コンプライアンスに準拠した商品・サービスの調達

コンプライアンスに準拠した商品やサービスを購入するとは、具体的にはどういうことでしょうか？

コンプライアンス調達とは、製品やサービスを調達する際、その調達が社内の法令や方針、契約上の合意や義務、業界の規則や規制、および適用される輸送・物流関連法規に準拠していることを確保することを指します。その唯一の目的は、生産および調達プロセスが明確かつ規範的であり、承認され、適切に記録され、調達規則に準拠していることを保証することです。

これらの規則には通常、以下のものが含まれます：

● 検証済みのサプライヤーからの調達。

● 会社が定めた調達手順を遵守すること。

● 価格の透明性を維持し、調達構造を合理的に保つこと。

● 高品質な製品およびサービスを継続的に提供すること。

● 税務、関税、および安全対策に関する規則や規制を遵守する。

● 説明責任および監査に備え、正確かつ一貫性のある帳簿記録を確保する。

要するに、コンプライアンスに則った調達とは、関連する生産管理規則や法規制を遵守した上で、適切なサプライヤーから適切な価格で適切な商品を購入することを意味します。

なぜコンプライアンスに則った調達がいかに重要なのでしょうか？

今日、多くの企業は調達を通じてコストを削減し、利益を向上させる方法にのみ注目し、コンプライアンス管理の重要性を軽視しています。しかし、コンプライアンスに則った調達活動は、企業の収益性にとって極めて重要です。製品調達プロセスにおいてコンプライアンス要件を軽視すると、最終的に深刻な事態に陥る可能性があります。本来は低コストだった製品であっても、法的問題、通関違反、品質欠陥、評判の失墜、あるいは内部不正の告発などを引き起こした場合、かえって莫大なコストを招くことになるのです。

コンプライアンスに則った調達には、企業にとって次のようなメリットがあります：

● 財務上および法的な問題をほぼ回避できる。

● 禁止品や重複購入を根絶する。

● 帳簿の閲覧や監査を受け入れることができるため、サプライヤーの信頼性を高めます。

● 製品が品質および安全基準を満たしていることを保証します。

● 継続的な帳簿記録により、書類の準備が容易になります。

● コンプライアンスに準拠した契約の存在は、企業の生産および製品管理の強化に寄与します。

● 企業がより賢明な意思決定を行うことを支援し、それによって卓越したブランドイメージを確立し、良好なブランド評判を維持する。

コンプライアンスに準拠した調達（コンプライアンス調達）は、国際的な調達企業にとって極めて有益ですが、そのオンライン調達（「リモート調達」）という特性上、こうした企業は粗悪な製品の調達被害に遭いやすい傾向にあります。コンプライアンス法は越境取引における書類の提出を義務付けており、これによりサプライチェーンのリスクや規制の不整合といった問題が大幅に軽減されます。

商品の調達とサービスの調達の違い

商品とサービスは通常、生産の第3段階として同一のカテゴリーに分類される。両者とも生産の最終段階を構成しているが、商品とサービスの価格設定や支払い方法は異なる。

商品の調達

商品の調達には通常、以下のような有形の物品が含まれます：

● 原材料

● 製品包装資材

● 機械設備

● 在庫

● 販促品

● 事務機器

調達プロセスにおいて、コンプライアンス要件は通常、製品仕様、製品品質基準、輸出入書類、ラベル・表示規則、製品安全対策、およびサプライヤーの適格性に重点が置かれます。

サービスの調達

サービスの調達には、通常、物理的な納品物ではないものや無形のサービスが含まれます。例えば：

● フォワーディング

● マーケティング／調達サービス

● ソフトウェア開発

● 法律相談

● 品質基準検査

● ITサポート

● 人材派遣サービス

サービスに関しては、コンプライアンス要件は通常、契約範囲、サービス交渉条項、パフォーマンス基準、機密性、請求書の信頼性、および納品確認によって決まります。

サービスは商品ほど有形ではないため、企業は合理的な価格体系を策定するために、通常、より明確な範囲の定義、正確な用語の定義、およびより明確な承認プロセスを必要とします。

コンプライアンスに準拠した調達プロセスの重要な要素

機能が充実し、コンプライアンスに準拠した調達システムは、推測や伝聞に基づいてはならず、文書化されたプロセスと一貫した評価基準に基づいて構築されるべきです。

1. 明確な調達方針

各組織は、以下の内容を明確にした書面による調達方針を策定すべきです：

● 誰が調達申請を行う責任を負うか。

● 誰が調達申請を審査する責任を負うか。

● どのような場合に競争入札が必要か。

● どのような書類が必要か。

● 適格なサプライヤーの選定。

● 支出限度額はいくらですか。

● 例外事案への対応方法。

体系的な方針がなければ、コンプライアンスの実施と確保は困難になります。

2. サプライヤーのデューデリジェンス

発注やサービス調達計画の策定に先立ち、企業はサプライヤーを徹底的に評価する必要があります。サプライヤーに対する適切な審査は、コンプライアンスに則った調達プロセスにおいて最も重要なステップの一つです。

サプライヤー審査には以下が含まれる場合があります：

● 営業許可証。

● 税務／付加価値税（VAT）登録の確認。

● 銀行口座の確認。

● 工場／オフィスの確認。

● 紹介者の確認。

● 品質認証。

● 制裁リストのスクリーニング。

● 労働コンプライアンスおよび倫理審査。

● 仕向国におけるコンプライアンス審査。

お客様には、単に価格が安いという理由だけで急いでサプライヤーを選定するのではなく、選択を行う前にデューデリジェンスを実施することをお勧めします。なぜなら、サプライヤーが魅力的に見える「低価格」を提供しながらもコンプライアンスチェックを怠った場合、長期的にはお客様に深刻な問題をもたらすことになるからです。

3. 調達検証ワークフロー

コンプライアンスに準拠したプロセスでは、資金投入前に正式な検証を行う必要があります。これにより、不正な調達を防止し、企業が調達予算を管理するのに役立ちます。

典型的な調達検証ワークフローには、以下が含まれる場合があります：

● 調達申請の提出。

● 部門マネージャーによる審査。

● 予算の承認。

● 調達審査の実施。

● 財務承認。

● 発注書の発行。

調達承認の発行は、調達検証プロセス全体を網羅しており、通常、必要金額、リスクレベル、およびサプライヤーの信用評価結果に基づいて承認されます。

4. 正確な文書化と記録

文書化は、コンプライアンスに準拠した調達に関する声明が、書面による記録と証拠によって裏付けられていることを保証する確実な方法です。合法的な調達であり、かつ正確な文書によって裏付けられている場合、通常、監査上の問題や、取引が記録されていないことに起因するその他の問題を回避することができます。

取引文書に関して、注意すべき重要な書類には以下が含まれます：

● 調達申請書

● 承認済みの提案書および見積書

● 購入者／サプライヤー契約書

● 発注書

● 購入請求書

● 納品またはサービス完了確認書類

● 品質検査証明書

● 支払承認

適切な文書管理は、取引の全過程（申請から支払いまで）を追跡するのに役立ちます。

5. 契約および条項の審査

商品やサービスの調達において、契約のコンプライアンスは極めて重要です。企業は発注や調達を行う前、特に高額な取引や反復的な大量取引を行う際には、デューデリジェンスを尽くして契約条項を慎重に審査する必要があります。

契約条項を審査する際は、以下の点に重点を置く必要があります：

● 供給範囲

● 価格設定

● 支払条件

● 輸送条件

● 製造および納期スケジュール

● 保証条項

● 品質要件

● 紛争解決手続き

● 機密保持条項

● 解約条項

● 責任の制限

国際的な物品調達においては、国際貿易用語の解釈に関する一般規則（インコタームズ）、関税上の義務、および商品コンプライアンス基準などの条項や条件を遵守することが極めて重要であり、これらを明確に列挙し、厳格に遵守する必要があります。

6. 規制および法令遵守

商品調達に関与するすべてのチームは、購入する商品またはサービスに関連する各規制を理解していなければなりません。これらの規制は業界や国・地域によって異なります。

例：

● 輸入義務

● 税関の規則・規制

● 贈収賄および腐敗を禁止する法令。

● 調達商品の安全基準。

● 健康・環境に関するコンプライアンス要件。

● 情報の機密保持および保護に関する法律。

● 労働コンプライアンスに関する期待基準。

● 税務請求書に関する規則・規定。

● 業界固有の許認可要件。

コンプライアンスに準拠した調達とされるためには、内部承認を得るだけでなく、外部の法的基準にも適合している必要があります。

不適正な調達に見られる一般的なリスク

企業が商品の調達を適切に管理できない場合、以下のような一連のリスクが生じる可能性があります：

非正規調達

非正規調達とは、企業の調達チームが承認済みの業務ルートを迂回して調達を行うことを指します。一見するとコスト効率が良いように見えるかもしれませんが、これらのサプライヤーは審査を受けていない可能性があるため、将来的にサプライヤーの履行不備、契約違反、財務検査や監査の不備などの問題を引き起こす恐れがあります。

不正行為と利益相反

一部の従業員は、自身の利益や個人的な利益のために、不適格な顧客に調達取引や契約を授与して利益を得たり、私腹を肥やすために見積もりやデータを改ざんしたりする可能性があります。一部の調達担当者は、不必要な調達を承認することさえあります。こうした不注意な行為はすべて、長期的には企業に損害を与え、さらなる問題を引き起こす可能性があります。

サプライヤーの品質低下

サプライヤーの審査を行うことは、専門性に欠けるサプライヤーとの提携によって生じうる問題を効果的に回避できます。専門性の低いサプライヤーと調達契約を締結した場合、不適合製品の受領、出荷遅延、認証の偽造、信頼性の低いサービスといった問題が発生し、取引において企業に多大な損失をもたらす可能性があります。

契約違反

法的拘束力のある契約なしに調達を行うと、価格の高騰、リスクの増大、そして法的保護の弱体化、あるいはその欠如という事態に直面することになります。

規制上の罰則

規制が整備された業界において、現地および国際基準に適合しない調達を行うと、税関による貨物の没収や法的措置などの制裁を受ける可能性があります。

評判の毀損

今日の世界では、企業や顧客が、倫理的な調達、労働条件、業界基準に準拠した調達プロセスにますます注目しています。企業・会社・貿易業者の評判は貿易業界において極めて重要であるため、不適切な調達基準は企業・会社や貿易業者の評判を損ない、信頼を急速に失墜させる恐れがあります。

商品やサービスを購入する最良の方法

業界基準を遵守する。

コンプライアンスに準拠した調達システムを構築するために、必ずしも大規模な調達チームが必要というわけではありません。中小企業であっても、実践的な手順を踏むことでコンプライアンスを向上させることができます。

効果的な調達システムを構築するのに、多くの人員や大規模な調達チームは必要ありません。人員が少ない中小企業であっても、調達コンプライアンスの面でより効率的になることは可能です。調達効率を高め、コンプライアンス基準を向上させるためには、以下の実践的な手順に従うだけで十分です：

プロセスの標準化

各部門で必要となるたびに、同じ実用的な手順を使用するよう努めてください。プロセスの標準化は、混乱やミスの発生を確実に減らすと同時に、従業員への標準プロセスの研修や習得を簡素化します。

認定サプライヤーリストの活用

厳格な審査を経た認定サプライヤーリストを使用し、定期的に見直しを行い、リストに掲載されているすべてのサプライヤーが依然として効率的であり、最新の要件を満たしていることを確認してください。同様に、必要に応じて、活動していないサプライヤーやリスクの高いサプライヤーの認定を取り消してください。

職務の分離

調達依頼を行う担当者は、調達承認や支払処理を行う担当者とは別の人物であるべきです。職務の分離は、不正リスクを低減します。

業務の分担はワークフローにおいて非常に有効であることが実証されており、このケースも例外ではありません。この分野において、業務の分担はどのように機能するのでしょうか？コンプライアンスに準拠した調達ワークフローは、調達依頼者と承認担当者に分担されるべきであり、後者が支払処理の唯一の権限を持つようにします。業務の分担は、不正リスクを低減する有効な手段です。

競争入札の要求

取引の透明性、意思決定の透明性、および価格の公平性、公正性、明確性を確保するため、企業は常に複数の見積もりを取得すべきであり、特に中～高額の調達を行う際にはその必要性が高まる。

従業員の教育

調達プロセスに関わるすべての関係者がコンプライアンスプロセスを理解していれば、コンプライアンス基準への効率的な遵守が容易になります。従業員にコンプライアンスプロセスを理解させるためには、リスクの兆候を正しく識別する方法に関する研修を定期的に実施することが極めて重要です。

調達活動の監査

調達プロセスの監査も不可欠です。適切な監査を行うことで、重複するサプライヤー、契約外の調達、検証や承認の欠如、および文書記録上の不備を発見できるからです。

調達ワークフローのデジタル化

調達プロセスのデジタル化、あるいはデジタル調達システムの導入は、承認プロセスの迅速化、透明性の向上、ビジネス意識の向上につながります。同時に、帳簿管理や記録保持の効率化も図ることができます。

国際貿易におけるコンプライアンス調達

越境調達に関しては、コンプライアンス基準がより複雑になります。国際調達では通常、関税法規、輸送契約、越境資金移動（決済）、製品規格要件、およびコミュニケーション（言語）上の制約など、より複雑な書類が必要となります。

越境調達におけるコンプライアンスを確保するため、企業は以下の点に留意する必要があります：

● 調達国におけるサプライヤーの信用度と合法性。

● 調達製品のターゲット市場における規格認証規制。

● 定期的かつ基準に準拠した通関申告書およびHSコード。

● 関税、輸入税および関連費用。

● EXW、FOB、CIF、DDPなどの輸送条件。

● 最終出荷前の標準的な品質検査の実施。

● ラベルおよび梱包がコンプライアンス要件に適合していることを確認する。

● 国境を越えた貿易における規制、罰則、制限、制裁を最小限に抑えるよう努める。

信頼できる調達代理店、調達会社、検査チーム、または物流パートナーと業務提携を結ぶことは、リスクを最小限に抑えるのに役立ちます。これらの利点があるとはいえ、企業は社内のコンプライアンスに関する法律・規則および基準を遵守していることを確認する必要があります。

技術およびコンプライアンス調達

デジタル調達システムにより、標準的な商品やサービスの調達が非常に簡単かつ便利になります。

デジタル調達システムは、以下の点で役立ちます：

● 承認プロセスの迅速化。

● サプライヤーを統合し、審査済みのサプライヤーリストに登録します。

● 契約書や帳簿記録を長期保存します。

● スピードと効率の向上により発注処理能力が高まり、より多くの注文（発注書の作成）を受け付けることが可能になります。

● 帳簿記録の正確性向上により、支出の透明性と追跡可能性が高まります。

● 請求書の金額、データ、または誤りの重複をより迅速かつ容易に発見できるようになります。

● 日常の業務取引に対する最新の監査により、事業運営の監視に役立ちます。

● デジタルシステムにより、予算管理と支出管理が簡素化されます。これにより、サプライヤーや調達に関する監査が容易になり、不正や不適切な調達の発生を防ぐことができます。

● 上層部へのコンプライアンス報告が可能になります。

テクノロジーは調達判断に取って代わるものではありませんが、調達の一貫性を高め、人為的なミスを減らすことができます。

強固な調達文化の構築

コンプライアンスの要件は、単にポリシーや承認プロセスを遵守することにとどまらず、企業文化やリーダーシップの在り方と密接に関連しています。企業や経営者がコンプライアンス対策を真剣に捉えるとき、彼らは従業員（企業の場合）やチームメンバー（事業体の場合）に対し、コンプライアンス要件の重要性を示し、決して軽視したり、おざなりにしたりしてはならないことを伝えます。経営陣が取引の透明性、正確な説明責任、サプライヤーの信頼性を重視すれば、調達コンプライアンスの監視は日常業務に不可欠な要素となります。

強固な調達文化は、従業員に対して以下のことを奨励すべきです：

● 発注前に、必ず調達ワークフローの基準を遵守すること。

● 発見した違反行為を迅速かつ速やかに報告すること。

● 個人的な関係がサプライヤーの選定や調達決定に影響を与えないようにすること。

● 意思決定文書は明確かつ完全でなければならない。

● 長期的な価値を最優先し、短期的な利益の追求を控えるよう努めること。

コンプライアンスが日常業務の一部となれば、調達活動はより戦略的かつ信頼性の高いものとなり、ひいては企業の収益性を大幅に向上させることができます。

結論

商品やサービスのコンプライアンスに準拠した調達活動は、事業拡大を図りつつ運営リスクを低減したいと考えるすべての企業にとって極めて重要です。コンプライアンス要件に注力することで、企業は支出の管理、優良なサプライヤーとの提携、法令遵守を実現し、内部の調達管理および外部のコンプライアンス体制を強化することができます。

調達理由が何であれ、目標は一貫していなければなりません。すべての注文は、正当な根拠に基づき、検証され、適切に記録され、かつ会社のポリシーや法令に準拠している必要があります。

企業、顧客、およびターゲット市場のコンプライアンス要件を常に遵守している企業は、いかなる場合でも、事業規模を効率的に拡大し、自社のイメージを維持し、長期的な発展においてより賢明な調達決定を下す上で有利な立場に立つことができます。

よくある質問

コンプライアンス調達とはどういう意味ですか？

これは、会社のポリシー、法的基準、検証済みのプロセス、およびサプライヤーの選定・審査基準に従って、商品やサービスを購入することを指します。

なぜコンプライアンス調達（適正調達）がそれほど重要なのでしょうか？

これにより、不正行為を削減し、調達および支払いの透明性を高め、監査プロセスを迅速化し、法的リスクを最小限に抑え、審査済みで信頼できるサプライヤーとの取引を促進することができます。

コンプライアンス調達はサービスにも適用されますか？

はい。サービスの調達においても、検証、法的文書、明確な範囲の定義、および請求書の信頼性が同様に求められます。

コンプライアンスに違反した調達における最大のリスクは何ですか？

最大の潜在的なリスクには、適切な承認を経ない高額な支出、不正なサプライヤーの利用、コンプライアンス規則や規制への違反、製品品質の不備、および企業イメージや評判の毀損などが含まれます。

中小企業はどのように調達コンプライアンスを向上させればよいですか？

中小企業は、調達方針を明確に策定すること、調達前にサプライヤーを審査すること、調達状況を正確に記録すること、そしてシンプルで効果的な調達コンプライアンスのワークフローを導入することから始めるべきです。