Introducción
Por qué es importante indicar claramente los casos en los que no se puede atender
En el aprovisionamiento en China, es más importante determinar «a partir de qué punto no se debe aceptar» que «hasta qué punto se puede aceptar».
Si se acepta a la fuerza,
・Surgirán problemas
・No podremos dar explicaciones
・Al final, el cliente se verá perjudicado
.
Lo importante no es si podemos hacer frente al encargo, sino si el proyecto es viable desde el punto de vista estructural.
En este artículo, analizaremos los casos de compras en China que no se deben realizar, no por falta de capacidad de nuestra empresa o por problemas con el alcance de nuestros servicios, sino por la propia estructura del proceso de abastecimiento.
Productos cuya importación resulta difícil por motivos normativos
En lo que respecta a las importaciones a Japón, existen productos para los que los obstáculos normativos son elevados o que, en principio, resultan imposibles de importar.
Algunos ejemplos típicos son:
・Productos cuya importación está claramente prohibida
・Productos para los que, en la práctica, resulta casi imposible obtener la certificación o el permiso
・Casos en los que, a pesar de estar sujetos a la normativa legal, no existe la voluntad ni la estructura para cumplirla
Estos no son problemas que puedan resolverse mediante el esfuerzo de la fábrica o la mediación de un agente.
La normativa legal no es una «condición que se puede sortear con ingenio», sino un requisito previo que, de no cumplirse, impide la importación.
En el caso de los productos que no cumplan estos requisitos, se acabará exponiendo al cliente a un riesgo.
Por ello, nuestra empresa se ve obligada a rechazar el encargo en esta fase.
Una política de compras que da prioridad absoluta al «precio más bajo»
Dar prioridad al precio es, en sí mismo, una decisión lógica a la hora de realizar compras.
Sin embargo, dar prioridad exclusiva al precio y
・la exactitud de la documentación
・la realidad del producto
・el cumplimiento de la normativa legal
no podemos aceptar un proceso de aprovisionamiento que los menosprecie.
Esto se debe a que, en un sistema que prioriza el bajo precio,
・No se puede explicar el contenido de la documentación
・La realidad del producto y el contenido de la declaración no coinciden
・No se podrán realizar correcciones a posteriori
.
Esto no se debe a que el precio sea bajo, sino a que se avanza sin haber ordenado los fundamentos de la decisión.
Como resultado, es posible que surjan problemas irreparables en las fases de despacho de aduanas o de venta.
Transacción basada en la premisa de que el contenido de la documentación no se corresponde con la realidad
No podemos atender consultas que se basen en las siguientes premisas:
・Desea declarar un contenido diferente al del producto real
・Desea que el precio parezca inferior al real
・Se desea dejar intencionadamente ambiguo el uso o la finalidad
Estas no son estrategias para la compra o el despacho de aduanas.
Son actos que socavan los propios fundamentos de la declaración.
En las transacciones en las que los documentos no coinciden con la realidad, no se puede ofrecer una explicación coherente a la aduana.
Y quien asume la responsabilidad final de la explicación es siempre el importador.
No podemos participar en transacciones que se basen en premisas que no asuman dicha responsabilidad.
Casos en los que no se ha definido claramente el objetivo de la importación
No podemos atender consultas relacionadas con los siguientes casos:
・¿Se trata de una venta?
・¿Se trata de una prueba?
・¿Es para uso propio?
Si no se aclara el propósito de la importación, no podemos planificar el proceso de adquisición en su conjunto.
Si no se determina el propósito,
・los documentos necesarios
・La normativa legal aplicable
・La idoneidad de las cantidades y los precios
.
Si se procede con la compra sin tener claro el objetivo, es fácil que el proceso se complique a mitad de camino, lo que, en consecuencia, puede dar lugar a problemas en el despacho de aduanas.
Productos OEM y originales cuyas especificaciones aún no están definidas
En el caso de productos OEM o de diseño propio, no podemos atender consultas que tengan como objetivo la producción en serie mientras las especificaciones aún no estén definidas.
En concreto,
・El contenido de las muestras y los productos de producción en serie varía
・Las especificaciones o los materiales se modifican durante el proceso
・La documentación no se actualiza a tiempo para reflejar los cambios
En estas circunstancias, no es posible presentar una explicación válida ante la aduana en el momento de la importación.
En el caso de los OEM, las especificaciones del producto constituyen la base de la declaración y la documentación.
Si se sigue adelante con esas premisas inestables, la explicación se desmoronará en el momento del despacho de aduana, lo que dará lugar a graves problemas.
Casos en los que no se puede aceptar el punto de separación de responsabilidades
En las compras en China, no es posible que una sola persona asuma todas las decisiones y responsabilidades.
・¿Quién toma la decisión final?
・¿Quién es responsable ante la aduana y ante los clientes?
Si no se aclara quién es responsable de qué, surgirán problemas cuando se produzca algún incidente.
En particular, los encargos basados en la premisa de «quiero dejarlo todo en sus manos» o «quiero que asuman toda la responsabilidad» hacen que el sujeto responsable de la toma de decisiones resulte poco claro.
La responsabilidad final recae siempre en el importador.
No podemos aceptar proyectos en los que no se acepte esta premisa.
Compras basadas en plazos cortos, decisiones rápidas y ejecución inmediata
No podemos atender pedidos que se basen en las siguientes condiciones:
・Que se envíe inmediatamente
・La confirmación puede esperar
Este enfoque, en el que se da prioridad absoluta a la rapidez, no es compatible con las compras en China.
En las compras en China hay procesos que no se pueden omitir, como la verificación de las especificaciones, la comprobación de la documentación y la comprobación de la normativa legal.
El hecho de saltarse estas comprobaciones genera problemas posteriores con el despacho de aduanas y con la calidad.
El problema no es avanzar rápidamente en sí mismo, sino la premisa de seguir adelante sin realizar las comprobaciones necesarias.
«Solicitud de gestión posterior» solo tras la aparición de un problema
Ya,
・Hay documentos que faltan
・Están retenidos en la aduana
・La estructura previa de la compra se ha desmoronado
En situaciones como estas, cuando se nos solicita «que hagamos algo al respecto» partiendo únicamente de la premisa de una «solución a posteriori», nuestro margen de actuación es limitado.
Esto se debe a que las decisiones relativas al despacho de aduanas y a la importación se toman basándose en premisas establecidas de antemano.
Cuando estas premisas se han desmoronado, no hay muchas opciones para realizar ajustes a posteriori.
La compra de mercancías no es algo que se gestione una vez que surgen problemas, sino que debe diseñarse para que estos no se produzcan.
En los casos en los que se ha avanzado sin ese diseño, el apoyo que podemos ofrecer tiene, en consecuencia, sus límites.
Decir «no puedo» no es una forma de rechazar algo
El hecho de indicar de antemano los casos en los que no podemos atenderle no tiene por objeto rechazar su solicitud.
El objetivo es evitar desde el principio una situación en la que, al forzar el proceso, el cliente acabe sufriendo perjuicios.
En las compras en China, hay muchas decisiones que, una vez tomadas, no se pueden modificar posteriormente.
Por eso, tomamos nuestras decisiones teniendo en cuenta no solo lo que podemos hacer, sino también lo que no podemos hacer.
Creemos que, a largo plazo, esa es la forma de proceder que menos riesgos conlleva para el cliente.
Criterios de decisión que se derivan de los casos en los que no es posible dar respuesta
Los casos en los que no podemos atender su solicitud tienen varios puntos en común.
・La explicación no es coherente
・La estructura de aprovisionamiento no está bien organizada
・La responsabilidad no está clara
Las compras en las que se dan estos factores no solo tienen pocas posibilidades de éxito, sino que además presentan una estructura propensa a los problemas.
Por el contrario, si estos tres puntos están bien organizados, el aprovisionamiento en China no es más difícil de lo necesario.
Conocer los casos en los que no se puede actuar es también conocer los errores que hay que evitar.
Resumen
Establecer límites claros es una forma de gestionar los riesgos.
En las compras en China, es importante no solo definir «qué se puede hacer», sino también «qué no se va a hacer».
Los casos en los que nuestra empresa no puede intervenir no se deben a una cuestión de capacidad o de alcance. Se trata de casos que, por su propia naturaleza, debemos evitar.
Si se sigue adelante sin aclarar estos límites, aunque parezca que se avanza temporalmente, en algún momento se detendrá inevitablemente.
Por el contrario, las compras que se llevan a cabo tras comprender estos límites no suponen un esfuerzo excesivo, se pueden justificar y conducen a una importación estable a largo plazo.
No se trata de «si se puede hacer», sino de decidir si se debe hacer.
Esa es la gestión de riesgos más realista en lo que respecta a las compras en China.
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