Закупка товаров и услуг в соответствии с нормативными требованиями

Что на самом деле означает закупка товаров и услуг, соответствующих нормативным требованиям?

Под «соответствующими требованиям закупками» понимается обеспечение того, чтобы при закупке товаров или услуг эти закупки соответствовали внутренним законам и политикам компании, договорным соглашениям и обязательствам, отраслевым нормам и правилам, а также применимым законам в сфере транспорта и логистики. Единственной целью этого является обеспечение того, чтобы процессы производства и закупок были четкими, стандартизированными, утвержденными, должным образом документированными и соответствовали правилам закупок.

Эти правила обычно включают:

● Закупки у проверенных поставщиков.

● Соблюдение процедур закупок, установленных компанией.

● Обеспечение прозрачности цен и обоснованности основной структуры закупок.

● Постоянное обеспечение высокого качества продукции и услуг.

● Соблюдение правил и нормативных требований в области налогообложения, таможенного контроля и мер безопасности.

● Обеспечивать точность и согласованность бухгалтерской отчетности для целей отчетности и аудита.

Одним словом, комплайенс в закупках означает приобретение подходящих товаров у подходящих поставщиков по подходящим ценам в соответствии с применимыми правилами и нормами управления производством.

Почему соблюдение нормативных требований при закупках так важно?

Сегодня многие компании сосредоточены исключительно на том, как снизить затраты и увеличить прибыль за счет закупок, упуская из виду важность контроля затрат.Между тем, соблюдение нормативных требований при закупках имеет решающее значение для прибыльности предприятия. Если в процессе закупки продукции игнорировать требования нормативных актов, в конечном итоге это может привести к серьезным проблемам: изначально недорогая продукция может обернуться чрезвычайно дорогой, если она станет причиной юридических проблем, нарушений таможенного законодательства, дефектов качества, ущерба репутации или обвинений во внутреннем мошенничестве.

Соблюдение нормативных требований при закупках приносит компании следующие преимущества:

● Практически полное исключение финансовых и юридических проблем.

● Исключение запрещенных или дублирующих закупок.

● Повышение доверия к поставщикам благодаря возможности проверки бухгалтерской отчетности и прохождению аудита.

● Гарантирует соответствие продукции стандартам качества и безопасности.

● Ведение постоянной бухгалтерской отчетности способствует надлежащей подготовке документации.

● Наличие договоров, соответствующих нормативным требованиям, помогает предприятиям усилить контроль над производством и продукцией.

● Помощь предприятиям в принятии более обоснованных решений, что способствует формированию превосходного имиджа бренда и поддержанию его хорошей репутации.

Соответствующие требованиям закупки приносят огромную пользу международным закупщикам, однако из-за особенностей онлайн-закупок («дистанционных закупок») эти компании крайне уязвимы перед риском приобретения некачественной продукции. Законодательство об обеспечении соответствия предъявляет обязательные требования к документации по трансграничным сделкам, что значительно снижает риски в цепочке поставок и проблемы, связанные с несогласованностью нормативных требований.

Различия между закупкой товаров и закупкой услуг

Товары и услуги обычно относятся к одной и той же категории, а именно к третьему этапу производства. Хотя и то, и другое составляют заключительный этап производства, способы ценообразования и оплаты товаров и услуг различаются.

Закупка товаров

Закупка товаров обычно касается материальных предметов, например:

● сырье

● упаковочные материалы

● Оборудование

● запасы

● Рекламная продукция

● Офисное оборудование

В процессе закупок требования к соблюдению нормативных требований обычно в большей степени касаются технических характеристик продукции, стандартов качества продукции, документов на импорт и экспорт, правил маркировки/содержания, мер безопасности продукции, а также законности деятельности поставщиков.

Закупка услуг

Закупка услуг обычно включает в себя нематериальные результаты или нематериальные услуги, например:

● Экспедиторские услуги

● Маркетинговые/закупочные услуги

● Разработка программного обеспечения

● Юридические консультации

● Проверка соответствия стандартам качества

● ИТ-поддержка

● Услуги по подбору персонала

В отношении услуг требования к соблюдению нормативных требований обычно зависят от объема контракта, условий переговоров об услугах, стандартов эффективности, конфиденциальности, достоверности счетов-фактур и подтверждения выполнения.

Поскольку услуги не так осязаемы, как товары, компаниям обычно требуется более четкое определение объема работ, точные определения терминов и более понятные процедуры утверждения для разработки обоснованной структуры ценообразования.

Ключевые элементы процесса закупок, соответствующих нормативным требованиям

Полнофункциональная и соответствующая нормативным требованиям система закупок должна основываться не на догадках или устных инструкциях, а на письменных процедурах и единых критериях оценки.

1. Четкая политика закупок

Каждая организация должна разработать письменную политику закупок, в которой четко определены следующие моменты:

● Кто отвечает за подачу заявок на закупку.

● Кто отвечает за проверку заявок на закупку.

● В каких случаях необходимо получать конкурентные предложения.

● Какие документы требуются.

● Выбор подходящих поставщиков.

● Каков лимит расходов.

● Как действовать в исключительных случаях.

Без структурированной политики будет сложно обеспечить соблюдение нормативных требований.

2. Проверка поставщиков

Перед размещением заказа или разработкой плана закупки услуг компания должна тщательно оценить поставщика. Надлежащая проверка поставщика является одним из ключевых этапов процесса закупок, обеспечивающих соблюдение нормативных требований.

Проверка поставщика может включать:

● Лицензию на ведение бизнеса.

● Проверку регистрации в налоговых органах/по НДС.

● Проверку банковских счетов.

● Проверку производственных помещений/офисов.

● Проверку рекомендаций.

● Сертификация качества по стандартам.

● Проверка на наличие санкций.

● Проверка соблюдения трудового законодательства и этических норм.

● Проверка соответствия требованиям страны назначения.

Рекомендуется, чтобы клиенты проводили комплексную проверку перед принятием решения, а не спешили выбирать поставщика только из-за низкой цены. Дело в том, что если поставщик предлагает, казалось бы, привлекательную «низкую цену», но игнорирует проверку на соответствие нормативным требованиям, в долгосрочной перспективе это может привести к серьезным проблемам для клиента.

3. Рабочий процесс проверки закупок

Соответствующий требованиям процесс должен проходить официальную проверку до вложения средств. Это позволяет предотвратить несанкционированные закупки и помогает компании контролировать бюджет на закупки.

Типичный рабочий процесс проверки закупок может включать:

● Подачу заявки на закупку.

● Проверку руководителем отдела.

● Подтверждение бюджета.

● Проведение проверки закупки.

● Финансовое утверждение.

● Выдача заказа на закупку.

Выдача разрешения на закупку охватывает весь процесс проверки закупки и обычно осуществляется на основе требуемой суммы, уровня риска и результатов оценки надежности поставщика.

4. Точное документирование и учет

Документация — это надежный способ обеспечить наличие письменных записей и доказательств, подтверждающих соответствие закупок нормативным требованиям. Законные закупки, подкрепленные точной документацией, обычно позволяют избежать проблем при аудите, а также других проблем, которые могут возникнуть из-за отсутствия записей о сделках.

Что касается документации по сделкам, к важным документам, на которые следует обратить внимание, относятся:

● Заявка на закупку

● Утвержденные предложения и коммерческие предложения

● Договор между покупателем и поставщиком

● Заказ на закупку

● Счет-фактура

● Документы, подтверждающие доставку или выполнение услуг

● Сертификаты качества

● Утверждение платежа

Полный комплект документов помогает отслеживать сделку от начала до конца (от заявки до оплаты).

5. Проверка контрактов и условий

При закупке товаров и услуг соблюдение условий контракта имеет решающее значение. Перед размещением заказа или осуществлением закупки, особенно в случае крупных или повторяющихся сделок, компания должна тщательно и добросовестно проверить условия контракта.

При проверке условий контракта следует уделить особое внимание следующим аспектам:

● Объем поставки

● Ценообразование

● Условия оплаты

● Условия доставки

● График производства и поставки

● Условия гарантии

● Требования к качеству

● Механизм урегулирования конфликтов/споров

● Условия конфиденциальности

● Условия расторжения договора

● Ограничение ответственности

При международных закупках товаров крайне важно соблюдать условия, такие как Общие правила интерпретации торговых терминов (Инкотермс), таможенные обязательства и стандарты соответствия товаров, которые должны быть четко изложены для их тщательного соблюдения.

6. Нормативно-правовое соответствие

Все команды, участвующие в закупках товаров, должны быть осведомлены о всех применимых нормах, касающихся приобретаемых товаров или услуг. Эти нормы различаются в зависимости от отрасли и страны/региона.

Например:

● Обязательства по импорту

● Таможенные правила и нормы.

● Законодательные акты, запрещающие взяточничество и коррупцию.

● Стандарты безопасности закупаемых товаров.

● Требования по соблюдению норм в области здравоохранения и охраны окружающей среды.

● Законы о конфиденциальности и защите информации.

● Ожидаемые стандарты соблюдения трудового законодательства.

● Правила и положения, касающиеся налоговых счетов-фактур.

● Требования к лицензированию, специфичные для отрасли.

Закупка, считающаяся соответствующей требованиям, должна не только получить внутреннее одобрение, но и соответствовать внешним правовым нормам.

Распространенные риски при несоответствующих требованиям закупках

Если предприятие не сможет обеспечить эффективный контроль над закупками товаров, это может привести к возникновению следующих рисков:

Неформальные закупки

Неформальные закупки означают, что команда по закупкам компании осуществляет закупки в обход утвержденных каналов. Хотя на первый взгляд это может казаться экономически выгодным, поскольку такие поставщики, возможно, не прошли проверку, в будущем это может привести к ненадлежащему исполнению обязательств со стороны поставщиков, нарушению договоров, а также к неудачным результатам финансовых проверок и аудитов.

Мошенничество и конфликт интересов

Некоторые сотрудники, преследуя собственные интересы или личную выгоду, могут заключать сделки и контракты с несоответствующими требованиям поставщиками с целью извлечения прибыли или даже фальсифицировать предложения и данные для личной наживы. Некоторые сотрудники отдела закупок могут даже одобрять ненужные закупки. Все эти недобросовестные действия в долгосрочной перспективе могут нанести ущерб компании и привести к возникновению дополнительных проблем.

Низкое качество поставщиков

Проведение проверки поставщиков позволяет эффективно избежать проблем, которые могут возникнуть в результате сотрудничества с недостаточно профессиональными поставщиками. В случае заключения договора на закупку с непрофессиональным поставщиком могут возникнуть такие проблемы, как получение некачественной продукции, задержки поставок, подделка сертификатов и ненадежное обслуживание, что приведет к значительным убыткам для компании в ходе сделки.

Нарушение условий договора

Осуществление закупок без наличия юридически обязывающего договора подвергнет вас риску более высоких цен, более высоких рисков, а также слабой или практически отсутствующей правовой защиты.

Штрафные санкции со стороны регулирующих органов

В отраслях с развитой системой регулирования закупки, не соответствующие местным и международным стандартам, могут привести к таким санкциям, как конфискация товаров таможней и судебные иски.

Ущерб репутации

В современном мире компании и клиенты уделяют все больше внимания этическим нормам закупок, условиям труда и соответствию закупочных процессов отраслевым стандартам. Репутация предприятий, компаний и торговых организаций имеет решающее значение в сфере торговли, поэтому любые ненадлежащие стандарты закупок могут нанести ущерб их репутации и быстро подорвать доверие.

Лучший способ приобрести товары и услуги

Соблюдение отраслевых стандартов.

Для создания системы закупок, соответствующей нормативным требованиям, не всегда требуется большая команда специалистов по закупкам. Даже небольшие предприятия могут повысить уровень соответствия нормативным требованиям, следуя практическим рекомендациям.

Для создания эффективной системы закупок не требуется большого количества персонала или огромной команды специалистов по закупкам. Малые предприятия с небольшим штатом сотрудников все равно могут работать более эффективно в области соблюдения нормативных требований при закупках. Чтобы повысить эффективность закупок и улучшить стандарты соответствия, вам достаточно выполнить следующие практические шаги:

Стандартизация процессов

Стремитесь использовать одни и те же практические шаги во всех отделах при каждой необходимости. Стандартизация процессов, несомненно, уменьшит хаос и количество ошибок, а также упростит обучение сотрудников стандартным процессам и их усвоение.

Использование списка квалифицированных поставщиков

Используйте список стандартных поставщиков, прошедших тщательный отбор, и регулярно пересматривайте свой выбор, чтобы убедиться, что все поставщики, включенные в список, по-прежнему эффективны и соответствуют последним требованиям. Аналогичным образом, при необходимости исключайте из списка неактивных и высокорисковых поставщиков.

Разделение обязанностей

Лицо, подающее запрос на закупку, не должно быть единственным лицом, утверждающим закупку и осуществляющим платежи. Разделение обязанностей позволяет снизить риск мошенничества.

Разделение обязанностей Разделение обязанностей в рабочих процессах доказало свою высокую эффективность, и данный случай не является исключением. Как разделение обязанностей будет работать в данной сфере? Рабочий процесс по обеспечению соответствия требованиям в сфере закупок должен быть разделен на лиц, подающих заявки на закупку, и лиц, утверждающих закупки, причем последние обладают исключительными полномочиями по обработке платежей. Разделение обязанностей является эффективным способом снижения риска мошенничества.

Требование предоставления конкурентных предложений

Для обеспечения прозрачности сделок, прозрачности принятия решений, а также справедливости, объективности и ясности цен предприятиям следует всегда получать несколько предложений, особенно при закупках средней и высокой стоимости.

Обучение сотрудников

Когда каждый участник цепочки закупок понимает процессы обеспечения соответствия, эффективное соблюдение стандартов становится проще. Для того чтобы сотрудники понимали эти процессы, крайне важно регулярно проводить обучение по правильному распознаванию сигналов риска.

Аудит закупочной деятельности

Аудит цепочки поставок также является обязательным. Это связано с тем, что надлежащий аудит позволяет выявить дублирующихся поставщиков, закупки вне рамок контрактов, отсутствие проверки и утверждения, а также недостатки в документации.

Цифровизация рабочих процессов закупок

Цифровизация процессов закупок или внедрение цифровых систем закупок позволяет ускорить процесс утверждения, повысить прозрачность и улучшить понимание бизнес-процессов. Кроме того, это повышает эффективность ведения бухгалтерского учета и хранения документации.

Соблюдение нормативных требований при закупках в международной торговле

Когда речь заходит о трансграничных закупках, требования к соблюдению нормативных требований становятся более сложными. Международные закупки обычно сопряжены с более сложной документацией, например, таможенными правилами, транспортными соглашениями, трансграничными денежными потоками (платежами), требованиями к стандартам продукции, а также ограничениями в области коммуникации (языковыми барьерами).

Для обеспечения соответствия требованиям при трансграничных закупках предприятиям следует обратить внимание на следующие моменты:

● Репутация и легальность поставщика в стране закупки.

● Нормативные требования к сертификации закупаемой продукции на целевом рынке.

● Регулярное и соответствующее стандартам оформление таможенных деклараций и кодов HS.

● Таможенные пошлины, импортные налоги и сопутствующие сборы.

● Условия поставки, например EXW, FOB, CIF или DDP.

● Проведение стандартного контроля качества перед окончательной отгрузкой.

● Обеспечение соответствия маркировки и упаковки нормативным требованиям.

● Приложение максимальных усилий для минимизации ограничений, штрафов, запретов и санкций в сфере международной торговли.

Установление деловых отношений с надежными агентами по закупкам, закупщиками, инспекционными группами или логистическими партнерами помогает минимизировать риски. Несмотря на эти преимущества, предприятиям по-прежнему следует обеспечивать соблюдение внутренних законов, правил и стандартов.

Технические и нормативные требования к закупкам

Система цифровых закупок делает закупку стандартных товаров и услуг чрезвычайно простой и удобной.

Система цифровых закупок помогает:

● ускорить процесс утверждения.

● объединить поставщиков и внести их в список проверенных поставщиков;

● Хранить контракты и бухгалтерские записи в течение длительного времени.

● Повышение скорости и эффективности увеличивает пропускную способность по обработке заказов, что позволяет принимать больше заказов (формировать заказы на закупку).

● Точность бухгалтерских записей повышает прозрачность и отслеживаемость расходов.

● Более быстрое и простое выявление повторяющихся сумм, данных или ошибок в счетах-фактурах.

● Проведение актуальных аудитов повседневных деловых операций способствует контролю за операционной деятельностью.

● Цифровые системы упрощают контроль бюджета и управление расходами. Они облегчают проверку поставщиков и закупок, гарантируя отсутствие мошенничества или несоответствующих закупок.

● Представление отчетов о соблюдении нормативных требований на более высокий уровень.

Технологии не могут заменить профессиональное суждение специалистов по закупкам, но они могут повысить согласованность закупок и сократить количество человеческих ошибок.

Создание сильной культуры закупок

Требования к соблюдению нормативных требований выходят далеко за рамки простого следования политикам и процедурам утверждения; они тесно связаны с корпоративной культурой и стилем руководства.Когда руководство компании или предприятия серьезно относится к мерам по обеспечению соответствия, оно демонстрирует сотрудникам (в случае компании) и членам команды (в случае предприятия) важность требований к соответствию, которые ни в коем случае нельзя пренебрегать или выполнять формально. Если руководство уделяет внимание прозрачности сделок, четкой подотчетности и репутации поставщиков, контроль за соблюдением требований в сфере закупок станет неотъемлемой частью повседневной деятельности.

Сильная культура закупок должна поощрять сотрудников:

● Обязательно соблюдать стандарты рабочих процессов закупок перед размещением заказа.

● Своевременно и оперативно сообщать о любых выявленных нарушениях.

● Обеспечивать, чтобы личные отношения не влияли на выбор поставщиков или решения по закупкам.

● Обеспечивать четкость и полноту документации по принятию решений.

● Ставить долгосрочную ценность на первое место и стремиться сократить погоню за краткосрочной выгодой.

Если соблюдение нормативных требований станет частью повседневной деятельности, закупочная деятельность станет более стратегической и надежной, что значительно повысит прибыльность предприятия.

Выводы

Соблюдение требований при закупке товаров и услуг имеет решающее значение для всех компаний, стремящихся к росту и снижению операционных рисков. Уделение внимания вопросам соблюдения требований помогает компаниям контролировать расходы, сотрудничать с надежными поставщиками, соблюдать законодательство и нормативные акты, а также укреплять внутренний контроль над закупками и внешнее соответствие требованиям.

Независимо от причин закупки, цель должна оставаться неизменной: все заказы должны быть обоснованными, проверенными, должным образом зарегистрированными и соответствовать корпоративной политике и законодательным нормам.

В любой ситуации компания, которая всегда соблюдает требования по соблюдению нормативных требований со стороны компании, клиентов и целевого рынка, будет иметь больше преимуществ для эффективного расширения масштабов бизнеса, поддержания своего имиджа и принятия более разумных решений в области закупок в долгосрочной перспективе.

Часто задаваемые вопросы

Что означает «соответствующие требованиям закупки»?

Это означает закупку товаров и/или услуг в соответствии с политикой компании, правовыми нормами, проверенными процессами, а также критериями отбора и проверки поставщиков.

Почему соблюдение нормативных требований при закупках так важно?

Это позволяет сократить количество мошеннических действий, повысить прозрачность закупок и ценообразования, ускорить проведение аудитов, минимизировать юридические риски и способствовать ведению дел с проверенными и надежными поставщиками.

Применимы ли правила соблюдения нормативных требований при закупках также к услугам?

Да. При закупке услуг также требуются проверка, юридическая документация, четкое определение объема работ и достоверность счетов-фактур.

Каковы основные риски несоответствующих требованиям закупок?

К основным потенциальным рискам относятся крупные расходы без надлежащего одобрения, использование мошеннических поставщиков, нарушение правил и нормативных требований, несоответствие качества продукции стандартам, а также ущерб репутации предприятия/компании.

Как малые предприятия могут повысить уровень соблюдения требований при закупках?

Малым предприятиям следует начать с четкого определения политики закупок, проверки поставщиков перед закупкой, точного учета закупок, а также использования простых и эффективных рабочих процессов по обеспечению соответствия требованиям при закупках.