarlos en una lista de proveedores homologados.

● Conservar a largo plazo los registros de contratos y contabilidad.

● El aumento de la velocidad y la eficiencia mejora la capacidad de tramitación de pedidos, lo que permite recibir más pedidos (generar órdenes de compra).

● La mayor precisión de los registros contables mejora la transparencia y la trazabilidad de los gastos.

● Detectar más rápido y fácilmente importes, datos o errores recurrentes en las facturas.

● La auditoría actualizada de las transacciones comerciales diarias ayuda a supervisar las operaciones de la empresa.

● Los sistemas digitales simplifican el control presupuestario y la gestión de gastos. Facilitan la auditoría de proveedores y compras, garantizando que no se produzcan fraudes ni compras no conformes.

● Presentación de informes de cumplimiento a los niveles jerárquicos superiores.

La tecnología no sustituye al criterio de las compras, pero puede mejorar la coherencia de estas y reducir los errores humanos.

Crear una sólida cultura de compras

Los requisitos de cumplimiento van mucho más allá del mero respeto de las políticas y los procesos de aprobación; están íntimamente relacionados con la cultura de la empresa y de sus líderes.Cuando las empresas y sus líderes se toman en serio las medidas de cumplimiento, demuestran a los empleados (en el caso de las empresas) y a los miembros del equipo (en el caso de las organizaciones) la importancia de los requisitos de cumplimiento, así como que estos no deben subestimarse ni tratarse a la ligera. Si la dirección valora la transparencia en las transacciones, la rendición de cuentas precisa y la reputación de los proveedores, la supervisión del cumplimiento en las compras se convertirá en una parte indispensable de las operaciones diarias de la empresa.

Una cultura de compras sólida debe animar a los empleados a:

● A cumplir estrictamente las normas del flujo de trabajo de compras antes de realizar un pedido.

● Informar de forma rápida y oportuna de cualquier incumplimiento que detecten.

● A garantizar que ninguna relación personal influya en la selección de proveedores o en las decisiones de compra.

● A que la documentación de las decisiones sea clara y completa.

● Dar prioridad al valor a largo plazo y esforzarse por reducir la búsqueda de beneficios a corto plazo.

Si el cumplimiento normativo se integra en las operaciones diarias, las compras se volverán más estratégicas y fiables, lo que mejorará notablemente la rentabilidad de la empresa.

Conclusión

La adquisición de bienes y servicios conforme a la normativa es fundamental para todas las empresas que deseen crecer y reducir los riesgos operativos. Prestar atención a los requisitos de cumplimiento normativo ayuda a las empresas a controlar los gastos, colaborar con proveedores de calidad, cumplir con la legislación y reforzar los controles internos de compras y el cumplimiento externo.

Independientemente del motivo de la adquisición, el objetivo debe ser siempre el mismo: todos los pedidos deben estar justificados, verificados, debidamente registrados y cumplir con las políticas de la empresa y la legislación vigente.

En todo momento, una empresa que cumpla sistemáticamente con los requisitos de cumplimiento de la empresa, los clientes y el mercado objetivo estará en mejores condiciones para ampliar su negocio de forma eficiente, mantener su imagen y tomar decisiones de compra más acertadas en su desarrollo a largo plazo.

Preguntas frecuentes

¿Qué significa «adquisición conforme a las normas»?

Se refiere a la adquisición de bienes y/o servicios de conformidad con las políticas de la empresa, las normas legales, los procesos verificados y los criterios de selección y auditoría de proveedores.

¿Por qué es tan importante el cumplimiento normativo en las compras?

Permite reducir las actividades fraudulentas, aumentar la transparencia en las compras y el pago de precios, agilizar las auditorías, minimizar los riesgos legales y fomentar las transacciones con proveedores auditados y de buena reputación.

¿Se aplica la compra conforme a las normas también a los servicios?

Sí. La adquisición de servicios también requiere verificación, documentación legal, una definición clara del alcance y la fiabilidad de las facturas.

¿Cuáles son los principales riesgos de una adquisición no conforme?

Entre los principales riesgos potenciales se incluyen los gastos elevados sin la debida autorización, el uso de proveedores fraudulentos, el incumplimiento de las normas y regulaciones de cumplimiento, la falta de calidad de los productos y el daño a la imagen y la reputación de la empresa.

¿Cómo pueden las pequeñas empresas mejorar el cumplimiento normativo en materia de compras?

Las pequeñas empresas deben empezar por establecer políticas de compras claras, evaluar a los proveedores antes de realizar las compras, llevar un registro preciso de las mismas y utilizar flujos de trabajo de cumplimiento normativo sencillos y eficaces.