규정을 준수하는 상품 및 서비스 조달

규정을 준수하는 상품과 서비스를 조달한다는 것은 정확히 무엇을 의미할까요?

준법 조달이란 제품이나 서비스를 조달할 때, 해당 조달이 회사의 내부 규정 및 정책, 계약 약정 및 의무, 업계 규칙 및 규정, 그리고 적용 가능한 운송 및 물류 관련 법규를 준수하도록 보장하는 것을 의미합니다. 그 유일한 목표는 생산 및 조달 프로세스가 명확하고 규범에 부합하며, 승인을 받고, 효과적으로 기록되며, 조달 규정을 준수하도록 보장하는 것입니다.

이러한 규칙에는 일반적으로 다음이 포함됩니다:

● 검증된 공급업체로부터 조달합니다.

● 회사가 정한 조달 절차를 준수합니다.

● 가격 투명성을 유지하고 핵심 조달 구조를 합리적으로 유지합니다.

● 지속적으로 고품질의 제품과 서비스를 제공합니다.

● 세금, 관세 및 안전 조치와 관련된 규칙 및 규정을 준수합니다.

● 책임 소재 확인 및 감사를 위해 정확하고 일관된 장부 기록을 확보한다.

요약하자면, 준법 조달이란 관련 생산 관리 규칙 및 법규를 준수하는 전제 하에, 적절한 공급업체로부터 적절한 가격에 적절한 상품을 구매하는 것을 의미합니다.

규정 준수 조달이 왜 그토록 중요한가?

오늘날 많은 기업은 조달을 통해 비용을 절감하고 수익을 높이는 방법에만 집중할 뿐, 비용 통제의 중요성을 간과하고 있습니다.그러나 규정 준수 조달은 기업의 수익성에 있어 매우 중요합니다. 제품 조달 과정에서 규정 준수 요건을 소홀히 할 경우, 결국 곤경에 빠질 수 있습니다. 원래는 저비용이었던 제품이 법적 문제, 관세 위반, 품질 결함, 평판 손상 또는 내부 사기 혐의를 유발하게 되면 오히려 막대한 비용이 발생할 수 있습니다.

규정 준수 조달은 기업에 다음과 같은 이점을 제공합니다:

● 재무적 및 법적 문제를 거의 방지할 수 있습니다.

● 금지된 품목의 구매나 중복 구매를 근절합니다.

● 장부 열람 및 감사 수용을 통해 공급업체의 신뢰도를 높입니다.

● 제품이 품질 및 안전 기준을 충족하도록 보장합니다.

● 지속적인 장부 기록은 문서 준비를 철저히 하는 데 도움이 됩니다.

● 규정 준수 계약의 존재는 기업이 생산 및 제품 관리를 강화하는 데 도움이 됩니다.

● 기업이 더 현명한 의사결정을 내릴 수 있도록 지원하여 탁월한 브랜드 이미지를 구축하고 좋은 브랜드 평판을 유지합니다.

규정 준수 조달은 국제 조달 기업에 큰 이점을 제공하지만, 온라인 조달(“원격 조달”)의 특성상 이러한 기업들은 저품질 제품 조달의 위험에 매우 취약합니다. 규정 준수 법률은 국경 간 거래 문서를 의무화함으로써 공급망 위험과 규제 불일치 문제를 크게 줄여줍니다.

상품 조달과 서비스 조달의 차이점

상품과 서비스는 일반적으로 생산의 세 번째 단계로 분류됩니다. 두 가지 모두 생산의 마지막 단계를 구성하지만, 상품과 서비스의 가격 책정 및 지불 방식은 서로 다릅니다.

상품 조달

상품 조달은 일반적으로 다음과 같은 유형의 물건을 다룬다:

● 원자재

● 제품 포장재

● 기계 및 장비

● 재고

● 판촉물

● 사무용 장비

조달 과정에서 규정 준수 요건은 일반적으로 제품 사양, 제품 품질 기준, 수출입 서류, 라벨/내용 규정, 제품 안전 조치 및 공급업체의 적법성에 더 중점을 둡니다.

서비스 조달

서비스 조달은 일반적으로 비물리적 산출물이나 무형 서비스를 포함하며, 예를 들면 다음과 같습니다:

● 화물 운송 대행

● 마케팅/구매 서비스

● 소프트웨어 개발

● 법률 자문

● 품질 기준 검사

● IT 지원

● 인력 공급 서비스

서비스의 경우, 규정 준수 요건은 일반적으로 계약 범위, 서비스 협상 조건, 성과 기준, 기밀성, 청구서의 신뢰성 및 제공 검증에 따라 결정됩니다.

서비스는 상품처럼 유형적이지 않기 때문에, 기업은 합리적인 가격 구조를 수립하기 위해 일반적으로 더 명확한 범위 정의, 정확한 용어 정의 및 더 투명한 승인 절차가 필요합니다.

준법 조달 프로세스의 핵심 요소

기능이 완비되고 규정을 준수하는 조달 시스템은 추측이나 구두 전달에 의존해서는 안 되며, 문서화된 절차와 일관된 평가 기준에 근거해야 합니다.

1. 명확한 조달 정책

모든 조직은 다음 내용을 명확히 하는 서면 조달 정책을 수립해야 합니다:

● 누가 조달 신청을 제출할 책임이 있는지.

● 누가 조달 신청을 심사할 책임이 있는지.

● 어떤 상황에서 경쟁 입찰을 받아야 하는지.

● 어떤 서류가 필요한지.

● 적격 공급업체 선정.

● 지출 한도는 얼마인가.

● 예외 상황을 어떻게 처리하는가.

체계적인 정책이 없다면 규정 준수를 실행하고 보장하기 어려울 것입니다.

2. 공급업체 실사

주문을 하거나 서비스 조달 계획을 수립하기 전에, 기업은 공급업체를 철저히 평가해야 합니다. 공급업체에 대한 적절한 심사는 규정 준수 조달 프로세스에서 가장 중요한 단계 중 하나입니다.

공급업체 심사는 다음을 포함할 수 있습니다:

● 사업자 등록증.

● 세금/부가가치세 등록 검토.

● 은행 계좌 확인.

● 공장/사무실 확인.

● 추천인 확인.

● 표준 품질 인증.

● 제재 심사.

● 노동 규정 준수 및 윤리 심사.

● 목적지 국가 규정 준수 검토.

고객께서는 단순히 가격이 저렴하다는 이유만으로 서둘러 공급업체를 선정하기보다, 최종 결정 전에 실사(due diligence)를 수행할 것을 권장합니다. 이는 공급업체가 겉보기에는 매력적인 “저가”를 제시하더라도 규정 준수 점검을 소홀히 할 경우, 장기적으로 고객에게 심각한 문제를 초래할 수 있기 때문입니다.

3. 조달 검증 워크플로우

규정을 준수하는 프로세스는 자금 투입 전에 공식적인 검증을 거쳐야 합니다. 이는 무단 조달을 방지하고 회사가 조달 예산을 관리하는 데 도움이 됩니다.

일반적인 조달 검증 워크플로에는 다음이 포함될 수 있습니다:

● 조달 신청서 제출.

● 부서장 검토.

● 예산 승인.

● 구매 검토 수행.

● 재무 승인.

● 구매 주문서 발행.

구매 승인 절차는 전체 구매 검증 프로세스를 포괄하며, 일반적으로 요구 금액, 위험 등급 및 공급업체 신용 평가 결과에 따라 승인됩니다.

4. 정확한 문서화 및 기록

문서는 규정 준수 조달에 대한 서면 기록과 증거를 확보하는 신뢰할 수 있는 방법입니다. 합법적인 조달과 정확한 문서화는 일반적으로 감사 문제 및 거래 미기록으로 인해 발생할 수 있는 기타 문제를 방지할 수 있습니다.

거래 문서와 관련하여 주의해야 할 주요 문서로는 다음이 있습니다:

● 구매 신청서

● 승인된 제안서 및 견적서

● 구매자/공급업체 계약서

● 구매 주문서

● 구매 송장

● 납품 또는 서비스 완료 확인 서류

● 품질 검사 증명서

● 지급 승인

완비된 문서는 거래의 전 과정(신청부터 지급까지)을 추적하는 데 도움이 됩니다.

5. 계약 및 약관 검토

상품 및 서비스를 조달할 때 계약 준수는 매우 중요합니다. 기업은 주문 또는 조달 전, 특히 고액 또는 반복적인 대량 거래를 진행할 때 계약 조건을 성실하고 꼼꼼하게 검토해야 합니다.

계약 조건을 검토할 때는 다음 사항에 중점을 두어야 합니다:

● 공급 범위

● 가격 책정

● 지급 조건

● 운송 조건

● 생산 및 납품 일정

● 보증 조건

● 품질 요건

● 분쟁 해결 절차

● 기밀 유지 조항

● 취소 조항

● 책임 제한

국제 물품 조달의 경우, 국제무역용어해석규칙(Incoterms), 관세 의무 및 상품 규정 준수 기준 등의 약관을 준수하는 것이 매우 중요하며, 이를 철저히 준수할 수 있도록 명확히 명시해야 합니다.

6. 규정 및 법률 준수

상품 조달에 참여하는 모든 팀은 구매하는 상품 또는 서비스와 관련된 모든 규정을 숙지해야 합니다. 이러한 규정은 산업 분야와 국가/지역에 따라 다릅니다.

예:

● 수입 의무

● 관세 규정.

● 뇌물 및 부패 방지 관련 법규.

● 구매 상품의 안전 기준.

● 보건/환경 규정 준수 요건.

● 정보 기밀 유지 및 보호 관련 법률.

● 노동 규정 준수 기대 기준.

● 세금 계산서 관련 규정.

● 산업별 허가 요건.

규정을 준수하는 것으로 간주되는 조달은 내부 승인을 획득해야 할 뿐만 아니라, 외부 법적 기준도 충족해야 합니다.

부적절한 조달에서 흔히 발생하는 위험

기업이 상품 조달을 효과적으로 관리하지 못할 경우, 다음과 같은 일련의 위험이 발생할 수 있습니다:

비공식 조달

비공식 조달이란 기업 조달 팀이 승인된 업무 절차를 우회하여 조달을 진행하는 것을 말합니다. 언뜻 보기에는 비용 효율적일 수 있지만, 이러한 공급업체는 사전 심사를 거치지 않았을 가능성이 있어 향후 공급업체의 계약 이행 불이행, 계약 위반 및 재무 점검/감사 실패 등의 문제를 초래할 수 있습니다.

사기 및 이해 상충

일부 직원은 자신의 이익이나 사적 이득을 위해 자격 미달의 고객에게 조달 거래 및 계약을 부여하여 이익을 취하거나, 심지어 사리사욕을 채우기 위해 견적서와 데이터를 조작할 수도 있습니다. 일부 조달 담당자는 불필요한 조달을 승인하기도 합니다. 이러한 모든 부주의한 행위는 장기적으로 기업에 피해를 입히고 더 많은 문제를 야기할 수 있습니다.

공급업체의 낮은 품질

공급업체에 대한 심사는 전문성이 부족한 공급업체와의 협력으로 인해 발생할 수 있는 문제를 효과적으로 방지할 수 있습니다. 전문성이 부족한 공급업체와 조달 계약을 체결할 경우, 부적격 제품 수령, 배송 지연, 인증서 위조 및 신뢰할 수 없는 서비스와 같은 문제가 발생하여 기업이 거래 과정에서 막대한 손실을 입을 수 있습니다.

계약 위반

법적 구속력이 있는 계약 없이 조달을 진행할 경우, 더 높은 가격, 더 큰 위험, 그리고 취약하거나 거의 없는 법적 보호에 직면하게 됩니다.

규제 제재

규제가 엄격한 산업 분야에서 현지 및 국제 표준을 준수하지 않는 조달은 세관 압수 및 법적 소송 등의 제재를 초래할 수 있습니다.

평판 훼손

오늘날 기업과 고객은 윤리적 조달, 노동 조건, 업계 표준을 준수하는 조달 프로세스에 점점 더 많은 관심을 기울이고 있습니다. 무역 업계에서 기업/회사/무역업자의 평판은 매우 중요하므로, 부실한 조달 기준은 기업/회사 및 무역업자의 평판을 훼손하고 신뢰를 급속히 무너뜨릴 수 있습니다.

상품과 서비스를 구매하는 가장 좋은 방법

업계 표준을 준수하십시오.

규정을 준수하는 조달 시스템을 구축하는 데 항상 대규모 조달 팀이 필요한 것은 아닙니다. 소규모 기업이라도 실행 가능한 단계를 통해 규정 준수를 강화할 수 있습니다.

효과적인 조달 시스템을 구축하는 데 많은 인력이나 대규모 조달 팀이 필요하지는 않습니다. 인력이 적은 중소기업도 조달 규정 준수 측면에서 여전히 더 높은 효율성을 발휘할 수 있습니다. 조달 효율성을 높이고 규정 준수 기준을 강화하려면 다음의 실행 가능한 단계를 따르기만 하면 됩니다:

프로세스 표준화

각 부서에서 필요할 때마다 동일한 실행 가능한 단계를 따르도록 노력하십시오. 프로세스 표준화는 혼란과 오류 발생을 확실히 줄여줄 뿐만 아니라, 직원들의 표준 프로세스 교육 및 습득을 단순화합니다.

적격 공급업체 목록 활용

엄격한 심사를 거친 표준 공급업체 목록을 사용하고, 정기적으로 목록을 검토하여 등재된 모든 공급업체가 여전히 효율적이며 최신 요건을 충족하는지 확인하십시오. 또한, 필요할 경우 비활성 및 고위험 공급업체의 자격을 취소하십시오.

직무 분리

구매 요청을 제출한 사람이 구매 승인 및 지급 처리를 단독으로 담당해서는 안 됩니다. 직무 분리는 사기 위험을 낮출 수 있습니다.

업무 분담은 워크플로우에서 매우 효과적인 것으로 입증되었으며, 이 경우도 예외는 아닙니다. 이 분야에서 업무 분담은 어떻게 작용할까요? 규정 준수 조달 워크플로우는 조달 요청 담당자와 조달 승인 담당자로 나뉘어야 하며, 후자는 지급 처리에 대한 단독 권한을 가져야 합니다. 업무 분담은 사기 위험을 줄이는 효과적인 방법입니다.

경쟁적 견적 요청

거래의 투명성, 의사 결정의 투명성, 그리고 가격의 공정성, 형평성 및 명확성을 보장하기 위해, 기업은 특히 중·고가 조달을 수행할 때 항상 여러 견적을 확보해야 합니다.

직원 교육

조달 체인의 모든 참여자가 규정 준수 절차를 이해할 때, 규정 기준을 효율적으로 준수하는 것이 쉬워집니다. 직원들이 규정 준수 절차를 이해할 수 있도록, 위험 신호를 올바르게 식별하는 방법에 대한 정기적인 교육을 실시하는 것이 매우 중요합니다.

조달 활동 감사

조달 체인 감사 또한 필수적입니다. 적절한 감사를 통해 중복된 공급업체, 계약 외 조달, 누락된 검증 및 승인, 문서 기록상의 미비 사항을 발견할 수 있기 때문입니다.

디지털 조달 워크플로우

조달 프로세스의 디지털화 또는 디지털 조달 시스템의 도입은 승인 속도를 높이고, 투명성을 강화하며, 비즈니스 인식을 제고할 수 있습니다. 동시에, 이는 장부 및 기록 보관의 효율성도 높여줍니다.

국제 무역에서의 규정 준수 조달

국경 간 조달의 경우, 규정 준수 기준이 더욱 복잡해집니다. 국제 조달에는 일반적으로 관세 규정, 운송 계약, 국경 간 자금 이동(지급), 제품 표준 요건, 그리고 의사소통(언어)상의 제약 등 더 복잡한 서류 작업이 필요합니다.

국경 간 조달의 규정 준수를 보장하기 위해 기업은 다음 사항에 유의해야 합니다:

● 조달 대상국 내 공급업체의 평판 및 합법성.

● 대상 시장의 제품 표준 인증 규정.

● 정기적이고 규정에 부합하는 신고서 및 HS 코드.

● 관세, 수입세 및 관련 비용.

● EXW, FOB, CIF 또는 DDP와 같은 운송 약정.

● 최종 출하 전 표준 품질 검사 실시.

● 라벨 및 포장이 규정 요건을 충족하는지 확인.

● 국경 간 무역 제한, 제재, 규제 및 제재를 최소화하기 위해 최선을 다합니다.

신뢰할 수 있는 조달 대행사, 조달 회사, 검사 팀 또는 물류 파트너와 업무 협력을 맺는 것은 위험을 최소화하는 데 도움이 됩니다. 이러한 이점에도 불구하고, 기업은 내부 규정 준수 법률/규칙 및 기준을 준수해야 합니다.

기술 및 규정 준수 조달

디지털 조달 시스템은 표준 상품 및 서비스의 조달을 매우 쉽고 편리하게 만들어 줍니다.

디지털 조달 시스템은 다음과 같은 이점을 제공합니다:

● 승인 속도를 높입니다.

● 공급업체를 통합하여 검증된 공급업체 목록에 등록합니다.

● 계약서 및 장부 기록을 장기간 보관합니다.

● 속도와 효율성 향상으로 주문 처리 능력이 증대되어 더 많은 주문을 접수할 수 있습니다(구매 주문 생성).

● 장부 기록의 정확성 향상으로 지출의 투명성과 추적 가능성을 높입니다.

● 중복된 청구서 금액, 데이터 또는 오류를 더 빠르고 쉽게 발견할 수 있습니다.

● 일상적인 업무 거래에 대한 최신 감사를 통해 사업 운영을 모니터링하는 데 도움이 됩니다.

● 디지털 시스템은 예산 관리 및 지출 관리를 간소화합니다. 이를 통해 공급업체 및 구매 심사가 더욱 편리해지며, 사기나 부적격 구매가 발생하지 않도록 보장합니다.

● 상위 관리층에 규정 준수 보고서를 제출합니다.

기술이 조달 판단을 대체할 수는 없지만, 조달의 일관성을 높이고 인적 오류를 줄이는 데 기여합니다.

강력한 조달 문화 구축

규정 준수 요구 사항은 단순히 정책과 승인 절차를 따르는 것을 넘어, 회사의 문화와 리더십 문화와 밀접한 관련이 있습니다.회사와 기업 리더들이 규정 준수 조치를 진지하게 받아들일 때, 그들은 직원(회사의 경우)과 팀원(기업의 경우)에게 규정 준수의 중요성을 보여주며, 이를 결코 가볍게 여기거나 대충 넘어가서는 안 된다는 점을 분명히 합니다. 경영진이 거래의 투명성, 정확한 책임 소재, 공급업체의 신뢰도를 중시한다면, 조달 규정 준수 감독은 일상적인 비즈니스 운영에 없어서는 안 될 부분이 될 것입니다.

강력한 조달 문화는 직원들이 다음을 실천하도록 장려해야 합니다:

● 발주 전 반드시 조달 업무 프로세스 기준을 준수하도록 합니다.

● 발견된 모든 규정 위반 사항을 신속하고 즉시 보고합니다.

● 어떠한 사적인 관계도 공급업체 선정이나 조달 결정에 영향을 미치지 않도록 해야 합니다.

● 의사결정 문서는 명확하고 완전해야 합니다.

● 장기적인 가치를 최우선으로 삼고, 단기적인 이익 추구를 줄이기 위해 노력해야 합니다.

규정 준수가 일상적인 운영의 일부가 된다면, 조달은 더욱 전략적이고 신뢰할 수 있게 되어 기업의 수익성을 크게 향상시킬 것입니다.

결론

규정을 준수하는 상품 및 서비스 조달은 성장과 발전은 물론 운영 위험을 줄이려는 모든 기업에게 매우 중요합니다. 규정 준수 요건을 준수하면 기업은 지출을 관리하고, 우수한 공급업체와 협력하며, 법규를 준수하고, 내부 조달 통제 및 외부 규정 준수를 강화할 수 있습니다.

조달의 목적이 무엇이든 목표는 반드시 일관되어야 합니다. 모든 주문은 타당한 근거를 갖추고, 검증되며, 적절히 기록되어야 하며, 회사 정책과 법규를 준수해야 합니다.

언제나 기업, 고객 및 목표 시장의 규정 준수 요건을 지속적으로 준수하는 기업은 사업 규모를 효율적으로 확장하고, 기업 이미지를 유지하며, 장기적인 발전 과정에서 더 현명한 조달 결정을 내리는 데 유리합니다.

자주 묻는 질문

준법 조달이란 무엇을 의미합니까?

이는 회사 정책, 법적 기준, 검증된 절차 및 공급업체 선정 및 심사 기준에 따라 상품 및/또는 서비스를 조달하는 것을 의미합니다.

왜 조달 준수가 그토록 중요한가요?

이는 사기 행위를 줄이고, 조달 및 가격 지불의 투명성을 높이며, 감사 속도를 가속화하고, 법적 위험을 최소화하며, 심사를 통과한 신뢰할 수 있는 공급업체와의 거래를 촉진합니다.

규정 준수 조달은 서비스에도 적용됩니까?

네. 서비스 조달 역시 검증, 법적 문서, 명확한 범위 정의 및 청구서의 신뢰성이 필요합니다.

규정을 준수하지 않는 조달의 가장 큰 위험은 무엇입니까?

가장 큰 잠재적 위험으로는 적절한 승인 없이 이루어진 대규모 지출, 사기성 공급업체 이용, 규정 및 법규 위반, 제품 품질 미달, 그리고 기업/회사의 이미지 및 평판 훼손 등이 있습니다.

중소기업은 어떻게 조달 규정 준수를 강화할 수 있나요?

중소기업은 명확한 조달 정책 수립, 조달 전 공급업체 심사, 조달 내역의 정확한 기록, 그리고 간단하고 효과적인 조달 규정 준수 워크플로우 활용부터 시작해야 합니다.